Die private Nutzung von Smartphones und insbesondere von SMS und WhatsApp am Arbeitsplatz ist immer wieder Gegenstand arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber stellen sich daher berechtigterweise die Frage, ob die private Nutzung des Smartphones während der Arbeitszeit oder während Pausen erlaubt ist, oder ob sie sogar mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu ahnden ist. Besonders Berufsanfänger machen sich oft keine Gedanken, dass das Smartphone während der Arbeitszeit vom Arbeitgeber nicht gern gesehen wird. Aber was ist nun konkret erlaubt.
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt – wie so oft – darauf an, ob es sich um ein Smartphone des Arbeitnehmers handelt, oder ob er es sogar vom Arbeitgeber für berufliche Zwecke zur Verfügung gestellt bekommen hat.
Privates Smartphone während der Arbeitszeit…
Im ersten Fall gilt grundsätzlich, dass alle privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit unterbleiben müssen. Kümmert sich der Arbeitnehmer also während der Arbeitszeit um seine private Kontaktpflege via WhatsApp, erbringt er in dieser Zeit seine Arbeitsleistung nicht. Das entspricht einer Arbeitsverweigerung und kann vom Arbeitgeber mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen – einer Abmahnung und im schlimmsten Fall der Kündigung – geahndet werden.
… und während der Pause
Anders verhält es sich jedoch in der Pause. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer grundsätzlich nicht vorschreiben, wie und womit er seine Pause verbringt.
Gibt es eine arbeitsvertragliche Regelung zur privaten Nutzung?
Es ist aber auch denkbar, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die private Nutzung privater Smartphones vertraglich geregelt haben. Die Regelungsmöglichkeiten sind vielfältig und werden in der Praxis auch sehr unterschiedlich gehandhabt. Es empfiehlt sich daher immer zuerst ein Blick in den Arbeitsvertrag.
Arbeitgeber sind gut beraten, wenn Sie eine möglichst detaillierte Regelung über die private Nutzung des privaten Smartphones mit den Arbeitnehmern treffen. Erstens kann der Arbeitgeber so die Ressourcen seiner Mitarbeiter zielgenau planen und ihnen zugleich die Möglichkeit lassen, auch während der Arbeitszeit für Andere erreichbar zu sein.
Denn ein pauschales Verbot der privaten Nutzung des Smartphones ist unter dem Gesichtspunkt der Mitarbeiterzufriedenheit heutzutage sicherlich nicht förderlich. Etwas anderes gilt selbstverständlich für Mitarbeiter, die in sensiblen Bereichen – etwa mit gefährlichen Stoffen oder mit vertraulichen Unterlagen – arbeiten. In diesem Fall überwiegt das Interesse des Arbeitgebers, Gefahrenquellen aus dem Unternehmen herauszuhalten. In einem solchen Fall kann – auch wenn der Arbeitgeber keine ausdrückliche Regelung dazu getroffen hat – der Arbeitnehmer schon aus dem Arbeitsvertrag heraus dazu verpflichtet sein, erst gar kein privates Smartphone mit zur Arbeit zu bringen. Solange keine ausdrückliche Regelung dazu existiert, ist jedoch sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine gewisse Rechtsunsicherheit gegeben. Das Argument: „Das machen doch alle so!“ zählt aber jedenfalls nicht.
Wird die Erlaubnis der Nutzung des privaten Smartphones grundsätzlich erlaubt, beschränkt sich diese immer auf eine „normale und angemessene“ Nutzung. Eine Nutzung von mehreren Stunden am Tag – das leuchtet ein – ist verboten.
Vom Arbeitgeber gestelltes Smartphone
Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Smartphone zur Verfügung gestellt, um damit beruflich erreichbar zu sein, wird der Arbeitgeber in aller Regel die private Nutzung ganz ausschließen. In diesem Fall ist eine detaillierte Regelung der Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers unerlässlich. Denn das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Smartphone wird stets auch in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden sein. Die private Nutzung eines solchen Geräts kann daher immer auch ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko darstellen. Dies gilt umso mehr seit die Enthüllungen über das Abhörverhalten amerikanischer Geheimdienste offenbar wurden und es längst eine Binsenweisheit ist, dass insbesondere US-amerikanische App-Anbieter wie WhatsApp oder Facebook Datenschutz und Datensicherheit nach deutschem Standard nicht kennen (wollen).
Es sollten bei der Zurverfügungstellung von Smartphones daher auch immer eine technische Trennung zwischen privatem und beruflichem Bereich eingerichtet werden.
Wenn Mitarbeiter vom Arbeitgeber gestellte Smartphones privat nutzen, muss sich der Arbeitgeber außerdem damit zurückhalten, z. B. Verbindungsdaten oder gar die Inhalte von Mails zu überprüfen. Denn zum Zeitpunkt der Übertragung werden solche Daten etwa über das sog. Fernmeldegehimnis geschützt und unterliegen außerdem dem verfassungsrechtlichen Schutz der informationellen Selbsbestimmung. Im Fall eines begründete Missbrauchsverdachts jedoch, darf der Arbeitgeber durchaus auch Ermittlungen anstellen, wenn sich hierdurch z.B. ein konkreter Verdacht eines schwerwiegenden Verstoßes gegen die arbeitsrechtlichen Pflichten des Mitarbeiters oder sogar Straftaten erhärten lässt.
Die Nutzung dienstlich gestellter Smartphones (das gilt auch für das dienstliche Festnetzhandy oder den Dienstcomputer) durch die höhere als die üblichen Verbindungskosten entstehen, z. B. private Telefonate ins Ausland oder Anrufe bei kostenpflichtigen Sondernummern und Gewinnspielen bleiben immer verboten.
Noch ein Hinweis für die Geschäftsführung:
Betriebe, die über einen Betriebsrat verfügen, müssen bei der Gestaltung von Verhaltensregeln zur Smartphone-Nutzung (sowohl bei privaten als auch bei dienstlich gestellten Smartphones) den Betriebsrat einbeziehen und dessen Zustimmung einholen.
Bei Zweifeln:
Bei Zweifeln, ob die private Nutzung des Smartphones erlaubt ist oder nicht, bietet sich immer zuerst der Blick in den Arbeitsvertrag oder in eventuelle Betriebsvereinbarungen zur privaten Nutzung der IT-Infrastruktur an. Danach sollte ein Gespräch mit dem Chef stattfinden. Ist danach immer noch keine klare Regelung erkennbar gilt: mit dem eigenen Smartphone nur während der Pause hantieren, mit dem zur Verfügung gestellten Smartphone im Zweifel gar nicht privat kommunizieren. Im Falle eines Verstoßes drohen dem Arbeitnehmer empfindliche arbeitsrechtliche Konsequenzen. Diese können in Gestalt einer Abmahnung auf den Schreibtisch flattern oder – in besonders krassen Fällen – zur fristlosen Kündigung berechtigen. Die gleichen Grundsätze gelten im Übrigen unabhängig davon, wer mit dem Smartphone während der Arbeitszeit hantiert. Es haben sich alle, ob altgedienter Arbeitnehmer, Praktikant oder Azubi, danach zu richten, was der Arbeitgeber vorschreibt.
— Dr. Philip Lüghausen —
