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Lexmarks Gesamtkostenbetrachtung

Zentrale Kopierlösung nicht unbedingt Kosteneffizient

Wer glaubt, mit einer zentralen Kopiererlösung Druckkosten zu sparen, der irrt: Zwar spricht die Berechnung des Seitenpreises auf Basis der direkten Kosten (Hardware, Service, Wartung und Verbrauchsmaterial) klar für den klassischen Kopierer. Jedoch greift diese Betrachtung zu kurz und gibt tatsächlich nur ein Viertel aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen (Total Cost of Ownership) wieder. Die restlichen 75 Prozent bezeichnen die so genannten indirekten Kosten, die sich zu einem Drittel aus Output-Management und zu zwei Dritteln aus Prozesskosten zusammensetzen.

Vor allem die Prozesskosten, die beispielsweise Wartezeiten der Mitarbeiter vor dem Gerät oder zurückgelegte Wegstrecken zu den Geräten berücksichtigen, werden bei Seitenpreiskalkulationen von Kopierern häufig außen vor gelassen. Zieht man außerdem Faktoren, wie die seit Jahren rückläufigen Kopiervolumina (1) oder die weiten Wege zum zentral aufgestellten Abteilungskopierer ins Kalkül, dann wendet sich das Blatt zugunsten einer druckerbasierten Multifunktionslösung.

Die über 3.000 Analysen, die Lexmark bei großen und mittleren Unternehmen durchgeführt hat, zeigen fast ausnahmslos über die Jahre gewachsene, heterogene Gerätelandschaften - nebeneinander aufgereiht stehen Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte sämtlicher Couleur und von den verschiedensten Herstellern. Diese gewachsenen Strukturen gehen in den meisten Fällen einher mit einer hohen Kostenbelastung. Um die Kosten im Bereich Dokumenten-Output zu reduzieren, ist die Konsolidierung der Geräte eine elegante und effiziente Methode. Allerdings steht das Unternehmen dann vor der Wahl zwischen Geräten, die entweder auf der Technologie der Digitalkopierer basieren, oder Lösungen, die auf Laserdruckern aufbauen.

Die Druckerexperten von Lexmark empfehlen in diesem Fall, die Investitionsentscheidung in eine neue Geräteflotte nicht allein von Druckkostenberechnungen auf Basis des Seitenpreises zu treffen. Vielmehr sollten die Total Cost of Ownership (TCO) als Maßstab verwendet werden, da diese neben den direkten auch die indirekten Kosten, die bekanntlich eher langfristig ins Gewicht fallen, beinhalten. Erst die ganzheitliche Betrachtung aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen macht deutlich, dass das ultimative Argument des günstigen Seitenpreises der Kopierer nur dann zum Tragen kommt, wenn die zentrale Kopierstation ohne Pause arbeitet - getreu dem Motto „alle Volumen auf ein Gerät".

Power-Kopierern mag dies als Grund genügen, allerdings zeigen Studien ein anderes Bild: Laut statistischen Erhebungen (1), werden 95 Prozent der Dokumente gedruckt und nicht mehr kopiert - Tendenz steigend. Moderne Multifunktionsgeräte (All-In-One-Geräte) sind Allround-Genies und besitzen zahlreiche intelligente Funktionen, die sie für die unterschiedlichsten Aufgaben prädestinieren und gleichzeitig helfen, Kosten zu sparen. Durch die integrierte Scan-Funktion beispielsweise können All-In-One-Geräte Dokumente dort erfassen, wo sie das Unternehmen erreichen - damit entfällt eine aufwendige und zentrale Erfassung.

Bei sorgfältiger Betrachtung sind multifunktionale Lösungen in dezentralen Strukturen nicht nur die optimalen Ausgabegeräte, sondern auch Bestandteil einer modernen Outputstrategie. Wenn sie sinnvoll mit Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendruckern je nach individueller Anforderung der Unternehmenssituation kombiniert werden, können diese bis zu 40 Prozent bei den Druckkosten einsparen. Auch wenn es für einen Druckerhersteller paradox erscheinen mag, fasst Lexmark diesen strategischen Ansatz unter dem Motto „Weniger drucken" (www.wenigerdrucken.de) zusammen.

(Redaktion)


 


 

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