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Die PR-Kolumne

An dieser Stelle geben Roger Homrich und sein Team im monatlichen Rhythmus Einblicke in die Öffentlichkeitsarbeit. Die Agentur PR-Partner Köln betreut seit 15 Jahren Mittelständler und Konzerne aus der IT-und TK-Branche.

Pressekonferenzen sind beileibe nicht nur der Pressearbeit von Regierungen, Parteien, DAX-Konzernen oder Weltstars vorbehalten. Auch für mittelständische Unternehmen kann eine Pressekonferenz das richtige Mittel sein, die Medien zu informieren. Was bei Organisation, Ablauf und Nachbereitung zu beachten ist oder wann Neuigkeiten doch besser in einer Pressemitteilung aufgehoben sind, erfahren Sie in diesem Teil der PR-Kolumne.

Pressekonferenz Wozu eine Pressekonferenz?

Pressekonferenzen, im Journalistenjargon auch kurz „PK“ genannt, haben Mediengeschichte geschrieben: Uwe Barschels Unschuldsschwur etwa. Oder Günter Schabowskis lapidare Aussage: Die Bürger der DDR dürfen ab sofort ohne Antrag ins Ausland reisen. Diese Worte flimmerten vom Podium im Augenblick ihres Geschehens über die Fernsehschirme und landeten am Morgen darauf als Schlagzeile auf dem Frühstückstisch.

Im Gegensatz zur schriftlich fixierten Presseerklärung liefert eine PK den anwesenden Journalisten zudem Bild- und Tonmaterial und den sinnlichen Eindruck der direkten Begegnung. Nun muss ein Mittelständler nicht gleich den Fall der Mauer verkünden, um die Presse hinter ihrem Schreibtisch hervorzulocken. Doch eine handfeste Nachricht sollte der Veranstalter schon bieten können. Damit wären wir auch sogleich bei der Vorbereitung einer Pressekonferenz.

Bevor Sie also das Meeresfrüchte-Buffet ordern und die Kölnarena buchen, überlegen Sie, warum knapp besetzte Redaktionen einen Mitarbeiter unter Umständen einen ganzen Tag von seinem Schreibtisch abziehen und zu Ihrer PK schicken sollen. Fragen Sie sich, was die Leser dieser Medien daran interessieren könnte. Hat es Auswirkungen auf eine ganze Branche? Handelt es sich um eine wirkliche Innovation? Sind Sie der Erste auf dem Markt oder der Preisbrecher, der dem Wettbewerb das fürchten lehrt? Haben Sie hierauf eine befriedigende Antwort gefunden, können Sie an die Vorbereitungen gehen.

Vorbereitung

Der Termin: Wenn Sie nicht nur die lokalen Medien Ihres Unternehmensstandorts einladen wollen, sondern etwa auch Vertreter der Fachpresse: Bedenken Sie das Fachzeitschriften ein Heft zwei Monate im Voraus planen. Wollen Sie also Ihre Neuigkeit im Umfeld einer wichtigen Messe veröffentlichen, müssen Sie einen entsprechenden Vorsprung einplanen.

Ansonsten empfiehlt sich:

  • Veranstaltungstage von Dienstag bis Donnerstag. Gönnen Sie auch Journalisten ein ungestörtes Wochenende.
  • Beginn der PK nicht vor 10 Uhr und nach 13 Uhr.
  • Prüfen Sie, ob zum gleichen Termin nicht andere wichtige Veranstaltungen stattfinden, von denen die eingeladenen Medien berichten.
  • Veranstaltungsort: Es muss nicht immer die eigene Firmenzentrale sein. Beispiel: Viele IT-Redaktionen sind im Raum München beheimatet. Warum nicht eine PK im Pressezentrum am Flughafen abhalten? Journalisten von auswärts brauchen nur aus dem Flieger steigen. Die übrigen nehmen bequem die S-Bahn.
  • Verpflegung: Eine Pressekonferenz ist ein Arbeitstermin. Heiße und kalte Getränke, Schnittchen, Fruchtspieße oder Fingerfood reichen aus. Bei einem solchen Termin bringen die wenigsten die Ruhe mit, ein halbes Hähnchen im Stehen zu sezieren.
  • Einladung

