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Personal

Personalplaner — Manager für den Erfolg

Millionen werden in Deutschland durch ineffiziente Personalplanung verschwendet. Dagegen kann eine transparente Organisation nicht nur Geld sparen, sondern auch Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.

Produktivität und Effizienz sind im globalen Markt zu den wichtigsten Faktoren für den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen geworden. Japanische Unternehmen, wie der Automobilhersteller Toyota haben europäischen und amerikanischen Firmen eindrucksvoll bewiesen, dass Effizienz steigernde Konzepte wie Lean Production und Kaizen, wenn sie konsequent angewendet werden, zu beachtlichem Erfolg führen können. Neben einer Straffung und Optimierung von internen Prozessen, dem Outsourcing und der Besinnung auf Kernkompetenzen gibt es eine Ressource, deren Bedeutung bis heute oft unterschätzt wird: die Ressource „Personal“. 

Ressource Personal 

Bisher, das geht aus einer internationalen Studie des proudfood consulting Unternehmens hervor, werden bis zu 39 Prozent der Arbeitszeit unproduktiv verbracht, und das obwohl Personal die teuerste Ressource für die meisten Unternehmen darstellt. Die Ursache liegt vor allem in unzureichender Planung und einer mangelnden Kontrolle der Arbeitszeitplanung. Dieses Ergebnis steht in direktem Gegensatz zu der Realität eines immer dynamischer und damit enger werdenden Marktes, der von Unternehmen in allen Bereichen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fordert. Studien belegen auch, dass eine Arbeitswoche mit 60 Stunden und mehr nicht zwangsläufig zu mehr Produktivität und Effizienz führt, sondern oft nur zu einer hohen Anwesenheitsrate und einer niedrigen Frustrationsgrenze. 

Immer mehr Unternehmen machen die Personalplanung zur Chefsache und analysieren Potentiale mit Hilfe von externen Beratern, die auch betriebsinterne blinde Flecken aufdecken. Um eine Personaleinsatzplanung zu erstellen, die die gesamten Prozesse eines Unternehmens erfasst, liegt es nahe, zunächst eine gezielte Bedarfsanalyse für einen festgelegten Zeitraum zu erstellen. Diese macht eine genaue Prognose des tatsächlichen Bedarfs möglich, wenn sie kontinuierlich mit dem tatsächlichen Arbeitsanfall abgeglichen wird. Grundlegend ist, dass die verschiedenen Prozesse und branchenspezifischen Details ebenso wie eine kritische Beurteilung der Personalplanung, des Waren- oder Informationsflusses durchgeführt werden. Personalbedarf, der saisonalen Schwankungen ausgesetzt ist, kann bei einer unflexiblen Planung der Personalressourcen zu hohen und vor allem unnötigen Kosten führen. Im täglichen Arbeitsablauf ist mit einer optimierten Lösung auch eine schnellere Reaktionszeit bei Krankheitsfällen oder witterungs- bzw. verkehrsbedingten Verzögerungen gegeben. Aber auch um den Anforderungen des dynamischen Marktes gerecht zu werden, muss das übergreifende Ziel sein, den Personalbedarf an die Personalverfügbarkeit anzupassen und flexibel zu variieren. Des Weiteren spielt die richtige Qualifikation des Mitarbeiters ebenso wie seine Verfügbarkeit im Bedarfsfall eine entscheidende Rolle. Flexibilität sollte auch beim Arbeitszeitmanagement einen hohen Stellenwert haben. Den Unternehmen bietet sich hier die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Nutzung von Zeitkonten einzuführen. 

28,5 Stunden-Woche

Eine gezielte Personaleinsatzplanung kann auch Massenentlassungen und den damit einhergehenden Imageverlust verhindern. Das wohl bekannteste deutsche Beispiel ist die schon 1993 eingeführte 28,5 Stunden-Woche bei VW. Der Wolfsburger Konzern sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass er gegenüber anderen Herstellern einen deutlichen Modernisierungsrückstand hatte. Das Management des Konzerns drängte daher auf eine deutliche Kostenreduzierung. Um Massenentlassungen zu vermeiden - der Personalüberhang betrug 30.000 Stellen - wagte man sich an eine bis dahin nie da gewesene Umverteilung der Personalressourcen. Mit der kollektiven Absenkung der Regelarbeitszeit ging eine Reduzierung des Einkommens einher, diese wurde aber durch die geschickte Umverteilung und teilweise Streichung des Urlaubs- und Weihnachtsgeldes abgemildert. 

Schwankungen

In vielen Call-Centern, auf Werften und in produzierenden Industriezweigen schwankt der Bedarf an Personal je nach Auftragslage drastisch. Um jedoch eine hohe Qualität und schnelle Abwicklung von Aufträgen zu garantieren, braucht es gut geschultes Fachpersonal. Solche Peeks mit Leiharbeitern auszugleichen ist die teuerste und ineffizienteste Methode. Man geht heute in vielen Firmen dazu über, auf diese Entwicklungen mit flexiblen Zeitarbeitskonten zu reagieren. Die gewonnene Zeit können die Mitarbeiter flexibel als Freizeitausgleich nutzen oder auch dazu sich weiterzubilden, Gerade junge Bewerber schätzen flexible Arbeitszeiten, womit sich Arbeitgeber im Kampf um junge Talente einen entscheidenden Vorteil verschaffen können. 


 


 

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