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  • 19.06.2020, 17:45 Uhr
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  • Hamburg
Zwischen Homeoffice und Fernunterricht

Kinderleicht: Mit agilen Methoden klappt das Homeschooling

Nach dem Lockdown merkte Projektmanagerin Julia von Bomsdorff schnell, wie herausfordernd es war, Job und Unterricht zu Hause unter einen Hut zu bekommen. Als sich ein Gefühl von Chaos einstellte, war es an der Zeit zu handeln. „Mir wurde klar: Irgendwas muss ich hier grundlegend ändern“, so die Projektmanagerin. Statt zwischen Homeoffice und Homeschooling zu verzweifeln, hat sie das Experiment gewagt und kurzerhand die agilen Methoden aus ihrer Projektarbeit auf den Fernunterricht für ihre 9-jährige Tochter übertragen. Wie es Mutter und Tochter damit ergangen ist, erzählt Julia von Bomsdorff im nachfolgenden Interview. Soviel sei schon mal verraten: Es ist kinderleicht, entspannt die Betreuung schulischer Aufgaben deutlich und macht sogar Spaß.

Die Sommerferien stehen vor der Tür. Erst einmal Pause vom Lernen zu Hause. Doch möglicherweise wird uns das Thema Homeschooling doch noch länger beschäftigen, sollte der Regelbetrieb in den Schulen wieder zeitweise heruntergefahren werden. Für Eltern ist das ein gewaltiger Spagat – erst recht, wenn sie selbst parallel ihre Arbeit im Homeoffice bewältigen müssen. Zeitmangel, Rollenkonflikte und Mehrfachbelastung bestimmen den Tag.

Das muss doch auch anders gehen, hatte sich Julia von Bomsdorff, Projektmanagerin bei dem Hamburger Projektmanagement-Unternehmen House of PM, in Zeiten von Corona gesagt. Sie hat ihre Arbeitsweise mit agilen Methoden in Projekten auf das Homeschooling übertragen und im Selbstexperiment getestet, wie sich ein Kanban-Board, Daily Stand-ups, Sprintplannings und Storypoints spielerisch ins Homeschooling integrieren lassen.

Business-on.de: Frau von Bomsdorff, zu allererst einmal: Wie kam es dazu, dass Sie dieses Selbstexperiment gestartet haben?

Julia von Bomsdorff: Nachdem wir Mitte März ganz unvorbereitet in diese Homeschooling-Situation reingestolpert waren, haben wir erstmal einfach losgelegt. Neben dem Homeschooling hatte ich parallel sehr viel in meinem aktuellen Projekt zu leisten – natürlich im Homeoffice. Ich konnte mich um die Koordination der Schulaufgaben nicht wirklich intensiv kümmern und habe alle Aufgabenzettel, die von den Lehrern kamen, einfach an meine Tochter weitergegeben. Es dauerte nicht lange und wir hatten einen chaotischen, unübersichtlichen Zettelwirtschaft-Zustand erreicht.

Business-on.de: Und wie ging es dann weiter, als das Chaos offensichtlich war?

Julia von Bomsdorff: Wir waren erstmal alle ziemlich frustriert. Ich hatte den Überblick total verloren, wusste nicht mehr, welche Aufgaben meine Tochter schon erledigt hatte und welche nicht. Es gab Streit und meine Tochter hatte keine Lust mehr auf den Fernunterricht zu Hause. Mir wurde klar: Irgendwas muss ich hier grundlegend ändern.

Business-on.de: Welchen Ansatz haben Sie dann zur Lösung des Problems gewählt?

Julia von Bomsdorff: Ich fragte mich, warum ich eigentlich nicht die Skills aus meinem Projekt-Alltag anwende, um Übersichtlichkeit und Struktur in den Aufgabenwust zu bekommen. Also entschied ich mich, ein Scrum-Board als zentrales Element zu erstellen, das einen Überblick über die Aufgaben und den jeweiligen Status ermöglichte. Auf einem ganz normalen Whiteboard – es reichen aber auch ein großer Bogen Papier, Pappe oder einfach die Wand – haben wir gemeinsam fünf Spalten angelegt: PUNKTE ZU ERLEDIGEN – WAS ICH HEUTE SCHAFFEN MÖCHTE – DAS MACHE ICH GERADE – IST SCHON FERTIG – PUNKTE.

