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Flexibel und mobil

Die Zukunft des Arbeitens

Von den verstaubten Aktenordnern haben wir uns verabschiedet. Starre Büros sind ein Relikt des Industriezeitalters und die Tage des Sachbearbeiters sind auch gezählt: Mobil sind wir heute, flexibel und teamfähig. Doch die vielzitierte Arbeit der Zukunft, scheitert in der der Gegenwart. Alexander Greisle von work. innovation zeigt in dem Interview auf, wo es hakt.

Zur Person:
Alexander Greisle unterstützt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung neuer flexibler, kommunikations- und prozessförderlicher Arbeitsweisen. Er ist mit seiner Firma work.innovation Experte für New Work-Konzepte, organisatorische Büro- und Arbeitsgestaltung und für die IT-Unterstützung verteilt arbeitender Teams. Darüber hinaus trainiert und coacht er in den Themenfeldern Selbstorganisation, Medienkompetenz und im Überleben in der Informationsflut. Er schreibt das work.innovation Blog.


business-on.de: Sie haben an der Studie des Fraunhofer IAO in Office 21® mit gearbeitet. Wie sieht die Arbeit der Zukunft aus?

Alexander Greisle: Am besten stelle ich das an einem konkreten Beispiel eines mittelständisches Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern dar. Die Kommunikation spielt hier die entscheidende Rolle. Man arbeitet gemeinsam an Projekten in Teams mit Externen, Lieferanten oder Kunden zusammen, die zum Beispiel in München, Frankfurt und Hamburg sitzen. Die mobile Arbeit gehört selbstverständlich dazu. Im Unternehmen sind Besprechungszonen und Kreativitätsecken eingerichtet. Die einzelnen Schreibtische und damit die traditionellen Büros sind Relikte der Vergangenheit, weil die Teamarbeit in den Vordergrund rückt. Und so sitzt man im Teambereich zusammen, um an Konzepten zu arbeiten. Und wer sich zurückziehen will, um zum Beispiel ein vertrauliches Telefonat zu führen, der findet Think Tanks oder eine grüne Erholungsecke. Dann gibt es im Unternehmen hochtechnisierte Räume, in denen Videokonferenzen abgehalten werden und in denen interaktive Whiteboards an der Wand hängen. Das Ganze wird durch die entsprechenden Werkzeuge ergänzt. Über UTMS kann man den Kollegen, wo auch immer er sich aufhält, in die Videokonferenz dazu schalten. Inzwischen ist die UMTS-Abdeckung gut genug. Natürlich können die Mitarbeiter auch im Home-Office arbeiten. Jeder nutzt Instant Messanger, damit man sieht, ob der Kollege online  oder ob er per Handy oder Festnetz erreichbar ist. Und die Mitarbeiter sind mit der entsprechenden Hardware ausgestattet. Dazu gehören zum Beispiel eine Webcam und ein Headset.

business-on.de: Ihr Beispiel klingt futuristisch. Worin besteht der wesentliche Unterschied in der Arbeitswelt?

Alexander Greisle: Früher ging man ins das Büro, weil dort die Arbeitsmittel qiw Akten oder der Großrechner waren. Die Inhalte der Arbeit haben sich stark verändert und die IT ist sehr viel weiter und so ist der Mitarbeiter mobil und kann sein „ Büro“ überall mitnehmen. Die Technik erlaubt es, im Homeoffice, im Park oder im Zug zu arbeiten. Zudem ist die reine Sachbearbeitung in Zukunft passè. Entweder ist dieser Teil der Arbeit längst automatisiert oder die Arbeit wird durch Qutsourcing Firmen übernommen. Heute und zukünftig brauchen wir ein Arbeitsplatzmenü, aus welchem sich die Mitarbeiter das auswählen, was für die gerade anstehende Aufgabe ideal ist. Mal ist das ein kleines Einzelbüro zum konzentrierten Erarbeiten eines Konzeptes, mal die offene Teamzone gemeinsam mit dem Projektteam oder die kreative Ecke und ein anderes Mal ist es die Webkonferenz in der Bahn-Lounge oder Zuhause.

business-on.de: Und wie reagieren Unternehmen auf die Veränderungen in der Arbeitswelt?

