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Papierloser Schriftverkehr

Verbraucher bevorzugen Verträge und offizielle Dokumente in Papierform

Rechnungen, Verträge und andere Dokumente sind mittlerweise in vielen Fällen nicht mehr nur auf Papier gedruckt offiziell anerkannt. Sie können auch wirksam elektronisch versandt werden, etwa per E-Mail. Entsprechende Angebote finden bei den Verbrauchern bislang aber kaum Resonanz. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Hightech-Verbands BITKOM.

So interessiere sich selbst unter den jüngeren Menschen nur jeder Vierte für elektronische Dokumente. Lediglich 24 Prozent der 18- bis 29-Jährigen bekämen ihre Post lieber in digitaler Form anstatt als Papierbrief. Ältere Generationen seien deutlich zurückhaltender. Bei den 50- bis 64-Jährigen bevorzuge nur jeder Zehnte digitale Dokumente. Insgesamt zögen 15 Prozent den digitalen Versand von Rechnungen und Verträgen klassischen Briefen vor. 81 Prozent der Bundesbürger erhielten ihre Dokumente lieber in Papierform. „Digitalen Dokumenten vertrauen vor allem ältere Menschen deutlich weniger als dem klassischen Papierbrief“, sagt BITKOM-Hauptvorstand Andreas Nowottka. „Unternehmen setzen dagegen jetzt schon immer stärker auf das papierarme Büro, indem sie Dokumente weitgehend digital verarbeiten. Das gilt auch für geschäftskritische und offizielle Unterlagen.“

Digitale Ablagesysteme bei Skeptikern häufig wenig bekannt
72 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten sehen laut der BITKOM-Umfrage keine Vorteile in digitalen Rechnungen oder Verträgen. Jeder Vierte von ihnen (26 Prozent) kennt demnach keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente. Auch Sicherheitsbedenken spielten eine wichtige Rolle. Jeder Dritte (33 Prozent), der Papierbriefe dem digitalen Versand vorzieht, befürchte, dass bei der Übertragung Unbefugte auf seine Rechnungen und Verträge zugreifen können. 14 Prozent von ihnen hätten Bedenken, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. Nowottka, der auch Vorsitzender des Kompetenzbereichs „Enterprise Content Management“ im BITKOM ist: „Die Vorteile digitaler Dokumente sind vielen Privatverbrauchern noch nicht bewusst: Sie lassen sich platzsparend archivieren, können schnell im Volltext durchsucht werden, schonen die Umwelt und sparen im besten Fall auch noch Versandkosten.“

Einsatz von Dokumentenmanagement in Unternehmen wächst
Viele Unternehmen vertrauten dagegen zunehmend digitalen Dokumenten. Hierfür setzten sie Technologien des Enterprise Content Managements ein, so der BITKOM. Je nach Unternehmensgröße ließen sich dadurch mehrere tausend Euro Druck- und Versandkosten pro Jahr sparen. Zudem erleichterten moderne Dokumentenmanagement-Systeme die Zusammenarbeit von Kollegen und erlaubten den Zugriff auf die digitalen Unterlagen auch von unterwegs, etwa per Smartphone, Tablet Computer oder Laptop. Die sichere elektronische Übermittlung sei für Unternehmen ebenfalls ein sehr wichtiges Thema. Hierzu würden verschiedene Technologien eingesetzt, unter anderem Verschlüsselungssoftware oder Signaturen. Dadurch könnten die sichere Übermittlung und die Integrität des Dokuments gewährleistet werden, informiert der BITKOM.

(Redaktion)


 


 

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