Meine Tochter hat die Spalten aufgezeichnet und selbst beschriftet. Das fand ich für die Akzeptanz von ihrer Seite ganz wichtig. Dann haben wir alle wöchentlichen Aufgaben auf Klebezetteln erfasst – farblich nach Fächern sortiert – und in der linkten Spalte unter ZU ERLEDIGEN angeordnet. Das ist sozusagen unser Backlog für die Woche.

Business-on.de: Wie sieht das tägliche Arbeiten mit dem Board aus?

Julia von Bomsdorff: Das Ganze verläuft wie ein klassischer Sprint in einem Projekt. Wir bekommen immer freitags von der Schule neue Aufgaben für die kommende Woche, die ich dann auf Klebezetteln festhalte. Dann stehen wir morgens wie beim Daily Stand-up vor dem Board und meine Tochter holt sich aus der linken Spalte alle Aufgaben, die sie an dem Tag erledigen möchte und heftet sie in die Spalte WAS ICH HEUTE SCHAFFEN MÖCHTE. Von dort nimmt sie sich selbständig die jeweilige Aufgabe raus, an der sie aktuell arbeitet, und packt sie in die Spalte DAS MACHE ICH GERADE. Ist eine Sache erledigt, kommt der Zettel entsprechend in die Spalte IST SCHON FERTIG. Dadurch kann ich dann auf einen Blick sehen, woran sie gerade arbeitet und was sie schon geschafft hat.  

Business-on.de: Wie können Sie einschätzen, wie viele Aufgaben Ihre Tochter an einem Tag schaffen kann?

Julia von Bomsdorff: Die Auswahl der Aufgaben treffen wir jeden Morgen gemeinsam, damit das Pensum realistisch ist – also nicht zu wenig und nicht zu viel. Wir haben zu Beginn unseres Experiments schnell erkannt, dass wir nicht immer alle Aufgaben schaffen, die für die Woche vorgesehen waren. Das Arbeiten alleine zu Hause funktioniert nun mal ganz anders als im Klassenverband. In jeder Familie sieht das natürlich anders aus und man muss sein individuell passendes Tempo finden. Aber mittlerweile kann meine Tochter das gut einschätzen und klar sagen, wie viele Aufgaben sie erledigen möchte.

Business-on.de: Ihr habt zur Bewertung der Aufgaben ein Punkte-System entwickelt – was hat es damit auf sich?

Julia von Bomsdorff: Auch im realen Projektmanagement werden die Userstorys im Sprint geschätzt und mit Storypoints bewertet. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange meine Tochter für die Umsetzung einer Aufgabe benötigt und welches Volumen sie dementsprechend an einem Tag schaffen kann, habe ich auch eine Art Bewertungssystem für die Größe und Komplexität der Aufgaben entwickelt. Es gibt eine bestimmte Anzahl von Punkten für unterschiedlich umfangreiche Aufgaben.

Das funktioniert auch als extrinsisches Motivationsprinzip. Wenn ich mir im Refinement die Aufgaben anschaue, kann ich schnell einschätzen, welche Aufgaben meine Tochter zügig erledigen kann und welche aufwendiger sind. Dementsprechend habe ich die Komplexität auf T-Shirt-Größen übertragen: S für kleine Aufgaben, M für mittlere Aufgaben und L für umfangreiche Aufgaben. Für die Größe S gibt es einen Punkt, für M zwei Punkte und für L drei Punkte. Dadurch können wir die Aufgaben gut einteilen und einschätzen, was sie täglich schaffen kann – beispielsweise als Tagespensum eine L-Aufgabe, eine M-Aufgabe und eine S-Aufgabe. Wenn nur ein kleiner Film geschaut oder ein kurzer Text gelesen werden muss, ist das beispielsweise eine S-Aufgabe, einen eigenen Text zu formulieren dauert deutlich länger und ist damit eine L-Aufgabe.

Business-on.de: Gibt es am Ende der Woche denn auch so eine Art Review?

