Weitere Artikel
Kommunikationskultur

Intranet 2.0 – 5 Schritte zu einer sinnvollen Kommunikationsplattform - Oder: Frau Meyer lernt sprechen

Die Einführung eines Intranets kann einen entscheidenden Einfluss auf die Firmenkultur und die Akzeptanz des Managements haben. Wer aktiv in Firmenprozesse einbezogen wird und sich zu den offerierten Themen äußern kann, fühlt sich als Mitarbeiter ernst genommen. Ein Intranet kann bereits in kleinen und mittelgroßen Betrieben einen Sinn machen, denn oftmals lässt der hektische Firmenalltag keine Zeit für regelmäßige Besprechungen oder Meetings. Eine zentrale Plattform zum Austausch aller aktuellen Angelegenheiten kann helfen, eine eigenständige und fruchtbare Kommunikationskultur aufleben zu lassen.

Im Folgenden lernen Sie neben Ihren Möglichkeiten, eine geschickte und gewinnbringende Unternehmenskommunikation zu etablieren, auch Frau Meyer kennen. Sie wird Ihnen demonstrieren, warum es sich oftmals lohnen kann, neue Kommunikationswege zu gehen.

Schritt 1 – Lernen Sie Ihr Unternehmen kennen
Oder: Wer ist Frau Meyer?

Nur der Manager weiß, wie sein Unternehmen arbeitet. Oder? Besonders in größeren Unternehmen, die sich in zahlreiche Abteilungen und Niederlassungen aufteilen, ist es für das Management nicht einfach, den Überblick über ihren Mitarbeiterstab und das damit zusammenhängende Potenzial zu behalten. Es kann sich nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter auseinandersetzen. Auch die Kommunikation zu den Abteilungsleitern oder zur Personalabteilung ist keine Selbstverständlichkeit. Und so, wie es dem Management manchmal schwer fällt, das Unternehmen in seiner Gesamtheit zu verstehen, so leiden die Mitarbeiter unter dem Gefühl, unbekannt zu sein und nicht wichtig genommen zu werden.

Frau Meyer zum Beispiel arbeitet seit zwei Jahren in der Buchhaltung eines Unternehmens mit Hauptsitz in Köln und drei Niederlassungen in München, Wien und Mailand. Mit den Kollegen ihrer Abteilung geht sie hin und wieder Mittagessen und interne Newsletter informieren sie unregelmäßig über Neuigkeiten des Unternehmens – aber wie die anderen Abteilungen und auch Filialen arbeiten, davon erlebt sie nur wenig. Manchmal beschleicht sie das ungute Gefühl, austauschbar zu sein und sie findet nur wenig Raum, um sich beruflich zu verwirklichen. Außerdem hätte sie einige Verbesserungsvorschläge für die internen Abläufe der Buchhaltung, weiß aber nicht so recht, an wen sie sich damit wenden könnte.

Das Management kennt Frau Meyer nicht, würde aber durchaus von ihren Ideen profitieren. Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ist eine potenzielle Quelle für Informationen und Expertenwissen. Um dies zu nutzen ist ein Intranet als zentrale Kommunikationsplattform nicht nur hilfreich, sondern kaum mehr wegzudenken.

Schritt 2 – Arbeiten Sie in neuen Strukturen
Oder: Frau Meyer wird innovativ

Wie nun ein Intranet gestalten? Das hängt immer sehr von den Strukturen des Unternehmens ab, aber eben besonders von denen, die das Unternehmen intern gerne aufbauen möchte. Deshalb sollte sich das Management genau überlegen, welchen Haupt-Zweck das Intranet erfüllen soll. Muss eine starke Konzentration auf den Kommunikationsaspekt erfolgen, um das Team enger miteinander verschmelzen zu lassen? Soll eine starke Betonung auf ein internes Informationsmanagement liegen, um die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden zu
halten? Werden diese sehr stark in den Kommunikationsprozess einbezogen oder nur mäßig an der Gestaltung der Inhalte partizipieren? Generell sollte für das
Projekt Intranet in jedem Fall ein Projekt-Team zusammengestellt werden, dass
sich intensiv mit diesem Thema beschäftigt, abteilungsübergreifend agiert und die
redaktionelle Kontrolle behält. Auch sollte hier die detaillierte Ausarbeitung eines
Konzepts beachtet werden.

Frau Meyer kennt die Strukturen des Unternehmens zwar von einem Organigramm
her, das sie irgendwo einmal auf dem Server gefunden hat. Aber sie steht mit
keiner Abteilung in direktem Kontakt und weiß auch gar nicht so genau, was die
verschiedenen Ansprechpartner den ganzen Tag leisten. Das schwarze Brett, das
von Woche zu Woche schon mal Neuigkeiten aufzeigt, liegt auf der anderen Seite
des Firmengeländes. Zu weit für Frau Meyer.

