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Kommunikationsmanagement

Mails und ihr Hydra-Effekt

Manager beschäftigen sich täglich bis zu zwei Stunden mit e-mails. Das hat eine Studie des Henley Management College* im Auftrag des Unternehmens Plantronics in einer Befragung von 180 Führungskräften herausgefunden. Das Fatale daran: ein Drittel dieser Nachrichten sind irrelevant. Peter Thomson, seines Zeichens Direktor des "The Future Work Forum" am Henley Management College, sagt zu dem Ergebnis der Studie: "Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die e-mail-Nutzung außer Kontrolle geraten ist. In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber e-Mails.“

Hinzu kommt der dabei erzeugte Hydra-Effekt: Jede gesendete e-mail führt zu vier bis sechs neuen e-mails. Wenn man dies auf alle Führungsebenen eines Unternehmens hochrechnet, werden mit dieser vermeintlich simplen Tätigkeit Zeit-Kapazitäten des Managements einfach vergeudet, was, laut Schätzung von Experten, Milliarden kostet.

In deutschen Unternehmen bekommen Mitarbeiter täglich zwischen 50 und 100 Mails, auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird zunehmend via e-mail kommuniziert. Dabei erliegt man häufig dem Irrtum, eine e-mail sei per se aufgrund der Geschwindigkeit der Übertragung wichtiger als andere Post.

Tipps:

  • Legen Sie Zeiten fest (maximal dreimal täglich), in denen Sie Ihre e-mails bearbeiten.
  • Schalten Sie den Signalton für eingehende Mails aus.
  • Nennen Sie in der Betreffzeile konkret das Projekt/Thema und die Dringlichkeit ihrer Mail.
  • Legen Sie eine Ordnerstruktur für eingehende und gesendete Mails an.
  • Legen Sie verschiedene Verteiler für unterschiedliche Themen an.
  • Beenden Sie jeden Arbeitstag mit einem leeren email-Posteingang.



(Ralf Overbeck)


 


 

Henley Management College
Ralf Overbeck
Mails Flut

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