Sie sind hier: Startseite Düsseldorf Aktuell News
Weitere Artikel
  • 23.09.2016, 14:39 Uhr
  • |
  • Düsseldorf
Organisation

Darauf kommt es bei der Planung einer Tagung an

Tagungen und Konferenzen sind Events, die dem Erfahrungsaustausch von Fachleuten aus verschiedensten Städten und Ländern dienen. Damit das auch reibungslos abläuft, gehört zu jeder Tagung ein umfangreicher Planungs- und Organisationsprozess. Doch worauf kommt es dabei eigentlich an? Hier gibt es die Antworten.

Wann und wo soll die Tagung stattfinden?

Grundsätzlich hat man die Möglichkeit, einen Mitarbeiter, ein internes Komitee oder einen externen Planer mit der Organisation der Tagung zu beauftragen. Wenn man es selbst tun will, steht zunächst die Frage im Raum, wann die Tagung stattfinden soll. Da die Planung umfangreich und aufwendig ist, empfiehlt es sich, sie wenigstens ein halbes Jahr im Voraus anzusetzen. Wichtig ist außerdem, dass keine Feiertage in unmittelbarer Nähe des Tageszeitraums stattfinden.

Daneben steht immer auch die Frage nach der Location der Tagung. Hier sollte einerseits darauf geachtet werden, eine repräsentative Stadt zu wählen, andererseits sollte sie so gelegen sein, dass alle Teilnehmer sie gut erreichen können. Wenn viele europäische Fachleute eingeladen werden sollen, eignet sich also zum Beispiel eine Hauptstadt im Zentrum Europas wie Wien. Aufgrund der schönen Lage werden hier oft Seminare und Workshops durchgeführt. Eine Auflistung über wichtige Veranstaltungen finden Sie beispielsweise unter http://www.stadt-wien.at und http://convention.austria.info. Deutlich sieht man hier, wie beliebt Städte wie Wien für Tagungen und ähnliche Veranstaltungen sind.

Das richtige Tagungszentrum finden

In Hauptstädten gibt es in der Regel viele Hotels, die speziell auf die Anforderungen von Tagungen und Konferenzen ausgelegt sind. Hier gibt es viele Seminarräume, große Lesungsräume, ausreichend Zimmer für viele Teilnehmer, ein umfangreiches Catering und vieles mehr. Will man sich beispielsweise in Wien nach einem Seminarhotel umsehen, bekommt man unter http://www.sanssouci-wien.com alles, was man sucht. Wichtig ist bei der Auswahl dabei auch immer, dass in unmittelbarer Nähe des Tagungsortes ausreichend Parkmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Weitere externe Dienstleister für die Tagung

Darüber hinaus ist es bei einer Tagung oft notwendig, externe Mitarbeiter hinzuzuziehen. Vorteilhaft ist es hier immer, sich von einem Tagungsplaner beraten zu lassen. Er kann auf ein Netz an externen Kräften zurückgreifen, das bei Bedarf schnell eingesetzt werden kann. Wichtig sind hier beispielsweise ein Shuttle- und Transportservice, Reinigungs- und andere Service-Kräfte. Auch das Catering spielt eine große Rolle. Während der Pausen sollten immer genügend Fingerfood, Kaffee und andere Kleinigkeiten bereitstehen, die von freundlichen Mitarbeitern verteilt werden.

(Redaktion)


 


 

Tagung
Seminare
Wichtig
Konferenzen
Nähe
Tageszeitraums
Veranstaltungen

Passende Artikel suchen

Finden Sie weitere Artikel zum Thema "Tagung" - jetzt Suche starten:

Entdecken Sie business-on.de: