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  • 31.10.2016, 13:54 Uhr
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  • Deutschland
Kommunikation

Erfolgsrezepte zum internen Informationsaustausch – Wie die Challenge gelingt

Die interne Kommunikation gleicht in vielen Betrieben einer schier unüberwindbaren Hürde. Nicht selten wird wertvolle Zeit verschwendet, weil Informationen erst über Umwege ans Ziel gelangen. Häufig lösen schlecht organisierte Kommunikationsprozesse sogar schwerwiegende Folgen wie Umsatzeinbußen oder Imageschäden aus. Mit der richtigen Geschäftspolitik lässt sich dem entgegenwirken und der gesamte Betriebsablauf optimieren.

Kommunikation ist alles

Ohne das Kommunizieren unter Mitarbeitern, Führungskräften und der Chefetage könnte ein Unternehmen nicht erfolgreich geführt werden. Neben der externen Kommunikation, die den Kundenkontakt einschließt, spielt der interne Austausch von Daten, Informationen und Anweisungen eine elementare Rolle. Trotz der Bedeutung, vernachlässigen viele Unternehmen diesen Sektor. Ein fataler Fehler, der mit teilweise hohen Kosten verbunden ist. Diese werden lange nicht wahrgenommen. Doch Fehler in der Kommunikationspolitik machen sich früher oder später bemerkbar. Werden Aufgabenstellungen nicht richtig verstanden, Vorgaben zu ungenau ausgesprochen oder Sicherheitshinweise fehlerhaft übermittelt, können die Folgen schwerwiegend sein. Nicht nur Ärger unter Kollegen, auch misslungene Aufträge, teure Verzögerungen oder unzufriedene Kunden sind denkbar. Clevere und sinnvolle Lösungen müssen her, um die innerbetrieblichen Kommunikationsprozesse optimal zu gestalten. Die folgenden Regeln helfen dabei!

1. Klare Inhalte formulieren

Egal ob via Mail, Telefon oder Chat: Eine Nachricht sollte immer von einem klar formulierten Inhalt geprägt sein. Der Leser beziehungsweise Zuhörer sollte nicht rätseln müssen, was der Gesprächspartner überhaupt will. Stattdessen muss in Kürze deutlich werden, was gemeint ist und worin die Aufgabe besteht. Das Ziel einer Nachricht muss sein, Informationen vollständig, unverfälscht und unmissverständlich zu übermitteln.

2. Kommunizieren ohne Umwege

Im Zeitalter von WhatsApp, E-Mail und Co. haben viele Menschen verlernt, direkt zu kommunizieren. Häufig werden Informationen über Umwege weitergegeben. Bis der Inhalt am eigentlichen Ziel ankommt, dauert es unnötig lang. Außerdem werden in vielen Betrieben viele Personen in einen kommunikativen Prozess einbezogen, die gar nicht betroffen sind. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. Der direkteste Kommunikationsweg, ist deshalb immer der beste.
Beispiel: Der Chef eines Vertriebsunternehmens möchte seinen Außendienstmitarbeitern ein neues System zur Kundenakquise präsentieren, das ab dem kommenden Monat getestet werden soll. Hierfür spricht er zunächst mit den Vertriebsleitern, welche nach der Einweisung die Informationen an ihre Teamleiter und diese wiederum an ihre Teammitglieder weitergehen. Auf dem Weg zum Ziel, nämlich den Außendienstmitarbeitern mit direktem Kundenkontakt, gehen wichtige Anweisungen „verloren“ und weniger wichtige Details werden unnötig erweitert. Zwar kann diese Reihenfolge der Kommunikationskette funktionieren, immer ist das aber nicht der Fall. Direkter und mit geringerem Risiko verbunden, wäre hier eine Telefon- oder Videokonferenz, an der zumindest alle Vertriebs- und Teamleiter teilnehmen. Hierbei versammelt die Chefetage alle wichtigen Informationsempfänger und gibt ihnen die Chance Fragen zu stellen. Dank praktischen Services, wie es telefonkonferenz.de für telefonische Konferenzen darstellt, lassen sich derartige Kommunikationswege einfach, günstig und zielgerichtet umsetzen. Zahlreiche Teilnehmer, die sich womöglich alle an unterschiedlichen Standorten aufhalten, können so bequem miteinander kommunizieren.

Ein weiteres Beispiel: Ein Betrieb möchte eine neue Produktlinie einführen und gemeinsam mit Entwicklern, Verkäufern und Vertrieblern an der Umsetzung der Idee arbeiten. Statt alle Betroffenen innerbetrieblich via Mail mit Fotos und schriftlichen Angaben über die Pläne in Kenntnis zu setzen, wäre es unkomplizierter eine Video-Konferenz zu organisieren, in der alle anhand von Folien oder vielleicht sogar anhand von Prototypen die Idee konkret sehen und somit viel schneller „greifen“ können. Mit geeigneter Soft- und Hardware lassen sich Videokonferenzen günstig und zügig realisieren.

