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Dokumentenmanagement

Mit ecoDMS scannen, archivieren und verwalten

Die applord GmbH aus Aachen hat in den letzten Monaten einen regelrechten Boom im Bereich "Dokumentenmanagement" ausgelöst.

 Mit der Software ecoDMS geht das Softwareunternehmen neue Wege. Für gerade einmal 49 Euro wird das Archivsystem vom Hersteller angeboten. Dieser Preis unterliegt um ein Vielfaches den Konkurrenzangeboten. Applord hat mit ecoDMS eine Software auf den Markt gebracht, die eine professionelle Dokumentenverwaltung sowohl technisch als auch preislich für jedermann möglich macht. Wer glaubt mit ecoDMS eine Billig-Anwendung ohne Komfort erwischt zu haben, irrt gewaltig. ecoDMS ist eine hoch leistungsfähige Software ohne Wenn und Aber! Über 5000 Nutzer haben das Archivsystem bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind mehr als 1500 Firmen.

Mit ecoDMS können die Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Einfach alle Unterlagen können mit diesem Dokumenten-Management-System sicher in einem elektronischen Archiv aufgewahrt werden. Schriftgut in Papierform kann bequem mit beliebigen Scannern digitalisiert werden, E-Mails werden direkt aus dem Mailprogramm heraus archiviert, gleiches gilt für Office-Dokumente. Aber auch alle anderen Daten finden Platz im Archiv. Dokumente aus dem Filesystem können mit wenigen Mausklicks sofort archiviert werden. Über einen eigenen PDF-Drucker können sogar aus unterschiedlichsten Anwendungen die erstellten Dokumente als revisionskonformes PDF-A-Dokument ins DMS gedruckt werden.

Da alle Dateien in einem zentralen Archiv liegen, ist auch das Wiederfinden blitzschnell erledigt. Durch die Eingabe von Begriffen in eine Suchmaske, sind die Unterlagen im Handumdrehen wieder auffindbar. Neben einer automatischen Vervolltextung können zu jeder Datei Klassifizierungsinformationen abgelegt werden. Diese bestimmen den virtuellen Ablageordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit, den Status und auf Wunsch auch noch weitere individuelle Zuordnungen. Bei der Archivierung und Klassifizierung wird Komfort großgeschrieben. Eine automatische Vorklassifizierung ist auf Basis von Klassifizierungsvorlagen ebenfalls möglich. Die Vorlagen kann jeder Benutzer frei erstellen.

EcoDMS kann komplett auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der Zugriff auf das Archiv ist standortunabhängig über verschiedenste Medien möglich. Egal ob Webclient, Desktop-Anwendung, Mobile App oder lokale Nutzung. Die Software kann beliebig angesteuert werden. Der Zugriff ist Dank einer modernen Client-Server-Technologie nahezu grenzenlos möglich.

Die Sicherheit der Dokumente wird durch die Vergabe von Zugriffsrechten gewährleistet. Für jeden Ordner und jede Datei können eigene Rechte erteilt werden. Außerdem bildet die postgreSQL-Datenbank als Speicherziel einen sicheren Ablageplatz. Damit die Daten revisionskonform gesichert werden können und auch im Notfall nicht verloren gehen, gibt es eine Backup-Funktion, die auch ohne große Datenbank-Kenntnisse ausgeführt werden kann.

Eine ecoDMS Lizenz für die Vollversion ist nach dem Kauf zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet zahlreiche Zusatzfunktionen und Plugins wie z.B. Anbindungen an Office-Programme und die gängigen E-Mail Systeme. Auch die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist nicht beschränkt. ecoDMS wird dem User stets für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung gestellt, so dass das Archivsystem plattformunabhängig- und plattformübergreifend eingesetzt werden kann. Die günstige Lizenzgebühr beinhaltet allerdings neben den Dokumentationen, Videos und dem Forum keinerlei Support und Beratungsleistungen. Das wird bei einem solchen Verkaufspreis aber auch nicht erwartet. Hierzu bietet applord separate Service und Support Pakete an, die bei Bedarf -ebenfalls zu günstigen Konditionen- online erworben werden können.

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt für ecoDMS ist, dass obwohl das Programm online verkauft wird, sich die Komponenten und die archivierten Dokumente beim Kunden und nicht irgendwo im Netz befinden. Wer dennoch auf eine Cloud-Lösung setzt, kann den ecoDMS Server auch auf einer virtuellen Maschine im Web installieren. Diese Entscheidung liegt dann aber voll und ganz beim Kunden selbst.

Fazit: ecoDMS kann alles, was ein Dokumenten-Management-System können muss und noch mehr! Die Software überzeugt vor allem durch eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung. Die auf technisch hochwertigen und absolut neuesten Stand entwickelte Software übertrifft teilweise sogar die großen Anbieter. Im Preis von 49 Euro sind alle genannten Funktionen und Anbindungen inbegriffen.

(Redaktion)


 


 

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