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Vertiefen statt wechseln

Productivity-Tools - dranbleiben!

Durch den ständigen Wechsel Ihrer "Tools" werden Sie nicht produktiver, im Gegenteil. Sie verbringen Ihren Tag mit dem Organisieren Ihrer Organisation.

Neue Apps und Produktivitätstools erscheinen in immer kürzeren Abständen, viele davon mit einem "Killer-Feature", dass sie allen Wettbewerbsprodukten voraushaben. Aber ist das ein Grund, das eigene Produktivitätssystem wieder und wieder infrage zu stellen, in der Hoffnung, dass diese Wunder-App nun die ganze Arbeit von allein erledigt?

Schneller, schöner, besser. Und dazu noch ein Feature, bei dem der Wettbewerb zurzeit einfach passen muss. Grund genug, immer wieder viel Zeit in den Wechsel auf ein anderes System zu investieren? Ich denke nicht, denn das einzige, womit wir dann unseren Arbeitstag verbringen, ist die ständige Um-Organisation unserer Arbeitszeit und Workflows. Erledigt, also wirklich fertig, wird dadurch nichts.

Zugegeben, ich gehöre auch zu den Menschen, für die viel Wert auf ein gutes Look & Feel legen. Features sind das eine, sich in der Arbeitsumgebung wohlfühlen und effizient arbeiten können, das andere. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es allerdings auch hier nicht - da können Sie sicher sein.

Man kann nicht alles haben

Erst vor ein paar Tagen sah ich wieder ein Video, in dem 25(!) To-Do List Apps in aller Kürze vorgestellt wurden. Und das ist bei weitem nicht alles, was der Markt hergibt. Es wird also immer etwas vermeintlich neueres, schickeres, schnelleres und besseres geben, als das, was man gerade einsetzt. Nicht ohne Grund habe ich hier "vermeintlich" geschrieben, denn in 90% aller Fälle trifft das am Ende noch nicht einmal wirklich zu. Vielmehr liegt es oft einfach nur daran, dass wir uns nicht ausreichend mit den Features der von uns genutzten Werkzeuge beschäftigen und lediglich an der Oberfläche der Möglichkeiten kratzen.

Kennen Sie noch die oft zitierte Phrase "never change a running system"? Wenn Ihr Produktivitätssystem, Ihr To-Do List Manager, Ihre Notizen-App, Ihr Projekt-Management-System oder was auch immer effizient für Sie arbeitet, investieren Sie - anstatt ständig Zeit in die Recherche neuer Tools zu stecken - lieber regelmäßig ein wenig Zeit, um die vorhandenen und scheinbar ja auch erfolgreich genutzten Werkzeuge in ihrer ganzen Tiefe und mit all ihren Möglichkeiten kennenzulernen. Sie werden staunen, was da mit der Zeit alles an Features und Optionen auftaucht.

Vertiefen statt wechseln

Ich selbst plane jeden Samstag eine Stunde ein, um jeweils eine der von mir genutzten Apps in allen, zum Teil auch versteckten Details kennenzulernen. Und mit jedem Mal steigert sich die Effizienz in der darauffolgenden Woche für mich spürbar. Ein gutes Beispiel sind die sogenannten Keyboard-Shortcuts, also Tastaturkürzel, die einen superkurzen und blitzschnellen Weg zu den gewünschten Funktionen ermöglichen. Sicherlich, das alles ist auch klassisch per Maus erreichbar, aber es dauert halt ein wenig länger. Im Einzelfall wird sich das vielleicht kaum auswirken, aber wenn Sie bestimmte Funktionen etliche Male am Tag aufrufen, Woche für Woche, Monat für Monat, kommt da im Jahr schon einiges zusammen. Gute Produktivitäts-Apps sind einfach gehalten, sie erschlagen einen nicht gleich mit Funktionen, sondern sind zunächst einmal auf einen schnellen, unkomplizierten Einstieg ausgelegt. Das ist perfekt.

Diesen Artikel schreibe ich zum Beispiel mit Typora. Ein leerer Bildschirm, kaum "sichtbare" Features (mal im Vergleich zu Word oder Pages) aber letztlich macht Typora durch sein minimalistisches, gut durchdachtes Interface genau das, was ich brauche: Es bietet mir ablenkungsfreies Schreiben, sicheres Speichern, Korrekturfunktionen, ist sehr schlank und superschnell. Alle anderen Features (und davon gibt es reichlich) rufe ich nur dann ab, wenn ich sie auch wirklich brauche. Man muss aber wissen, dass es sie gibt.

Da es die bereits erwähnte, eierlegende Wollmilchsau ja nun einmal nicht gibt, wird man sich erfahrungsgemäß jedes Killer-Feature, das eine andere App gerade bietet, mit einer Schwäche genau dort erkaufen, wo Ihr jetziges System vielleicht seine Stärken hat. Mir selbst geht zum Beispiel mit Todoist nicht anders. Immer, wenn ich in anderen To-Do-List Managern einen Kalender sehe, denke ich mir "Den hättest du in Todoist auch gerne". Hab' ich aber (noch) nicht und da für meine Arbeit mit dem System andere Dinge viel entscheidender sind, synchronisiere ich Todoist ganz einfach mit dem Google Kalender. Hier muss man Vor- und Nachteile abwägen und den reibungslosen Workflow in den Vordergrund stellen.

Letztlich geht es ja bei alledem nicht primär darum, "schön" zu arbeiten (wenngleich das wünschenswert ist) und es geht auch nicht darum, mehr Arbeit in mehr Stunden zu erledigen, sondern lediglich darum, Aufgaben so schnell und so effizient wie möglich zu erledigen, um am Ende des Tages mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens zu schaffen.

Die Nutzung von Produktivitätstools sollte sich dabei nicht anders anfühlen, als zum Beispiel das Autofahren: Man tut es einfach ohne im Detail darüber nachdenken zu müssen. An diesen Punkt wird man jedoch niemals kommen, wenn man seine "Werkzeuge" ständig wechselt. Ein effizienter Automatismus entsteht nur durch ständiges Wiederholen und Vertiefen.

Lassen Sie es drauf ankommen

Ob ein Tool für den persönlichen Einsatz oder für den Einsatz im Team genau das Richtige ist, erfahren Sie nicht, wenn Sie es mit ein paar Demo-Daten füttern und am Ende des Tages basierend auf einer oberflächlichen Sichtkontrolle entscheiden. Der beste Weg ist, es neben dem zurzeit eingesetzten parallel und in der Praxis über einen Zeitraum von wenigstens vier Wochen zu testen. Das ist - zugegeben - mit etwas Aufwand verbunden, es lohnt sicher aber, denn Sie bekommen am Ende ein unverfälschtes Ergebnis, vorbei an jedem Wunschdenken, mit allen Pros und Contras des Einsatzes im realen Arbeitsalltag.

(Jens Schlüter)


 


 

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