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Weißgerber Lesezirkel

Personal- und Organisationsentwicklung beim Weißgerber Lesezirkel -- Interview mit Ute Weißgerber-Knop und Felix Berghöfer

Das Berliner Familienunternehmen Weißgerber Lesezirkel hat vor einem Jahr begonnen, sich zum Thema Personal- und Organisationsentwicklung im Unternehmen beraten zu lassen. Die Inhaberin des Unternehmens, Ute Weißgerber-Knop, und der Inhaber der Unternehmensberatung Berghöfer Consulting, Felix Berghöfer, blicken im Gespräch mit Berlin.Businesss-on.de auf ihre bisherige Zusammenarbeit zurück.

Business-on.de: Frau Weißgerber-Knop, warum haben Sie Herrn Berghöfer in Ihr Unternehmen gerufen?

Ute Weißgerber-Knop: Wir haben gemerkt, dass das Unternehmen zwar läuft, aber einige Arbeitsabläufe nicht richtig funktioniert haben. Da gingen z.B. Informationen unter – wenn es Neuigkeiten im Unternehmen gab, wussten einige alles, andere wiederum nur Teile. Da gab es Handlungsbedarf.

Das Unternehmen hat sich über die Jahrzehnte in seiner Größe und mit seinen Leistungen konstant entwickelt, die Personalstruktur wurde aber nicht dementsprechend angepasst. Das haben wir jetzt erkannt.

Business-on.de: Welche Situation haben Sie beim Lesezirkel vorgefunden, Herr Berghöfer?

Felix Berghöfer: Als ich in den Weißgerber Lesezirkel kam, war es so, dass die Geschäftsführung vor einem Problem stand. Sie wusste aber nicht genau, wo es eigentlich lag. Es war etwas unklar, verschiedene Indizien sprachen für eine allgemeine Unzufriedenheit. Wir wollten analysieren, wo die Ursachen dafür lagen.

Business-on.de: Welche Erwartungen hatten Sie und Ihre Mitarbeiter an Berghöfer Consulting?

Weißgerber-Knop: Ich wollte eine Problemklärung, eine Status-quo-Analyse. Mir war klar, dass sich bei den Strukturen im Personalbereich etwas ändern musste. Herr Berghöfer sollte uns helfen, klarere Gliederungen und einen besseren Informationsfluss zu schaffen und Doppelarbeit zu vermeiden.

Meine Befürchtung war ein wenig, nur ein theoretisches Maßnahmenpaket zu bekommen und dann nicht zu wissen, wie wir es umsetzen müssen. Die Sorge war aber unbegründet. Herr Berghöfer hat den gesamten Umstrukturierungsprozess im Unternehmen von Beginn an begleitet und immer erklärt, wie es Schritt für Schritt weitergehen sollte. Das hat mich beruhigt.

Der Umstrukturierungsprozess

Business-on.de: Wie wurde das Unternehmen durch Berghöfer Consulting umstrukturiert?

Felix Berghöfer: Frau Weißgerber-Knop sprach von einer Status-quo-Analyse, die wir auch gemacht haben. Zunächst gab es Interviews mit der Geschäftsführung und den Mitarbeitern. Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen haben wir ein Maßnahmenpaket für den Weißgerber Lesezirkel geschnürt.

Ein Hauptproblem war die Kommunikation im Unternehmen. In diesem Bereich haben wir viel getan. Wir haben z.B. feste Besprechungszeiten eingeführt, in denen die Geschäftsführung und die Mitarbeiter Unternehmensziele, Fragen und Probleme besprechen.

Außerdem haben wir Kontrollfunktionen in bestimmten Arbeitsabläufen installiert, um sie transparenter zu gestalten.

Ein Beispiel dazu: Wenn die Fahrer des Unternehmens von ihren Touren zurückkehren, müssen sie protokollieren, was sie alles erledigt haben. Also z.B. ob sie das Auto sauber hinterlassen und die zurückgebrachten Zeitschriften ordnungsgemäß weggeräumt haben. Diese Protokolle werden von den neu eingeführten Ansprechpartnern eingesehen. Die Ansprechpartner wissen dann, inwieweit alles funktioniert oder ob irgendwo Handlungsbedarf besteht. Solche Kontrollen helfen allen. Sie sind sicher anfangs gewöhnungsbedürftig, bringen aber Ordnung und Übersicht in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens.

Wichtig bei derartigen Veränderungen in einem Unternehmen ist, dass man die Mitarbeiter in diesen Prozess integriert und nicht nur ein Maßnahmenpaket vorgibt. Mein Leitsatz ist da immer "Betroffene zu Beteiligten machen”. Anders funktioniert das nicht. Tut man das nicht, können neue Ideen schnell abgelehnt werden. Das ist nicht das Ziel unserer Beratung.

Deshalb arbeiten wir eng mit der Geschäftsführung zusammen, um alles umzusetzen und den Mitarbeitern die Arbeitsschritte zu erklären. Es ist ein Prozess der kleinen Schritte. Wenn die Veränderungen zu schnell umgesetzt werden, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter nicht mitziehen. Und dann sind auch die besten Ideen zum Scheitern verurteilt.

Business-on.de: Frau Weißgerber- Knop, wie haben Ihre Mitarbeiter die Maßnahmen von Herrn Berghöfer angenommen?

Weißgerber-Knop: Wirklich gut. Meine Mitarbeiter waren den Neuerungen gegenüber sehr aufgeschlossen. Natürlich gab es anfangs ein wenig Skepsis, da sie sich an vielen Stellen umgewöhnen mussten. Nachdem alle gesehen haben, dass sich die Arbeitsabläufe verbessern, war die Akzeptanz da.


 


 

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