Julia von Bomsdorff: Es gibt im Grunde täglich ein kurzes Review, weil wir nach jedem Homeschooling-Tag gemeinsam schauen möchten, was sie an geplanten Aufgaben geschafft hat. Wir geben dann auch regelmäßig die fertigen Ergebnisse an die Lehrkräfte weiter. Dieser Dialog mit der Schule und auch das Abgeben von Aufgaben sind für die Motivation im Fernunterricht sehr wichtig. Am Ende der Woche sehen wir dann, ob alle Zettel im Feld IST SCHON FERTIG kleben. Das ist natürlich nicht immer der Fall und dann holt sie diese Aufgaben in der neuen Woche nach. Wir besprechen dann auch, warum sie die Aufgaben nicht schaffen konnte – ob es zu viel war oder sie mehr Unterstützung gebraucht hätte.

Business-on.de: Ist die Vorbereitung sehr aufwendig und steht das Ganze im Verhältnis zum Ergebnis?

Julia von Bomsdorff: Mit diesem agilen Prinzip habe ich letztendlich nicht mehr Arbeit als mit unserem vorherigen Chaos-Prinzip. Klar, ich muss zwar alle Aufgaben sichten, einschätzen und die Zettel schreiben, dafür drehe ich mich aber auch nicht mehr ständig im Kreis. Denn zuvor habe ich meistens völlig unkoordiniert mehrmals die gleichen Dinge nachgeschaut, immer wieder Zettel gesucht und den Stand der Dinge jedes Mal neu gecheckt, weil ich nicht mehr wusste, was ich mir vor ein paar Tagen angesehen hatte. Und dann merkte ich immer: Ach stimmt, die Aufgabe war ja schon fertig! Sowas kostet auch unheimlich viel Zeit. Und ist anstrengend. Dieses Rotieren ist jetzt vorbei, was wesentlich mehr Ruhe und Entspannung bringt – nicht nur beim Homeschooling, sondern auch bei meiner Arbeit im Homeoffice. Die ganze Familie profitiert davon.

Business-on.de: Was muss ein Schüler können, um nach diesem Prinzip das Homeschooling managen zu können?

Julia von Bomsdorff: Lesen ist natürlich die Grundvoraussetzung. Meine Tochter ist in der dritten Klasse und da funktioniert das wirklich schon ganz gut. Zu jung sollten die Kinder allerdings nicht sein, denn es geht hierbei – ähnlich wie im richtigen Projektalltag – auch um einen Haltungswechsel. Meine Tochter ist nicht mehr nur ausführendes Organ für den Aufgabenwust, sondern am Entwicklungsprozess beteiligt, kann Kritik und Fragen einbringen und arbeitet sehr eigenverantwortlich. Dafür benötigt ein Kind genau wie ein Entwicklungsteam natürlich einen gewissen „Reifegrad“. Morgens im Daily Stand-up hole ich mir durch ihre Beteiligung sozusagen auch ihr Commitment ein. Wenn sie zwischendurch mal trödelt und Aufgaben gar nicht erledigt, erinnere ich sie daran, was sie schaffen wollte und dann hat sie selbst auch den Anspruch, diesem Commitment nachzukommen. Ihr Wohlergehen steht dabei ganz klar im Vordergrund, sie soll mit diesem Prinzip gut klar kommen und die Vorteile erleben. Im Business ist es ähnlich: Das agile Manifest sieht zum Beispiel klar vor, dass Individuen und Interaktionen vor den Prozessen kommen.

Business-on.de: Wenn man auf das professionelle Projektmanagement schaut, welche Rolle nehmen Sie in Ihrem Homeschooling-Projekt ein?

Julia von Bomsdorff: Im Grunde bin ich als Elternteil in diesem Projekt der Scrum Master, der meine Tochter durch den Sprint begleitet, sie bei den Aufgaben unterstützt und Impediments, also Hindernisse aus dem Weg räumt – in unserem Fall ist das vor allem die kleine Schwester. So gesehen bin ich aber auch Product Owner in Kooperation mit den Lehrkräften, von denen ja die Aufgaben kommen. Ich kümmere mich vor dem Start des Sprints um das Backlog, also um die Gliederung der anstehenden Aufgaben und unterziehe sie nochmal einem Refinement, prüfe also, ob eine Aufgabe beispielsweise noch mal gestückelt werden muss, damit sie nicht zu umfangreich ist. Meine Tochter ist dann sozusagen das Entwicklungsteam, das die Aufgaben bearbeitet.

