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Der Kommunikations-Tipp

Wie Sie Meetings erfolgreich gestalten und effizient planen

Hand aufs Herz: Halten Sie jede Besprechung, an der Sie teilnehmen, für gut investierte Zeit? Wenn ja, prima - aber dann gehören Sie zu den Ausnahmen. Wenn nein, helfen Ihnen die "10 Tipps für erfolgreiche Meetings" des Moderations-Experten Alexander von Reumont von der Akademie für Management-Kommunikation und REDENSCHREIBEN (AMAKOR), dass Ihre Treffen zukünftig effizienter werden!

Wenn 10 Personen an einem 30-minütigen Meeting teilnehmen, werden insgesamt 5 Stunden wertvolle Lebens- und Arbeitszeit investiert. Grund genug, jede Besprechung so effizient zu gestalten wie möglich. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei:

1. Einladung: Werden Sie sich über das Ziel des Meetings klar, und überlegen Sie, wer unbedingt teilnehmen muss. Laden Sie die Teilnehmer(innen) rechtzeitig schriftlich ein.

2. Raum/Technik: Kümmern Sie sich rechtzeitig um einen angemessenen Konferenzraum und die benötigte Visualisierungstechnik. Wird z.B. ein Beamer benötigt? Lässt er sich problemlos an das Laptop anschließen, auf dem die Präsentation gespeichert ist?

3. Agenda: Formulieren Sie das Ziel der Veranstaltung noch einmal schriftlich, und legen Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte fest. Das Thema, das die höchste Priorität hat, sollten Sie als erstes behandeln.

4. Zeitrahmen: Starten Sie pünktlich. Präsentieren Sie zunächst die Tagesordnung. Wenn sich die Teilnehmer untereinander nicht kennen, folgt eine kurze (!) Vorstellungsrunde.

5. Moderation: Als Sitzungsleiter übernehmen Sie die Moderation. Sie steuern die Wortbeiträge, achten auf die Zeit und geben dem Meeting eine Struktur.

6. Störungen: Sie sorgen auch dafür, dass alle Handys ausgeschaltet sind, und unterbinden mögliche Profilierungsversuche.

7. Visualisierung: Verwenden Sie Beamer, Pinnwand oder Flipchart, um die wichtigsten Punkte der Besprechung zu visualisieren. So können alle Teilnehmer den Verlauf leicht nachvollziehen.

8. Zusammenfassen: Als Sitzungsleiter fassen Sie immer wieder Zwischenergebnisse der Diskussion zusammen, um Missverständnisse zu vermieden.

9. Pausen: Bei längeren Konferenzen sollten Sie regelmäßige Pausen einplanen, spätestens nach 90-120 Minuten.

10. Ergebnisprotokoll: Lassen Sie im Anschluss an das Meeting allen Teilnehmer(inne)n so schnell wie möglich ein Protokoll zukommen, das auch einen genauen Aktionsplan enthält: Wer soll was bis wann erledigen?

(Redaktion)


 


 

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