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Korrespondenz-Knigge

Vom handgeschriebenen Grußwort bis E-Mail-Rundbrief

E-Mail, Brief oder Grußkarte? Im beruflichen wie im privaten Alltag kommunizieren wir täglich in schriftlicher Form. Dabei haben sich mit der Digitalisierung unserer Korrespondenz nicht nur die Formate, sondern auch die Ansprache und der Schreibstil verändert. Was ist dabei modern, höflich und zugleich dem Anlass und beruflichen Kontext angemessen?

Das Jubiläum eines Geschäftspartners steht an. Sie nehmen sich die Zeit für persönliche Worte. Mit Füller und Tinte schreiben Sie die besten Glückwünsche auf eine hochwertige Karte oder einen Briefbogen. Das ist eine sehr angemessene Form, um den besonderen Anlass zu würdigen. Sicher werden Sie sich wundern, wenn als Antwort auf diese Wertschätzung der Dank per E-Mail-Rundschreiben ganz allgemein an „ Liebe Geschäftspartner“ erfolgt – und dann möglicherweise sogar mit dem gesamten sichtbaren Verteiler unter „An“ oder „Cc“. Angemessener wäre hier ein persönlicher Dankesbrief oder eine Karte.

Auch im privaten Umfeld lässt sich immer häufiger beobachten, dass ganze Freundeskreise mit einer einheitlichen Rundmail etwa zu Weihnachten oder Ostern bedacht werden. Dass in solchen Schreiben wenig oder gar kein gedanklicher Austausch mit dem einzelnen Adressaten stattfindet – etwa wie sich dessen Kinder in der Schule entwickeln oder wie die Mutter ihre schwere Krankheit überstanden hat – liegt in der Natur der Sache. Bei einer derartigen Mehrfachaussendung kann es nur um die reine Selbstdarstellung gehen. Das mag aus Gründen der Zeitersparnis aus Sicht des Absenders sinnvoll erscheinen, aber möchte man als Adressat wirklich nur einseitig informiert werden? Im Freundeskreis mögen das viele verzeihen oder gar selbst so halten.

Punkten Sie mit persönlicher Ansprache

Im beruflichen Umfeld empfiehlt sich dagegen die persönliche Ansprache – sei es der Dank für ein Geburtstagsgeschenk oder die gedruckte Einladungskarte für das Sommerfest, auf der Sie einen persönlichen Gruß hinzufügen. Auch in der täglichen Büro-Korrespondenz kann – je nach Art der Geschäftsbeziehung – auch ein Anknüpfen an etwas, das jenseits des rein Beruflichen ausgetauscht wurde, oder einfach der Einstieg über das herrliche Wetter dem Schreiben eine persönliche Note geben. Und Ihrem Geschäftskontakt bringen Sie Wertschätzung entgegen, denn Sie nehmen sich über das konkrete Anliegen hinaus, Zeit für ihn. Das ist nicht nur höflich, sondern gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, sich vom Wettbewerb positiv abzuheben.

Ihr gestalteter Gruß hebt sich von der Masse ab

„Sie sparen Papier und schonen die Umwelt, wenn Sie eine E-Mail nicht ausdrucken“ setzen heutzutage viele Unternehmen in ihre E-Mail-Signatur. Das ist aus ökologisch-nachhaltiger Sicht richtig und wichtig. Was Ressourcen-Schonung angeht, sind wir durch die Verlagerung von Postbrief oder Fax zur E-Mail im täglichen Schriftverkehr sicher einen großen Schritt vorangekommen. Wenn es um bestimmte Anlässe wie Weihnachten oder das Kundenjubiläum geht, stellt sich dennoch die Frage, welche Form angemessen ist. Mit einem auf Papier oder Karton gedruckten Gruß sind Sie hier auf der stilsicheren Seite – und es gibt mittlerweile auch eine gute Auswahl an CO2-neutral hergestelltem Material. Entscheiden Sie sich der Umwelt zuliebe oder auch aus Kostengründen dennoch für einen E-Mail-Gruß, dann sind die direkte Anrede und der persönliche Inhalt unerlässlich. Auch erhalten Sie möglicherweise mit einem für den speziellen Anlass gefertigten attraktiven Layout im HTML-Format, kombiniert mit persönlichen Worten, oder einer animierten Karte sicher viel Aufmerksamkeit. Zu bedenken gilt es hierbei, dass in vielen Unternehmen optisch gestaltete E-Mails im HTML-Format aus Sicherheitsgründen unterdrückt werden. Umso wichtiger ist es, den Inhalt der Mail für sich sprechen zu lassen.

Optisch ansprechende Briefumschläge erzeugen hohe Aufmerksamkeit

Geht es hingegen um Veranstaltungseinladungen, etwa für Geschäftspartner, ist auch heutzutage noch der Postversand die erste Wahl. Für ein Sommerfest oder ein Weihnachtsevent eines kleinen Betriebs kann eine gut formulierte Einladung auf Briefpapier passend sein. Je hochkarätiger die Veranstaltung, desto wertiger sollte die Einladung ausfallen – etwa eine für den Zweck professionell gestaltete und auf hochwertigem Papier gedruckte Einladungskarte.

Und damit nicht genug: Es empfiehlt sich, dem Briefumschlag ebenfalls Bedeutung beizumessen. Warum? Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Nielsen von 2012, die sich mit der Werbewirkung bedruckter Briefumschläge befasste, achten Adressaten weiterhin stark auf die Wertigkeit eines Briefumschlags. Zudem erhöht ein ansprechender Briefumschlag die Bereitschaft, den Inhalt überhaupt anzusehen. Damit kann übrigens, laut dieser Studie, die E-Mail nicht mithalten. Sie geht oftmals in der Masse der Informationen unter oder landet gar unbeachtet im Spam-Ordner.

Der Briefumschlag vermittelt also den ersten Eindruck und soll den Impuls erzeugen, mehr erfahren zu wollen. Insofern heißt es, darauf zu achten, das Kuvert passend zu Papierqualität und Farbe der Briefkarte oder des -papiers auszuwählen. Auch die Adressetiketten sollten gut zum Umschlag passen. Besser noch drucken Sie die Adressen direkt auf die Umschläge. Und nicht zuletzt: Vergessen Sie in solchen Fällen die Frankiermaschine. Denn es gibt hübsche Brief- und Sondermarken von der Post, die zusätzliche Hingucker auf dem Umschlag Ihrer Einladung sein können.

Es gibt also gute Gründe, auch im digitalen Zeitalter darauf zu schauen, wie sich Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern über den Schriftverkehr gestalten lassen. Sie zeigen Ihrem Geschäftskontakt – oder demjenigen, der es noch werden soll – damit auf jeden Fall, wie wichtig er Ihnen ist. Sie punkten auf der Beziehungsebene nachhaltig.

(Redaktion)


 


 

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