Für viele Bundesbürger beginnt mit dem Mai auch der Countdown für die Steuererklärung. Am 31. Mai muss die Einkommensteuerklärung für das Jahr 2015 beim Finanzamt vorliegen, denn dann läuft die Abgabefrist ab. Nur wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 31. Dezember 2016.
Doch so lästig das Ausfüllen der Steuererklärung auch ist, viele Arbeitnehmer können auf diese Weise ein paar Euro vom Finanzamt zurückbekommen, wenn sie privat angeschaffte IT-Geräte auch beruflich nutzen. Das gleiche gilt für die monatlichen Gebühren, die für Telefon- und Internetnutzung anfallen. Darauf weist der Digitalverband Bitkom hin. Die Ausgaben müssen dazu in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bitkom gibt Tipps, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer Kosten für Digitalgeräte und Software von der Steuer absetzen können.
Tablet, Smartphone, Software etc.: Wer privat angeschaffte IT-Geräte „in erheblichem Umfang“ für die Arbeit nutzt, kann die Kosten von der Steuer absetzen. Entscheidend ist für das Finanzamt dabei, welchen Anteil die berufliche Nutzung hat. Für den Nachweis ist es sinnvoll, eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers einzureichen oder drei Monate lang die Nutzung des Geräts aufzuzeichnen. Ist ein Nachweis nicht möglich, geht die Rechtsprechung von einer Aufteilung von 50 zu 50 (beruflich/privat) aus. Sind die Anschaffungskosten höher als 410 Euro (netto), werden sie nicht auf einen Schlag geltend gemacht, sondern zusammen mit der gezahlten Umsatzsteuer über die gewöhnliche Nutzungsdauer des Geräts verteilt. Für PC, Notebook oder Tablet Computer sowie für Zubehör wie Drucker oder Monitor und für zugehörige Software wird als gewöhnliche Nutzungsdauer 3 Jahre angenommen. Für Handys und Smartphones gelten fünf und für Faxgeräte sechs Jahre als gewöhnliche Nutzungsdauer. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputt geht, können die Ersatzkosten sofort (anteilig) abgezogen werden. Außerdem sind die Kosten für Verbrauchsmaterialien (zum Beispiel Toner, Tinte oder Papier) abzugsfähig.
Internet- und Telefongebühren: Steuerzahler können auch berufliche Telefon- und Internetkosten (Grundgebühr und Verbindungsentgelte) absetzen. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat pauschal als Werbungskosten an. Wer höhere Aufwendungen absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei ist bei Telefongebühren ein Einzelverbindungsnachweis über ein- und ausgehende Gespräche hilfreich. Beim Internetzugang ist in der Regel durch die Nutzung von Flatrates kein Einzelnachweis möglich. Daher überträgt die Rechtsprechung die Grundsätze für die Aufteilung von Hardware und nimmt bei fehlenden sonstigen Anhaltspunkten eine Aufteilung von 50 zu 50 (privat/beruflich) an. Dabei ist berufliche Nutzung sogar weiter gefasst als es viele Steuerzahler vermuten: Der Bundesfinanzhof erkennt sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von seiner Familie getrennt ist.
Fortbildungen: Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Computerkurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung ist, dass ein PC-Kurs mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden. Das muss der Kursteilnehmer nachweisen. In jedem Fall sollte er eine Teilnahmebescheinigung bei den Finanzämtern einreichen. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrtkosten zum Kursort (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Besteuerung geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind.
Private Nutzung der IT des Arbeitgebers: Im umgekehrten Fall, wenn der Arbeitnehmer also nicht eigene Geräte beruflich, sondern vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Geräte privat nutzt, gibt es übrigens keine steuerlichen Probleme. Die Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus dieser Nutzung zieht, unterliegen regelmäßig weder der Einkommen- noch der Mehrwertsteuer. Schon 2012 hat der Gesetzgeber zudem klar gestellt, dass sich die Steuerfreiheit auch auf Software und Anwendungen für mobile Endgeräte, also Apps, erstreckt, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werden dürfen.