Alexander Greisle: Natürlich ist viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Inzwischen ist es aber so, dass immer mehr Firmen von sich aus erkennen, dass sich das Arbeiten verändert und die Stukturen nicht mehr hundertprozentig passen. Bei einem Kunden von mir, zeigen sich die Veränderungen deutlich: Bisher waren Versicherungsfälle die Kernaufgabe von Sachbearbeitern. Jetzt ist so, dass die Sachbearbeiter immer mehr in Projekten eingebunden sind und sich anders organisieren müssen. Dieser Bereich hat zum Beispiel in der Vergangenheit nur selten einen Besprechungsraum gebraucht, jetzt ist er von den Sachbearbeitern ausgebucht. Wichtig ist zu sehen, dass sich die Arbeitsinhalte heute rasant verändern, viel schneller als das Büroimmobilien können. Wir müssen also Flexibilität schaffen – in den Immobilien und den Köpfen der Mitarbeiter.

business-on.de: Und wie sind Chefs auf die neuen Formen des Arbeitens vorbereitet?

Alexander Greisle: Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle. Zum einen müssen sie Vorbilder sein, zum anderen die Veränderungen aktiv anstoßen. Sie müssen Chancen nutzen, um Arbeitsplätze flexibler zu gestalten. Das können Umzüge sein, Neubauten, Zusammenlegungen oder einfach der Wunsch nach mehr Dynamik und Flexibilität. Die Kultur folgt den Veränderungen, nicht umgekehrt. Es gehört auch dazu, dass Chefs die Mitarbeiter befähigen, dass sie zum Beispiel in ihren Homeoffices vernünftig arbeiten. Und sie müssen den Mitarbeitern Methoden vermitteln, um ihnen die Sicherheit zu geben, dass es im Homeoffice funktioniert.

business-on.de: Klingt einleuchtend, aber wie sieht die Praxis aus? Wie groß ist denn überhaupt die Bereitschaft der Unternehmer, dass Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten?

Alexander Greisle: Die größte Hürde für Chefs: Sie müssen loslassen. In dem Moment, wo ein Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, verliert er ihn aus den Augen. Damit tut sich das mittlere Management häufig noch schwer. Der kritische Faktor ist oft weniger der Mitarbeiter, sondern eher die Führungskräfte und da muss man ansetzen, damit die Kultur für das Arbeiten Zuhause entsteht.

business-on.de: Offensichtlich ist nicht nur diese Hürde zu nehmen. Wo liegen weitere Schwierigkeiten für zukunftsfähiges Arbeiten?

Alexander Greisle: Wir haben den Effekt, dass es immer Informationen gibt. Wenn man im Internet recherchiert, findet man für jedes Thema genug Stoff und Inhalte, die man verwerten kann. Die Herausforderung besteht darin, mit der Informationsflut gut umzugehen.

business-on.de: ...und die Informationsflut zu bewältigen. Aber wie?

Alexander Greisle: E-Mails sind ein traditionelles Medium, ein Urgestein des Webs, bei dem es darum ging, sich schnell eine Nachricht zu senden. Heute ertrinken wir in der Mailflut, weil Mails als Verteilmedium für Informationen, Dokumente und Präsentationen missbraucht werden. Im Pingpong Verfahren verschicken Mitarbeiter massenweise Mails, anstatt kurz miteinander zu reden. Für eine effektive Kommunikation bestehen jedoch sehr viel bessere Möglichkeiten: So lassen sich Dokumente oder Präsentationen schneller über eine Webkonferenz bearbeiten. Der Vorteil: Beide Partner können das Dokument sehen, Kommentare dazu abgeben und Änderungen direkt einfügen. Mit dieser Methode spart man sich jede Menge Mails und damit auch Missverständnisse. Andere Formen der Kommunikation funktionieren über Instant Messaging hervorragend. Zum Beispiel dann, wenn man sich mal eben schnell abstimmen muss: Nachsehen, ob der Kollege verfügbar ist, kurze Frage stellen, kurze Nachricht zurückschicken. Das Thema ist erledigt und das Postfach bleibt leer.

business-on.de: Diese Formen der Kommunikation werden aber doch zu wenig eingesetzt. Wie werden denn überhaupt die technischen Möglichkeiten in den Büros genutzt?

Alexander Greisle: Die alternativen Technologien sind leider oft noch Themen für Spezialisten. Es gibt nur wenige Unternehmen, die die Möglichkeiten einer effektiven Kommunikation nutzen. In Firmen findet mal ein Pilot zu Webkonferenzen oder Instant Messaging statt. Viele scheuen sich davor, weil es auf den ersten Blick immer mehr Kanäle sind, die man einsetzen kann. Größter Hemmschuh dürfte aber die Umstellung der Arbeitsweise sein.

business-on.de: Das heißt, dass man uneffektiv arbeitet, weil die Mitarbeiter die Technik nicht beherrschen?

