Schon seit 2008 gibt es den einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum. Am 1. Februar 2014 wird SEPA („Single Euro Payments Area“) als Standard für bargeldlosen Zahlungsverkehr auch die nationalen Zahlungsverkehrssysteme in 33 Ländern Europas inklusive der Schweiz und Monaco ablösen. Was sollten speziell Kleinstunternehmer und Freelancer jetzt wissen und umsetzen?
Noch vor wenigen Monaten kannten 76 Prozent aller Unternehmen in Deutschland den Begriff SEPA noch nicht – so lautete das Ergebnis einer Umfrage der Deutschen Bundesbank, die der Hightech-Verband Bitkom im April 2013 zitierte. Dass SEPA kommt, dürfte sich mittlerweile flächendeckend herumgesprochen haben. Denn gerade in diesen Wochen häufen sich die Informationen: Schreiben von Versicherungen und Banken landen in den Briefkästen der Verbraucher und unzählige Internet-Seiten greifen das Thema auf – nicht selten mit dem Hinweis, das die Zeit für Umstellungen knapp wird.
Banken und Unternehmensberatungen warnen Unternehmen, Verbände und Vereine zu Recht davor, dass es zu Liquiditätsproblemen kommen kann, wenn beispielsweise Lastschriften nicht rechtzeitig umgestellt werden. Auch müssen interne Buchhaltungen umgerüstet werden, damit sie SEPA-tauglich sind. Für Kleinstunternehmer und Freiberufler kommt die Umstellung dagegen in vielen Fällen weniger komplex daher. Wir haben Informationen zur Orientierung zusammengestellt.
Weshalb wird SEPA eingeführt?
Der europäische Zahlungsverkehr läuft künftig über standardisierte einheitliche Kontoverbindungen. Dadurch können Unternehmen ihren Geldverkehr im SEPA-Raum jeweils über ein Konto fließen lassen und sich auf eine schnelle Bearbeitung verlassen. So sollen elektronische bzw. Online-Überweisungen bereits am darauffolgenden Tag gutgeschrieben werden. Zudem sollen innereuropäische Überweisungen genauso viel Gebühren kosten wie diejenigen innerhalb Deutschlands.
Stichtag 1. Februar 2014 – Was ändert sich durch SEPA?
Für den Zahlungsverkehr zwischen europäischen Staaten werden seit einigen Jahren bereits die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) genutzt. Ab dem 1. Februar 2014 wird es Pflicht, diese auch im innerdeutschen bargeldlosen Zahlungsverkehr zu verwenden. Entsprechend werden die Geldinstitute geschäftliche Überweisungen und Lastschriften nur dann ausführen, wenn die Bankkunden ihre IBAN und BIC einsetzen. Wer gleich starten möchte: Anstelle der alten Kontodaten können Unternehmen bei vielen Banken schon heute IBAN und BIC im innerdeutschen elektronischen Zahlungsverkehr verwenden. Die jeweiligen IBAN und BIC finden sich zum Beispiel auf den Kontoauszügen.
Ein anderer Stichtag gilt jedoch für nicht-gewerbliche Überweisungen: Privaten Bankkunden ist es erlaubt, die bisherigen Kontodaten – Kontonummer und Bankleitzahl – noch zwei Jahre länger, also bis zum 31. Januar 2016, zu benutzen und sich damit langsam an den Umgang mit den neuen Daten zu gewöhnen. In dieser Übergangsphase müssen die Bankinstitute diese privat veranlassten Überweisungen ausführen.
Was sind IBAN und BIC und wie verwendet man sie?
Bisher nutzen Kontoinhaber für den Zahlungsverkehr die üblichen sechs- bis zehnstelligen Kontonummern und die Bankleitzahl ihres Geldinstituts. Künftig nehmen diesen Platz die IBAN und die internationale Kreditinstitutskennung BIC ein. In Deutschland ist die internationale Kontonummer IBAN zweiundzwanzigstellige (in anderen Ländern können es 16 bis 34 Stellen sein). Der generelle Aufbau der IBAN ist in allen Ländern gleich; so enthält die IBAN einen Ländercode, der aus zwei Buchstaben besteht (DE für Deutschland), eine zweistellige kontoindividuelle Prüfziffer, eine Bankleitzahl und eine Kontonummer. In der IBAN der deutschen Banken finden sich meist die bisherige Bankleitzahl und Kontonummer wieder.
