Als Reisekosten werden alle finanziellen Kosten verstanden, die während einer Geschäftsreise für ein Unternehmen anfallen
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Der Begriff der „Reise“ definiert dabei die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsstelle dar. Sie setzen sich aus den folgenden vier Aspekten zusammen.

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegung
• Reisenebenkosten

Die Kosten werden dabei teilweise auf Basis gesetzlich geregelter Pauschalen festgelegt, ein anderer Teil auf Grundlage von Belegen. Fahrtkosten werden hier oft auch als Mischform abgerechnet. Sollte ein Dienstwagen genutzt werden, sind die Ausgaben bspw. bereits in den Unternehmenskosten mit eingeplant. Sollte ein Privatfahrzeug genutzt werden, wird entweder auf Grundlage des tatsächlichen Kilometersatzes abgerechnet (z. B. über ein Fahrtenbuch) oder über eine Pauschale. Diese beträgt in Deutschland 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Bei den Übernachtungskosten sind Nachweise über den angemieteten Übernachtungsort abzugeben.

Jede Aufwendung ist durch Nachweise zu belegen

Auch für den Verpflegungsaufwand, der im Allgemeinen auch als Tagesgeld bezeichnet wird, gibt es Pauschalbeträge. Bei Reisen innerhalb Deutschlands sind dies ab 24 Stunden 24 Euro, bei mehrtägigen Reisen werden auch noch An- und Abreisetag berechnet. Dienstreisen im Ausland richten sich meist an die Pauschalen des jeweiligen Landes. Die weiteren Reisenebenkosten sind individuell mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren. Das kann in Papierform, aber auch digital geschehen. Dabei sind allerdings auch stets Nachweise und Belege vorzulegen.

Reisekosten, die so entstehen, kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Er kann außerdem festlegen, nur die finanziell günstigste Variante zu erstatten, wenn er die daraus entstehenden Kosten trägt. Die Reisekosten im öffentlichen Dienst werden von den Ländern geregelt.

Definition: Kilometerpauschale

Weitere Definitionen finden Sie in unserem Wirtschaftslexikon. 

(Florian Weis)