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Wider die Mail-Flut:

So bekommen Firmen ihr E-Mail-Management in den Griff

Durchschnittlich 48 bis 75 Mal am Tag landet eine E-Mail im Postkasten jedes Unternehmensmitarbeiters, aber auch 200 oder 300 sind nicht mehr ungewöhnlich, hat die University of Western Ontario herausgefunden. Dabei ist fast die Hälfte (46%) aller E-Mails irrelevant für die tägliche Arbeit! Aber nicht für die Kosten: Zwischen 1000 und 2000 EUR kostet nach Schätzungen eine Firma jährlich der Zeitaufwand, den ein Mitarbeiter für das Lesen und Schreiben von unwichtigen Mails aufbringt. Dreieinhalb Jahre verschwenden Manager auf die Lebenszeit bezogen durchschnittlich mit überflüssiger E-Kommunikation, hat das Henley Management College überschlagen.

E-Mail-Flut schadet Kommunikation und Produktivität
„Viele Mitarbeiter fühlen sich bereits von der E-Mail-Flut überfordert, unter Druck gesetzt und in ihrer Arbeit gestört“, weiß Ursula Vranken, Leiterin des IPA Instituts für Personalentwicklung und Arbeitsorganisation. Sie hat mit ihrem Team im Auftrag von Großunternehmen Projekte zum E-Mail-Management geleitet und weiß, wie der E-Mail-Flut beizukommen ist. Eine Reihe probater Strategien und Verbesserungsmodelle hat sie in der aktuellen Ausgabe der kostenfreien IPA-Institutsbriefe zusammengestellt.

Kommunikationsdruck

Vranken rät zur Erarbeitung von E-Mail-Richtlinien, an die sich alle – vor allem auch die Vorgesetzten zu halten haben. „Der Kommunikationsdruck geht ja meist von beiden Seiten aus: Von Chefs, die via BlackBerry noch bis Mitternacht die Mailboxen ihrer Mitarbeiter befeuern, damit die morgens schon direkt mit einem schlechten Gewissen einsteigen – und von Mitarbeitern, die jeden Arbeitsschritt mit Mails und CC-Mails dokumentieren, um sich abzusichern und ihre scheinbare Produktivität zu beweisen.“

„Vor allem ein Problem der Awareness, nicht der Technologie“

Der Hauptproblematik findet sich daher auch hauptsächlich in der Kommunikationskultur der Unternehmen. Daher liegen Lösungsmodelle auch weniger im Bereich von Software-Einstellungen oder IT-Schulungen, sondern im Bereich der Awareness: „Die größte Schwierigkeit besteht darin, die Aufmerksamkeit der Manager und der Mitarbeiter auf ihr eigenes Handeln und die Kommunikationsbomben zu lenken, die sie damit ständig zünden“, so Vranken. Nützlich dafür ist eine Bestandsaufnahme der E-Kommunikationsströme und -kultur in der Firma als erstem Schritt zu einem E-Mail-Management-Projekt, das vor allem die Effizienz der Kommunikation steigern und die Kosten senken soll.

Strategien erfolgreicher E-Mail-Management-Projekte in den kostenlosen IPA-Briefen

Die weiteren Projektschritte sowie Praxisberichte finden Sie in der aktuellen Ausgabe Q III der IPA-Institutsbriefe. So berichtet ein IBM-Manager, wie ein derart innovations- und technologiefreudiges Unternehmen die E-Kommunikation in Grenzen hält, wie ein bekannter Netzwerker seine Mails organisiert und welche Strategien eine internationale Top-Beraterin mit ihren Kunden entwickelt hat.
Die IPA-Institutsbriefe sind kostenfrei erhältlich unter: www.ipa-consulting.de/institutsbriefe

(Redaktion)


 


 

IPA Instituts für Personalentwicklung und Arbeitsorganisation

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