Für bargeldlose Zahlungen innerhalb Deutschlands muss der Bankkunde ab kommenden Februar bei Überweisungen seine und die internationale IBAN des Zahlungsempfängers angeben. Handelt es sich um länderübergreifenden Geldverkehr, kommt auch der acht- oder elfstellige BIC zum Einsatz. Dieser Code deckt sich wiederum mit dem SWIFT-Code (dahinter steht die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, die den Finanzverkehr in mehr als 200 Ländern abwickelt). Jedes Kreditinstitut weltweit hat einen einmaligen Code, über den es eindeutig bestimmt werden kann. Für eine Überweisung muss ein Bankkunde dementsprechend den BIC des Empfängers angeben.
Einfacher Zahlungsverkehr von Freiberuflern und Ein-Personen-Unternehmen
So sieht es häufig bei Kleinstunternehmen aus: Der Selbständige schreibt seinem Kunden eine Rechnung und erhält die entsprechende Summe auf seinem Konto gutgeschrieben – und umgekehrt. Eine komplexe Buchhaltungssoftware gibt es meist nicht. Für diese einfachen Zahlungsvorgänge sind die notwenigen Maßnahmen überschaubar. So ist es vorrangig wichtig, die neuen Kontodaten im Geldverkehr zu nutzen sowie die Geschäftsausstattung mit IBAN und BIC vorzuhalten, das heißt gedruckte und digitale Briefbögen, Rechnungsformulare und eventuelle Einträge auf Webseiten rechtzeitig und komplett umzustellen. Des Weiteren gilt es zu prüfen, ob beispielsweise Daueraufträge eingerichtet sind und ob diese von der Bank automatisch (und richtig!) umgestellt werden.
Umfassenderer Zahlungsverkehr mit Geldeinzug: SEPA-Lastschriftverfahren, Gläubiger-ID und Pre-Notification
Dieses Thema betrifft kleine Einzelunternehmen und Freelancer meist weniger. Handeln müssen diejenigen, die von ihren Kunden Geld per Einzugsermächtigung einziehen – Unternehmen sowie Verbände und Vereine – und sie sollten ausreichend Zeit einplanen für die Umstellung. Das SEPA-Lastschriftverfahren löst die bisher geltenden Einzugsermächtigungen ab und dafür ist ein spezielles Mandat erforderlich.
Voraussetzung für künftigen Geldeinzug per SEPA-Lastschrift ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die jeden Zahlungsempfänger eindeutig erkennt. Diese Gläubiger-ID wird von der Deutschen Bundesbank vergeben; sie lässt sich online beantragen unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Anschließend muss sich das Unternehmen bzw. der Verein oder Verband von jeden Kunden, der bisher nicht zum Einzug ermächtigt hat, es aber künftig möchte, ein SEPA-Mandat erteilen lassen. Darin stimmt der Kunde zu, dass die Zahlung eingezogen werden darf. Schon bestehende Einzugsermächtigungen lassen sich auf das neue Mandat umstellen. Dazu ist es notwendig, den Kunden zu informieren – so versenden derzeit beispielsweise Versicherungen Schreiben an ihre Kunden, in denen sie darüber informieren, dass sie auf das SEPA-Lastschriftverfahren umstellen. Und dass sich der Kunde um nichts kümmern muss.
Damit Kunden, die einem Geldeinzug per SEPA-Lastschrift von ihrem Konto zugestimmt haben, den Überblick behalten und für Kontodeckung sorgen können, müssen Unternehmen den bevorstehenden Geldeinzug mindestens 14 Tage vorher ankündigen, welcher Betrag an welchem Tag vom Konto abgebucht wird. Diese „Pre-Notification“ kann per Vertrag erfolgen, in dem der Stichtag fixiert ist, per Brief oder E-Mail.
Weiterführende Informationen bei den Geldinstituten erfragen!
Komplex wird SEPA für alle, die Personal beschäftigen, Auslandszahlungen abwickeln und Geldeinzüge oder Belastungen vornehmen. Da gilt es viele Formvorschriften zu beachten und Zahlungsrisiken auszuschließen. Ansprechpartner für ausführliche Informationen sind in solchen Fällen die Hausbanken oder auch die Deutsche Bundesbank.
