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Digitales Management

Unternehmen können ihre E-Mails besser organisieren

E-Mail-Chaos kann Unternehmen viel Zeit und Geld kosten und belastet nicht selten Mitarbeiter im Bearbeitungsprozess. Der High-Tech-Verband BITCOM verrät, wie Betriebe ihre Postfächer einer effizienten Organisation unterziehen können.

Zunächst sollten alle eingehenden E-Mails danach sortiert werden, welcher Geschäftsvorfall durch die E-Mail vorliegt. Dies kann etwa eine Angebotsanfrage, Presseanfrage oder Supportanfrage sein. Im zweiten Schritt gilt es herausfinden, welche dieser Anfragen besonders häufig gestellt werden. Anschließend wird für jede Art der E-Mail-Anfrage der durchschnittliche Zeitbedarf oder Arbeitsaufwand bestimmt, der für die Bearbeitung benötigt wird und an entsprechende Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet.

Zentrale Funktionspostfächer

Ein Postfach für alles - da geht der Überblick schnell verloren. Thematisch gleichartige Vorgänge können in Funktionspostfächern zusammengelegt werden. Diese Postfächer sollten entweder nach Quellen wie Webseite, Kampagne in Zeitschriften etc. oder nach Art der Inhalte sortiert werden - auf diese Weise können gleichartige E-Mail-Anfragen gesammelt werden.

Antwort-Management

Je nachdem wie hoch die Anzahl der eingehenden E-Mails pro Tag ist, kann ein professionelles Antwort-Management für ein Unternehmen Sinn ergeben. Folgende Fragen müssen dafür beantwortet werden: Welche Volumen liegen vor? Wie zeit- und kostenintensiv ist die Bearbeitung der eingehenden E-Mails? Welche Kanäle sollten zusammengeführt werden?

Rund 80 Prozent der täglich eingehenden E-Mail-Anfragen können in der Regel mit vordefinierten Antworten (Textbausteinen) beantwortet werden. Ein Redaktionsteam kann dafür in regelmäßigen Abständen die Inhalte korrigieren und überarbeiten. Je stärker ein Antwort-Management automatisiert ist, desto eher werden solche Textbausteine benötigt.

Archivierung

E-Mails im geschäftlichen Umfeld dürfen nicht einfach gelöscht werden. Denn die Archivierungspflicht nach §257 HGB oder §147 Abgabenordnung umfasst nicht nur Geschäftsbriefe und Rechnungen die bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, sondern auch elektronische Daten wie Mails und Faxe.

DMS-EXPO

Das Thema Dokumentenmanagement steht ab dem 8. Oktober im Mittelpunkt der DMS (Digital Management Solutions) Expo in Stuttgart. Der Gemeinschaftsstand ECM (Enterprise-Content-Management) Solutions Park bietet darüber hinaus ein ECM-Forum an, auf dem die Experten dieses Bereichs in Vorträgen erklären, wie Dokumente, E-Mails und Informationen sinnvoll in den geschäftlichen Alltag und Entscheidungsprozesse integriert werden können. Ein besonders Highlight der Messe sind BITKOM Start-ups aus dem ECM-Bereich. Dabei sind amagno, Belegmeister, Gastrosmart, isaac, Presenthub und Sixform.

Umfassende Informationen zum E-Mail-Management in Unternehmen bietet der Leitfaden „Best Practice: Digitale Post im Geschäftsbetrieb“ hier.

(Redaktion)


 


 

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