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TEIL 14: Fachwissen Personalentwicklung

Arbeitsprozesse optimal organisieren und Prioritäten setzen

Teil 14 unserer Serie rund um das Thema Personalentwicklung in Zusammenarbeit mit dem Institut für Management-Entwicklung (ime) aus Bielefeld stellt unterschiedliche Methoden zur Organisation und Priorisierung von Arbeitsprozesse vor.

Arbeitsvolumen und Zeitdruck sind nach einer Verdi-Studie aus dem Jahr 2015 für viele Arbeitnehmer hauptsächliche Faktoren einer hohen Arbeitsbelastung. Gerade wenn sich die Arbeitsaufträge stauen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind, ist es notwendig Prioritäten zu setzen. Wir stellen Ihnen Methoden vor, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse organisieren und Arbeitsaufträge priorisieren.

Arbeitsprozesse mit dem ALPEN-Prinzip organisieren

Das ALPEN-Prinzip ist eine einfache und effiziente Methode des Zeitmanagements. In fünf bis zehn Minuten können Sie einen schriftlichen Tagesplan erstellen und so Ihre Arbeit optimal organisieren.

Aufgaben notieren

Erstellen Sie eine einfache To-do-Liste der anstehenden Aufgabe. Die Reihenfolge der Aufgaben spielt keine Rolle.

Länge schätzen

Geben Sie eine realistische Schätzung darüber ab, wie lange Sie für die einzelne Aufgaben benötigen. Greifen Sie auf Erfahrungswerte zurück. Achten Sie darauf, dass

  • Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen
  • Sie sich ein Zeitlimit setzen und
  • dass Sie Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festhalten.

Pufferzeiten einplanen

Kein Arbeitsplatz ist frei von Unterbrechungen. Planen Sie Pufferzeiten ein, indem Sie 40 Prozent der veranschlagten Zeit für Pausen und unerwartete oder unvorhersehbare Aktionen einplanen.

Beispiel: Sie schreiben ein Angebot für einen Kunden und planen dafür eine Arbeitszeit von einer Stunde ein. Die Pufferzeit beträgt dann 24 Minuten.

Entscheidungen treffen

In diesem Arbeitsschritt priorisieren Sie die Tagesaufgaben, das heißt sie kürzen, delegieren und gewichten Ihre To-do-Liste nach Wichtigkeit. Dafür gibt es verschiedene Methoden wie die ABC-Struktur oder die unten beschriebene Eisenhower-Methode.

Nachkontrolle

Dieser Schritt umfasst eine doppelte Kontrolle. Haben Sie die Arbeitsschritte erfolgreich abgeschlossen, die Sie sich vorgenommen haben? Wenn nicht, planen Sie es für den nächsten Tag mit ein. Überprüfen Sie, wie genau Ihre Planung war. In welchen Arbeitsschritten waren Sie schneller, in welche mussten Sie mehr Zeit investieren? Nutzen Sie die gewonnen Erkenntnisse für zukünftige Planungen.

Wie Sie Ihre Aufgaben gewichten und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge finden

Methode 1 – Das Pareto Prinzip

Das Prinzip ist benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, der am Anfang des 20. Jahrhunderts herausfand, dass 20 Prozent der italienischen Familien 80 Prozent des Volksvermögens besaßen. Diese 20-80-Regel ließ sich auch auf andere Gebiete anwenden, wie folgende Beispiele zeigen:

  • 20 Prozent der Arbeit erwirkt 80 Prozent der Ergebnisse
  • 20 Prozent der Aufgaben erwirkt 80 Prozent der Arbeitserfolge
  • 20 Prozent der Besprechungszeit bewirkt 80 Prozent der Beschlüsse

Sie können also mit sehr wenig Aufwand ein gutes bis sehr gutes Ergebnis erzielen, wenn Sie wissen, wo Sie ansetzen müssen. Um dies zu erkennen, stellen Sie sich zwei Fragen:

  • Welche Ziele soll ich in meinem beruflichen Umfeld erreichen?
  • Welche meiner Tätigkeiten zahlt direkt auf die Zielerreichung ein?

Wenn Sie die Antworten kennen, wissen Sie, in welchem Bereich Sie Ihre Energie sinnvoll einsetzen können.

Methode 2 – Eisenhower-Prinzip

Mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips sortieren sie alle anstehenden Aufgaben und ordnen sie nach ihrer Wichtigkeit, ihrem Nutzen oder dem Wert für Ihre Ziele. Sie teilen die Aktivitäten nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit in vier Kategorien ein:

A – Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie sollten sofort oder zeitnah von Ihnen erledigt werden.

B – Aufgaben haben eine hohe Wichtigkeit, sind aber nicht sehr dringlich. Setzen Sie sich für die Bearbeitung einen Termin.

C – Aufgaben sind weniger wichtig, haben aber eine hohe Dringlichkeit. Delegieren Sie die Aufgabe oder bearbeiten Sie die Aufgabe innerhalb eines definierten Zeitrahmens.

D – Aufgaben drängen nicht und sind wenig wichtig. Delegieren Sie solche Aufgaben.

Wenden Sie die Methode konsequent aber umsichtig an. Eine ausschließliche Fokussierung auf A-Aufgaben kann genauso schlecht sein, wie die dauernde Delegierung von C-Aufgaben. Es kommt bei der Priorisierung immer auf den Blickwinkel an. Setzen Sie die anstehenden Aufgaben in sinnvolle Relation zu Ihrem Arbeitsbereich und priorisieren Sie nach den zu erreichenden Zielen.

Institut für Management-Entwicklung (ime)

Das Institut für Management-Entwicklung (ime) berät, begleitet und unterstützt mittelständische und große Unternehmen in allen Fragen der Personalentwicklung innerhalb der beiden Geschäftsbereiche Offene Seminare und Inhouse-Leistungen. Die Kernkompetenz liegt dabei auf der Durchführung intensiver, praxisnaher und berufsrelevanter sowie methodenorientierter Weiterbildungen. Die Schwerpunkte des ime liegen in den Bereichen Führung, Management, Kommunikation und Methodenkompetenz, Persönlichkeitsentwicklung sowie Vertrieb.

Mehr Informationen unter www.ime-seminare.de.

(Redaktion)


 


 

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