3. Führungskräfte schulen

Probleme in der Kommunikationspolitik sind meist hausgemacht. Die größte Herausforderung stellen Führungskräfte dar. Denn sie unterschätzen die Bedeutung der internen Kommunikation häufig maßgeblich. Das Ergebnis sind Missverständnisse zwischen Kollegen und der Führungsebene. Elementar für eine einwandfreie Kommunikation ist die Schulung von Führungskräften zur Informations- und Kommunikationspolitik. Erst wenn die oberste Hierarchieebene die Kunst des Kommunizierens beherrscht, darf diese Fähigkeit auch von der Belegschaft erwartet werden. Tipps und Anregungen zum Thema Weiterbildung wurden hier zusammengefasst.

4. Informationen zielgruppenorientiert erfassen und weitergeben

Ein großes Manko vieler Chefs, Angestellten und Führungskräfte besteht in der falschen Aufbereitung von Informationen. Statt sich darüber Gedanken zu machen, welche Fakten der Empfänger der Nachricht für seine Aufgabe benötigt und welche nicht, werden Informationen einfach weitergeleitet. Durch diese ignorante Vorgehensweise sind Fehler vorprogrammiert.
Müssen Nachrichten an mehrere Empfänger ausgehändigt werden, sollte dies gleichzeitig erfolgen. Niemandem ist geholfen, wenn aus einer Gruppe von fünf Personen zwei die nötigen Daten nachträglich erhalten. Schließlich müssen sie dann nachträglich auf den aktuellen Stand gebracht werden. Außerdem gehört zur zielgruppenorientieren Kommunikation, dass die richtigen Kanäle gewählt werden. Beispielsweise wäre es wenig sinnvoll Vertrieblern, die hauptsächlich via Smartphone und Mail kommunizieren, Printdokumente zukommen zu lassen. Stattdessen profitieren die Empfänger von clever arrangierten Fakten in einer E-Mail oder durch die Bereitstellung von Dokumenten via Cloudlösung, auf die sie zugreifen können, wenn es ihr Zeitplan unterwegs zulässt.

5. Zeitliche Planung beachten

Werden Informationen zu spät übermittelt, verursacht dies nicht nur Zeitdruck beim Empfänger. Auch die Beziehung zwischen den Kommunikationspartnern leidet. Daher sollte beim Kommunizieren der zeitliche Faktor immer einbezogen werden. „Eine gute interne Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass sie auf kürzestem Wege übertragen wird, nicht irgendwo „hängen“ bleibt oder gar an die falsche Adresse entsendet wird“, fügt man in einem Kommunikationsratgeber unter marquardt-strategie.de hinzu, einem Blog für den Mittelstand.

6. Mündliche Kommunikation

Die mündliche Kommunikation kommt in erster Linie bei Meetings zum Einsatz. Hier gilt es vor Beginn der Besprechung einen Zeitrahmen festzulegen. Offene Meetings ziehen sich unnötig hin und vergeuden Zeit, die anderweitig besser investiert wäre. Steht ein Ende schon zu Beginn fest, lässt sich das Meeting produktiv gestalten. Im Karriereportal access.de ergänzen die Karriere-Coaches Gitte Härter und Christine Öttl: "Bestimmen Sie einen Moderator, der sich um die Einhaltung der Themen kümmert, die Zeit im Blick hat und bei abschweifenden Diskussionen die Gruppe zurück zum Thema führt."

7. Schriftliche und digitale Kommunikation

Bei der schriftlichen Kommunikation ist entscheidend, dass die verfassten Daten auch ohne mündliche Absprache aussagekräftig sind und dem Empfänger alle Hinweise bereitstellen, die er zum Bearbeiten benötigt. Geht es darum dem Großteil des Personals eine bestimmte Information zukommen zu lassen, ohne jeden Einzelnen persönlich anzusprechen, kann eine Rundmail mit dem Aushang am Schwarzen Brett kombiniert werden. So wird sichergestellt, dass jeder informiert wir. Digitale Medien haben positive und negative Auswirkungen auf die interne Kommunikation. Nachfolgend werden die Chancen und Risiken tabellarisch erörtert:

Pro digitale Medien Contra digitale Medien

-räumlich unabhängige Kommunikation
 -Mails und Co. können aufgrund der Flut an Nachrichten übersehen werden
-Beschleunigung von Informationsverbreitung und Bearbeitung-zwischenmenschliche Kommunikation leidet
-betriebliche News lassen sich via Intranet-Lösungen schnell, zielgerichtet und komfortabel verteilen
-digitales Schwarzes Brett zur kontinuierlichen Aktualisierung von Daten

Generell sollte die schriftliche Kommunikation immer bevorzugt werden, da sich damit Informationswege dokumentieren und Fehler vermeiden lassen. Ist eine mündliche Information aus zeitlichen Gründen vorteilhaft, sollte sie immer mit einer schriftlichen Alternative ergänzt werden.

8. Leitlinien erarbeiten

Ein effektives Mittel um das Kommunikationsverhalten des Betriebs zu verbessern, besteht in der Ausarbeitung von Leitlinien, an der sich anschließend jeder orientieren muss. Das steigert die Motivation für aktive Kommunikation unter Kollegen und die Zufriedenheit. Die Leitlinien sollten von klar formulierten Standards geprägt sein.

Fotos von pixabay.com v.o.n.u.: RyanMcGuire, jarmoluk, Unsplash, inproperstyle

(Redaktion)


 


 

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