Wichtig für den Aufbau eines Intranets sind eine konsistente Navigation und ein
eindeutiges Branding. Hier muss von vornherein definiert werden, welche Themen, Abteilungen oder Projektbereiche permanent zur Diskussion stehen und die Mitarbeiter informieren. Ob sich die Aufteilung der Bereiche nun an den einzelnen Abteilungen orientiert (Rubrik Buchhaltung, Rubrik Produktion, Rubrik Marketing) oder unterschiedliche Themen behandelt (Unternehmens-News,
Projektmanagement , Firmen-Events, Dokumentenerstellung) hängt stark von der
Unternehmensphilosophie ab. In jedem Fall sollte auf die Integration von Kollaborations-Tools, wie zum Beispiel Nachrichten-Funktionen, und Diskussions- Foren zum direkten Austausch geachtet werden. Suchfunktionen erleichtern die Arbeit, wenn das Intranet sehr komplex wird. In vielen Unternehmen macht ein mehrsprachiger Intranet-Auftritt Sinn, der zwar dieselben Inhalte, diese aber in unterschiedlichen Sprachen präsentiert. In jedem Fall muss das Intranet konsistent und aktuell sein. Immer.

Schritt 3 – Lassen Sie kommunizieren
Oder: Frau Meyer lernt sprechen

Lassen Sie die Mitarbeiter kommunizieren. Wer das Wort ergreift, zeigt Engagement und Interesse und fühlt sich mit seiner Meinung ernst genommen. Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten für eine effektive Kommunikationsführung zur Verfügung. Bevor Sie jedoch Ihre Mitarbeiter zu Wort
kommen lassen, sollten zunächst Sie selbst sich ein Intranet-Profil geben. Wenn
das Management postet, chattet und bloggt, zeigt es die Bereitschaft, das Unternehmen zu informieren und erscheint greifbarer. Empfehlenswert ist beispielsweise ein Management-Blog, das intern und in persönlicher Tonalität über Neuigkeiten und Veränderungen informiert. Auch hier muss genau darauf geachtet werden, saubere Formulierungen und eine gut durchdachte Wortwahl zu
verwenden. Wer „mal eben so“ bloggt kann schnell missverständliche Informationen verbreiten und das führt zu Irritationen. Für die Pflege eines Blogs ist eine fest eingeplante Zeit in der Woche ratsam.

Auch die Mitarbeiter sowie einzelne Abteilungen profitieren von einem Blog oder
regelmäßig gepflegten Rubrik-Beiträgen. Abteilungen verteilen ihre Informationen
zentral an die Mitarbeiter sowie an angeschlossene Abteilungen, die Mitarbeiter
wiederum beteiligen sich an den aufkommenden Diskussionen oder erstellen ihre separaten thematischen Blogs (zum Beispiel Themen-Blog Buchhaltung oder
Produktion). Die unterschiedlichen Kommunikationsplattformen und die dargebotenen Beteiligungsmöglichkeiten lassen eine Unternehmens-Community
entstehen. Dieses Netzwerk ist auf unterschiedliche Weise miteinander verknüpft
und sorgt für einen thematischen und kollegialen Zusammenhalt.

Das neu eingeführte Themen-Blog „Buchhaltung“ in ihrem Unternehmen veranlasst Frau Meyer, die Initiative zu ergreifen. Sie hat viele Ideen, wie man Prozesse vereinfachen könnte und sucht dringend Leute, die ihre Meinung dazu äußern. Außerdem schreibt sie gerne. Sie bietet dem Intranet-Team in der Kommunikationsabteilung des Unternehmens an, das Buchhaltungs-Blog zu moderieren und zu pflegen. Ihre Buchhalter-Kollegin am Standort München zeigt ebenfalls Interesse an dem Blog und bietet ihre Unterstützung an. Frau Meyer ist begeistert.

Neben den klassischen Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb eines Intranets
tragen regelmäßige Umfragen seitens des Managements dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiter herauszufinden und Verbesserungen vorzunehmen.
Personalisierte Angebote, zum Beispiel eine an den Nutzer angepasste Startseite
oder Intranet-Oberfläche, erhöhen den Erlebniswert.


 


 

Intranet 2.0
Intranet
Kommunikationsplattform
kernpunkt
tanja kiellisch
Struktur
Unternehmenskommuni

Passende Artikel suchen

Finden Sie weitere Artikel zum Thema "Intranet 2.0" - jetzt Suche starten:

Kommentar abgeben

Bei einer Antwort möchte ich per E-Mail benachrichtigt werden

 
 

1 Kommentar

von Wittkewitz
07.04.09 16:34 Uhr
Tja

Ich kann mich des Eindrucks nicht erwehren, dass sie hier beschreiben, was ein Intranet leisten kann. Web 2.0 Methoden und Praxisansätze in ein bestehendes Intranet zu integrieren umfasst jedoch ganz andere Aufgaben. Kurz gesagt: Das bloße Nennen von Tools wie Wikis oder Blogs in Assoziation mit Intranet ist sowohl ohne Substanz als auch ein weiterer Sargnagel in bezug auf das eigentliche Potenzial das in Werkzeugen und Ansätzen liegt, die das Teilen, das gemeinsame Erstellen von Inhalten und das koordinierte Vorgehen im Verbund vernetzter Abteilungen und Niederlassungen fokussieren. Vielleicht möchten Sie hier etwas mehr Inhalte auf der Ebene praktischer Erfahrungen nachlesen: www.digitalpublic.de

 

Entdecken Sie business-on.de: