PR-Kolumne
So wird die nächste Veranstaltung ein Erfolg

MEHR ZUM AUTOR:

Katrin van Herck
Aufgesang Public Relations GmbH
Agentur für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Braunstraße 6A
Telefon: 0511 923 99 -0

Auch wenn Sie die eigene Geburtstagsfeier schon etliche Male ausgerichtet haben: Eine Veranstaltung für (potentielle) Kunden, wichtige Partner oder sogar die lokale Presse ist damit nicht vergleichbar. Hier ist es besonders wichtig, einen positiven und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Nebenbei und auf die Schnelle ist das nicht zu leisten. Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit der detaillierten und sorgfältigen Planung. Und dabei ist eine Menge zu beachten.

Grundlagen

Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen gilt es, den genauen Rahmen abzustecken. Klären Sie zunächst, was das Ziel der Veranstaltung sein und wer diese besuchen soll. Auch der finanzielle Rahmen ist Ausschlag gebend für alle weiteren Schritte. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie (potenziellen) Kunden und Anwohnern Ihre Arbeitsweise zeigen und sie von der Qualität Ihrer Produkte überzeugen wollen oder ob Sie mit einer Ausstellungseröffnung in Ihrer Filiale Ihr Image pflegen und die Aufmerksamkeit der Presse erringen möchten. Der Veranstaltungsrahmen ist jeweils ein völlig anderer ebenso wie die einzuladenden Gäste und deren Erwartungen.

Überlegen Sie anhand dieser Informationen, was Sie den Gästen bieten möchten und legen Sie den Zeitpunkt der Veranstaltung fest. Prüfen Sie vor der Terminwahl sorgfältig, ob an diesem Tag nicht bereits andere wichtige Ereignisse stattfinden – denn der Auftakt des örtlichen Schützenfestes, die Premiere eines Theaterstückes oder das Sommerfest der Konkurrenz könnten viele Absagen zur Folge haben. Zuletzt bleiben noch die Fragen nach dem geeigneten Veranstaltungsort sowie möglichen rechtlichen Vorgaben (Genehmigungen, GEMA, etc.). Fragen Sie im Zweifelsfall beim Straßenverkehrs- oder Ordnungsamt nach.

So wichtig die Planung auch ist: Bleiben Sie flexibel. Denn im Laufe der Umsetzung können sich die Rahmenbedingungen noch erheblich verändern: Ein fest eingeplanter Mitarbeiter wird krank, das Wetter macht Ihnen einen Strich durch die Rechnung oder die Anzahl der Anmeldungen bleibt weit hinter Ihren Erwartungen zurück. Seien Sie auf solche Eventualitäten eingestellt und haben Sie möglichst schon den „Plan B“ in der Schublade.

Aufgaben verbindlich verteilen

Zu Beginn werden vielleicht viele Mitarbeiter oder Freunde ganz begeistert sein und ihre Hilfe anbieten – dass allein reicht jedoch nicht aus. Stellen Sie frühzeitig ein festes Team zusammen, geben Sie jedem konkrete Aufgaben und vereinbaren Sie regelmäßige gemeinsame Termine zur Abstimmung. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern dazu Zeit zur Verfügung – denn sonst scheitert oft auch das größte Engagement.

Vieles werden Sie gar nicht intern leisten können. Das Buffet übernimmt vielleicht lieber ein Catering-Unternehmen, für die Musik sorgt ein DJ und bei vielen Gästen kann auch Personal zum Bedienen nicht schaden. Je größer die Veranstaltung, desto eher sollten Sie auch bei der Planung auf professionelle Unterstützung zurück greifen – denn das schont die Nerven und vermeidet Pannen. Event-Planer, aber auch PR-Agenturen, bieten Ihnen gerne Hilfe an. So hält prdienst.de beispielsweise ein spezialisiertes Event-Team bereit.

Überlegen Sie also genau, welche Arbeiten Sie nicht selbst erledigen wollen oder können und setzen Sie sich frühzeitig mit entsprechenden Dienstleistern in Verbindung.