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Aufbewahrung von Belegen: Muss der Papierkram wirklich sein?

Nachdem die Veranlagungsstelle im Finanzamt die Steuererklärung bearbeitet hat, werden Belege, Unterlagen und Aufzeichnungen zurückgesendet. Müssen Belege für spätere Rückfragen aufbewahrt werden?

Das Bayrische Landesamt für Steuern hat mit Schreiben vom 10.12.2010 (Aktenzeichen: S 0240.1.1-3/3 St 42) zu dieser Frage Stellung genommen. 

Geschäftsunterlagen: Unterlagen sind aufzubewahren, sofern es sich um Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht handelt. Dies sind Unterlagen von Einkünften aus Land- und Forst-Wirtschaft, Gewerbebetrieb, Selbstständiger Tätigkeit.

Private Unterlagen: Darüber hinaus sind Unterlagen aus den Überschusseinkünften nur aufzubewahren, wenn die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 EUR beträgt. Bei Zusammenveranlagung ist für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500 000 Euro die Summe der positiven Einkünfte eines jeden Ehegatten maßgebend. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre.

Zu den Überschusseinkünften gehören Einkünfte aus Nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, Sonstige Einkünfte, z.B. Renten, private Veräußerungsgeschäfte.

Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Rechnungen für Leistungen an einem Grundstück müssen von Privatpersonen zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Beispiel: Herr Müller hat sich die Einfahrt seines Einfamilienhauses pflastern lassen. Hierfür erhält er am 10.03.2011 eine Rechnung über 5.000 EUR. Diese Rechnung kann Herr Müller erst im Jahr 2014 entsorgen, auch wenn sie dem Finanzamt bereits 2012 vorgelegt wurde.

Keine weiteren Aufbewahrungspflichten: Für Unterlagen anderer Sachverhalte, als den oben genannten, bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nachdem das Finanzamt die Unterlagen zurückgesendet hat, ist die Vorlagepflicht erfüllt. Dies gilt auch, wenn der Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergeht und von einer ausreichenden Mitwirkungspflicht ausgegangen werden kann.

Eingereichte Belege aus dem Privatbereich sollen bei der Veranlagung so eingehend geprüft und gewürdigt werden, dass später eine erneute Beleganforderung entbehrlich ist. Falls Belege für eine spätere Prüfung eventuell noch einmal gebraucht werden, hat das Finanzamt bei Belegrückgabe darauf hinzuweisen.Das Finanzamt kann später benötigte Belege zurückbehalten oder kopieren. Über die Zurückbehaltung von Originalbelegen hat das Finanzamt zu informieren.

Tipp: Belege über Sachverhalte, die auch spätere Veranlagungszeiträume betreffen, sollten, nach Meinung der Redaktion ( www.steuernsparen.de) , wegen der Abschnittsbesteuerung, aufbewahrt werden. Dies gilt auch, wenn sie dem Finanzamt bereits vorgelegen haben.

Quelle: www.steuernsparen.de

(Redaktion)


 


 

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