Alexander Greisle: Ich erlebe sehr oft in Unternehmen, dass die Technik nicht aufgabengerecht genutzt wird. Das beginnt damit, dass noch nicht einmal Grundkenntnisse darüber vorhanden sind, wie man eine Mail auf den Punkt formuliert. Um effektiv zu arbeiten, braucht heute ein Mitarbeiter Hilfestellungen. Dazu ein ganz banales Beispiel, das ich heute Vormittag in einem Unternehmen erlebt habe: In dem Besprechungsraum des Unternehmens hängt ein digitales Whiteboard, aber es wird nicht genutzt, weil die Mitarbeiter unsicher sind und keine Übung darin haben. Es wurde dann wieder der Beamer ausgepackt und die Präsentation nach der alten Methode gezeigt. Die Defizite zeigen sich im Nachgang. Jeder schaut sich das Konzept noch mal an, es fließen Korrekturen ein und dazu werde unzählige Mails verschickt. Hätte man die Änderungen in dem Meeting direkt erledigt, hätte man viel Zeit und Energie gespart.

business-on.de: Wenn ich Sie richtig verstehe, könnte jede Menge Zeit und Geld gespart werden. Warum versperren sich Unternehmen trotzdem, um neue Technik- und Arbeitsmethoden zu implementieren?

Alexander Greisle: Nicht nur Zeit und Geld. Durch eine sich ändernde Arbeitskultur entstehen neue Chancen. Die liegen zum einen in einer größeren Flexibilität der Arbeit. Zum anderen beobachte ich immer wieder, dass durch das gezielte Fördern von Kommunikation und ein kreativitätsförderliches Ambiente neue Ideen entstehen, verstärkt gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Eine Kunden hat das mal so formuliert: „Früher haben wir uns die Aufgaben über die Mauern hin und her geworfen, heute erledigen wir sie gemeinsam“. Warum sich Unternehmen versperren? Es liegt zum Teil sicher an der Komplexität der Herausforderungen. Es geht nicht darum, einfach nur Tische oder Notebooks zu verteilen. Es geht um eine Kulturänderung. Sicher spielt es auch eine Rolle, dass man den finanziellen Nutzen jenseits von Flächenoptimierungen und Einsparungen zum Beispiel bei Umzugskosten nur schwer quantifizieren kann. Denkt man längerfristig, dann liegen gerade bei den kulturellen Änderungen die wesentlichen Benefits.

business-on.de: Was machen Sie als Berater, um Unternehmen auf den neuesten Stand zu bringen?

Alexander Greisle: Für viele Unternehmen ist es wichtig, sich einen Anstoß von draußen zu holen. Meine Arbeit beginnt bei einer klassischen Analyse. Ich frage danach, wie die Arbeit heute im Unternehmen aussieht. Dazu gibt es verschiedene Erhebungsinstrumentarien: Zum Beispiel schaue ich mir an, wie die Kommunikation stattfindet und wie die Arbeitsprozesse organisiert sind. Die Erkenntnisse sind oft verblüffend, weil schon kleine Schritte genügen, um effektiver zu arbeiten. Dabei hilft es natürlich zu wissen, welche Möglichkeiten und Best-Practices es gibt. Gemeinsam mit meinen Kunden erarbeite ich maßgeschneiderte Arbeitsumgebungen, räumlich und virtuell, und sorge dafür, dass sich diese im täglichen Tun etablieren. Mein Ziel ist es dabei zu helfen, die Strukturen neu zu gestalten. Dazu braucht man die Werkzeuge, auch ein Büro ist nur ein Werkzeug, und die Fähigkeiten, damit geschickt umzugehen.

(Elita Wiegand)


 


 

Alexander Greisle
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1 Kommentar

von Hermann Hartenthaler
07.08.08 15:50 Uhr
Nur Mut!

... wir nutzen bei den Deutschen Telekom Laboratories in Berlin solche Arbeitsformen nun schon seit drei Jahren mit großem Erfolg. Desk-Sharing, Raum- und Arbeitsplatzbuchung, RFID-Zutrittskontrolle und interaktive Whiteboards sind einige der Bausteine einer komplett auf dem Internet-Protokoll basierenden gut integrierten Infrastruktur. Das Arbeiten wird sehr viel flexibler und dynamischer als früher. Probleme gab es zu Beginn mit der Akustik in der offenen Bürowelt, da muss man aus meiner Sicht bei der Planung sehr darauf achten. Ansonsten kann ich nur Mut für solche Lösungen wünschen, wie Herr Greisle sie hier so kompetent beschrieben hat!
Hermann Hartenthaler (aus dem Home-Office)

 

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