    • Auch hier gilt: Die Fachpresse braucht bis zu zwei Monaten Vorlauf. Acht bis sechs Wochen vorher verschicken Sie eine schriftliche Einladung.
    • Formulieren Sie die Einladung darum im Stil einer Pressemitteilung. Kurz, sachlich, das Wichtigste zuerst.
    • Unter dem Briefkopf sollte deutlich „Presseeinladung“ stehen.
    • Dann folgen Veranstalter, Termin, Ort und Thema in Stichworten. Anschließend schildert die Mitteilung kurz das Thema und nennt die Vortragenden mit vollem Namen, Funktion und Firmenzugehörigkeit.
    • Im Anhang: Veranstaltungsprogramm, Fax-Rückantwort und ganz wichtig: eine brauchbare Anfahrtsbeschreibung und Hinweise auf Parkmöglichkeiten.
    • Verteiler: Verschicken Sie die Einladungen an ausgewählte Pressevertreter per E-Mail und/oder Fax, vorzugsweise an die allgemeine Redaktionsadresse.
    • Nach ein bis drei Wochen können Sie die eingeladenen Redaktionen abtelefonieren und die Teilnahme erfragen. Das mündliche Vorgehen empfiehlt sich, da ein schriftlicher Reminder meist ebenfalls unbeantwortet bleibt. Außerdem haben Sie Gelegenheit, den Journalisten in einem kurzen Gespräch auf das Thema Ihrer PK und auf Ihr Unternehmen neugierig zu machen. Vielleicht erreichen Sie statt einer Teilnahmen alternativ, dass er einen kurzen Beitrag aus Ihrer Feder veröffentlicht.
    • Pressemappe

      • Übervolle Pressemappen wirken abschreckend. Schütten Sie die Journalisten nicht zu, sondern nehmen Sie ihnen die Arbeit ab, das Wesentliche herausfiltern zu müssen. Ansonsten gehört in die Pressemappe:
      • Ein Inhaltsverzeichnis.
      • Eine Liste der Vortragenden mit vollem Namen, ihrer Funktion und Organisationszugehörigkeit.
      • Ein kurzes Firmenportrait.
      • Die inhaltlichen Aussagen aus den Vorträgen der Redner. Dazu ein Tipp: Verzichten Sie auf Powerpoint-Vorlagen. Legen Sie statt dessen einen kurzen, übersichtlich strukturierten Hintergrundtext von maximal drei Seiten bei, inklusive ausformulierter Zitate.
      • Ablauf der Pressekonferenz

        • Ein Moderator, vorzugsweise Ihr Pressesprecher, begrüßt die anwesenden Journalisten, skizziert kurz das Anliegen der Veranstaltung und stellt schließlich die Redenden in der Reihenfolge Ihrer Vorträge vor.
        • Eine Faustregel: Keine Rede sollte länger als 15 Minuten dauern! Vier Redner sind das erträgliche Höchstmaß!
        • Überraschen Sie Ihre Zuhörer durch Kürze, ehrliche, direkte und gerne kantige Zitate und echte Neuigkeiten. Machen Sie’s mit Luther: Tritt frisch auf, mach’s Maul auf, hör bald auf. Die Journalisten werden es Ihnen danken.
        • Spätestens nach einer halben Stunde beginnt die Fragestunde für die Medienvertreter.
        • Bieten Sie im Anschluss an die allgemeine Fragerunde Möglichkeiten für Einzelinterviews an.
        • Erfolgskontrolle

          Ein dringender Rat: Erwarten Sie nicht zu viel von einer Pressekonferenz! Nicht jeder eingeladene Journalist wird Ihrer Einladung nachkommen. Ein PK-Publikum von zehn Fachpressevertretern ist schon ein guter Wert. Ebenso wenig werden alle Anwesenden gleich in die Redaktion sprinten und über Ihre PK berichten. Ein einziger Beitrag ist schon ein Erfolg. Wenn Ihnen keine Berichte verloren gehen sollen, beauftragen Sie einen Ausschnittsdienst. Für den nachhaltigen Erfolg ebenso wichtig ist, dass Sie als mittelständisches Unternehmen bei der Presse ein Gesicht bekommen haben - ein Gesicht, das zu einem Thema gehört. Public Relations sind etwas für die Langstrecke. Kontinuierliche Kommunikationsarbeit nach journalistischen Standards bringt den Erfolg. Eine gut gemachte Pressekonferenz ist ein wichtiger Baustein, mehr nicht. Viel Erfolg!

          Infos zur Agentur PR Partner Köln finden Sie hier: www.prp-koeln.de

          (Thomas Sprenger)


 


 

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