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Belegführung digital

Per Mausklick gegen die Zettelwirtschaft

Der regelmäßige Weg zum Steuerberater gehört möglicherweise schon bald der Vergangenheit an. Egal ob Eingangs-, Ausgangsrechnungen oder Kassenbelege: Der mühsame und zeitraubende Umgang mit Papierbelegen kann jetzt deutlich erleichtert werden. Möglich macht dies eine zunehmende Digitalisierung von Vorgängen des Finanz- und Rechnungswesens.

Schon seit Jahren zählt der elektronische Abruf von Bahntickets oder Kontodaten vom hauseigenen Computer für viele zum Alltag. Lange Anfahrtswege und zeitraubendes Schlangestehen vor Schaltern oder Automaten sind passé. Auch das Finanzamt hat das digitale Zeitalter längst eingeläutet und macht eine elektronische Datenübertragung für Unternehmen seit 2005 zur Pflicht. Immer mehr Steuerzahler stellen ihr Finanzmanagement insgesamt auf den Prüfstand und überlegen, welche Prozesse sich in elektronischer Form abwickeln lassen.

Für den Eintritt in die digitale Welt zwischen Soll und Haben reicht im Prinzip bereits ein Scanner oder ein Faxgerät. Eingescannte Papierbelege werden beispielsweise per individueller Faxnummer an ein Rechenzentrum gesendet. Nach elektronischer Archivierung werden die Belege für die Weiterbearbeitung etwa durch den Steuerberater online zur Verfügung gestellt. Gerade für Unternehmen, Freiberufler und Existenzgründer bieten sich hierdurch attraktive Potenziale. Auch Privatleute können beispielsweise die Hausverwaltung von Immobilienvermögen mit digitaler Hilfe verbessern. "Eine systemgestützte Belegführung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöht auch die Qualität der Abläufe und Daten", bestätigt Wirtschaftprüfer und Steuerberater Thomas Becker von der DHPG Bornheim. Obendrein hilft ein digitales Finanz- und Rechnungswesen dabei, Außenstände einfacher zu überwachen und die eigene Liquidität besser zu steuern. Deshalb sind neben fachlichen vermehrt auch ablauftechnische Fragen mit dem Steuerberater zu diskutieren.

Von der digitalen Belegführung profitieren

So wie das Online-Banking den Zahlungsverkehr revolutioniert hat, vollzieht sich ein grundlegender Wandel im Rechnungswesen. Es lohnt sich heutzutage nicht nur für Großunternehmen , Belege digital zu verwalten und zu verbuchen. Die DHPG-Experten wissen, wo die Vorteile für aufzeichnungspflichtige Vorgänge liegen:

1. Schneller: Die Weiterleitung, Abholung und Suche von Papierbelegen ist zeitraubend. Einmal digitalisierte Unterlagen lassen sich in Sekundenschnelle versenden und empfangen. So lassen sich Fahrtkosten, Bearbeitungszeit und damit bares Geld sparen.

2. Flexibler: Dokumente in Papierform lassen sich nur am Aufbewahrungsort einsehen. Auf digitalisierte Unterlagen hingegen kann ortsunabhängig zugegriffen werden - und das von mehreren Personen gleichzeitig.

3. Aktueller: Papierdokumente gehen durch viele Hände und es kommt leicht zu Verzögerungen und Überschneidungen. Digital lassen sich Teilabläufe effizienter koordinieren und abwickeln. Auf Wunsch sind Analysen und Auswertungen tagesaktuell abrufbar.

4. Sicherer: Gedrucktes ist von Beschädigungen oder gar Verlusten bedroht. Digitale Belege hingegen können durch vielfältige Schutzmechanismen gesichert werden. Zudem lässt sich leicht eine Sicherheitskopie für alle Unterlagen erstellen und abspeichern.

(DHPG)

(Redaktion)


 


 

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Thomas Becker
DHPG Bornhei

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