Business-on.de: Wie lautet also Ihr Fazit?

Julia von Bomsdorff: Für mich hat sich dieses Prinzip absolut bewährt. Ich habe deutlich mehr Übersicht und weniger das Gefühl von Chaos und Unübersichtlichkeit, verbunden mit der Sorge, dass etwas untergeht. Abgesehen davon ist es so auch viel einfacher, wenn man zu zweit den Überblick behalten muss, weil man sich das Homeschooling teilt. Ich muss keine langen Übergaben an meinen Mann machen, denn auf dem Board ist der Stand der Dinge sofort ersichtlich. Letztendlich ist der Aufwand auch nicht wirklich größer. Ich plane und strukturiere die Aufgaben der neuen Woche immer am Wochenende. Dafür muss ich unter der Woche nicht jeden Zettel dreimal anfassen und Zeit investieren, um das Chaos überblicken zu können. Für mich geht es im Homeschooling auch nicht vorrangig um die pünktliche Abarbeitung von Aufgaben, sondern darum, dass die Beziehung zwischen dem lehrenden Elternteil oder den Elternteilen und dem Kind nicht unter dem Fernunterricht leidet. Wichtige Aufgaben kann meine Tochter zur Not immer nacharbeiten. Wichtig ist die Stimmung bei der ganzen Sache. Und dadurch, dass wir unsere Haltung im Homeschooling geändert haben, ist auch die familiäre Situation deutlich entspannter geworden – ich bin entspannter und dadurch auch meine Tochter. Das Arbeiten zu Hause läuft viel harmonischer ab als vorher und für meine Tochter ist das Gefühl, Mitentscheiden zu können, wichtig und macht ihr Spaß.

Business-on.de: Vielen Dank, Frau von Bomsdorff für diese spannenden Erfahrungen und den sicher hilfreichen Ansatz für viele Eltern, die die Balance zwischen Homeoffice und Homeschooling schaffen müssen.

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Instrumente aus dem agilen Projektmanagement

  • Sprint: Ein Sprint ist ein Arbeitsabschnitt mit vorgegebener fixer Zeitdauer, in dem ein vom Team festgelegter Umfang der Arbeiten aus dem Backlog umgesetzt und ein nutzbares Ergebnis geliefert wird. Sprints folgen unmittelbar aufeinander.
  • Backlog: Das Backlog listet die zu erledigenden Arbeiten (in unserem Fall Applikationen und Vorarbeiten) auf.
  • Sprint Planning: Das Sprint Planning Meeting findet zu Beginn eines Sprints statt. Das Team entscheidet, welche Stories im Sprint bearbeitet werden sollen und entwirft das Lösungskonzept für die umzusetzenden Funktionalitäten.
  • Retrospektive: In der Retrospektive, die am Ende des Sprints stattfindet, schaut das Team auf den Sprint und analysiert, was gut gelaufen ist und was für die nächsten Sprints verbessert werden kann. Dadurch wird eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht und das Aufstauen von Frust im Team vermieden.
  • Sprint Review: Im Review-Meeting am Ende des Sprints präsentiert das Scrum-Team den Nutzern der entwickelten Funktionalitäten das Ergebnis und erhält Feedback.
  • Refinement: Im Refinement wird das Product Backlog überprüft und ggf. ergänzt, neu priorisiert und geschätzt. Es ist nicht notwendigerweise ein Meeting, sondern die Summe verschiedener Aktivitäten, die Meetings einschließen können.
  • Daily Scrum: In 15 Minuten synchronisiert sich das Team mithilfe von drei zentralen Fragen. Ziel ist, Informationen auszutauschen und Hindernisse zu benennen, die dann vom Scrum Master zügig bearbeitet werden.
  • Estimation Meeting: Mithilfe von Instrumenten wie „Planning-Poker“ oder „Magic Estimation“ werden Größe und Komplexität der User Stories vom Team eingeschätzt.
Bildmaterial: House of PM, Hamburg

(Redaktion)


 

 

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