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IT/Kommunikation

Social Intranet – Der Mensch im Fokus der Unternehmenskommunikation

Das klassische Intranet hat schon seit Aufkommen der Web 2.0-Tools ausgedient. Nun genügt es jedoch auch nicht mehr, Blogs und Wikis im Unternehmen im Einsatz zu haben. Der Mensch soll in den Mittelpunkt seiner eignen Arbeits- und Unternehmenswelt gestellt werden.

 Intranet-Projekte zielen zunehmend darauf ab, Menschen im Unternehmen zu vernetzen, um Kommunikation zu fördern und Wissen zu teilen. „Social Intranet“ ist das Schlagwort, das die Hoffnung von Kommunikationsverantwortlichen schürt, aus einem Intranet einen Mehrwert zu schaffen: Schnelligkeit, Transparenz, Mitarbeiterzufriedenheit und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen.

Social Intranet – was ist das?
Grundidee eines Social Intranets ist es, dem Mitarbeiter eine Online-Arbeitswelt zu bieten, die es ihm ermöglicht, sein Wissen zu speichern, sich mit seinen Kollegen zu vernetzen, Experten und Inhalte zu finden und dabei alltägliche Arbeiten zu erledigen. Internetseiten wie Facebook, Xing, Twitter, Foren, Wikis & Co funktionieren nach einem ähnlichen Prinzip und schaffen Werte, indem sie das Wissen Vieler („schwarmintelligent“) vernetzen.
Microsoft SharePoint hat bereits in der 2010er Version gezeigt, dass der Trend hin zum „Mitmach-Intranet“ erkannt wurde und brachte gut funktionierende Blogs, Wikis, Ratings, Kommentarfunktionalitäten sowie eine persönliche MySite mit. Die kommende Version SharePoint 2013 folgt diesem Weg und ergänzt die Plattform mit einem Community Site Template, einem persönlichen Aktivitäten-Stream, Like/ Feedbackfunktionalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation. Bei der Vielzahl an Möglichkeiten, ein „Social Intranet“ zu gestalten, sollten jedoch auch Fragen nicht zu kurz kommen wie: Kommen die Mitarbeiter überhaupt mit all diesen Funktionalitäten zurecht? Wie reagiert der Betriebsrat? Oder: Wie können die Basisfunktionen eines Intranets wie die Verteilung von Unternehmensneuigkeiten überhaupt noch integriert werden? Welche Tools und Funktionen eignen sich wofür? Und wie erreicht man, dass die Anwender das Social Intranet auch wirklich annehmen? 

Die Erfolgsfaktoren
Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist. Es muss für jede Organisation stets individuell betrachtet werden, wo der tatsächliche Nutzen für das gesamte Unternehmen liegt. Wichtig ist, dass ein spontaner und aktiver Austausch möglich ist und dass so eine intensivere Vernetzung der Mitarbeiter untereinander entstehen kann.

Weitere Erfolgsfaktoren für ein Social Intranet sind:
Zieldefinition und Planung
Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social-Media-Tools unterstützen und optimieren lassen. Eine exakte Zielsetzung, was durch das Projekt erreicht werden soll, muss definiert werden, um später die Erfolge messen zu können. 

Veränderung der Unternehmenskultur
Soziale Funktionalitäten verändern nicht die Unternehmenskultur. Vielmehr muss generell ein Umdenken in der Kommunikation des Unternehmens stattfinden, um die vielfältigen Potenziale optimal zu nutzen. Primär gilt: Im Unternehmen muss Interaktivität gelebt und gefördert werden. Eine Kultur der Transparenz, des Dialogs und der Offenheit fördert die Beteiligung der Mitarbeiter und ist die Basis für eine breite Akzeptanz der technischen Möglichkeiten. 

Ganzheitliche Integration
Ein Fehler wäre es, Web-2.0-Funktionen als separate Tools im Unternehmen einführen zu wollen. Anwender akzeptieren in erster Linie Funktionalitäten, die als selbstverständliche Bausteine in die Kommunikation und in die Kommunikationssysteme integriert sind. SharePoint ist für Social Intranets daher ideal geeignet, weil die Plattform oftmals schon für alle tagesaktuellen Arbeitsabläufe und für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander genutzt wird. Klassische Themen wie Dokumenten-Management, Enterprise-Content-Management oder Web-Content-Management sind hier ebenfalls optimal einzubinden.

Personalisierte Informationen
Je mehr die Informationen im Intranet auf das Interesse des Mitarbeiters zugeschnitten sind, desto größer die Akzeptanz. Über einen sozialen Nachrichtenstream als zentrales Element der Benutzeroberfläche zum Beispiel kann der Mitarbeiter sich über Neues informieren. Jeder Kollege kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos posten und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren oder sich auch über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informieren. Die Filterfunktion von SharePoint hilft dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren.

Klassische Informationen
Intranets auf SharePoint-Basis dienen generell der besseren Informationsversorgung aller Mitarbeiter. Mit den Social-Funktionen können diese Informationen über Wikis, Profile, Tags und Notizen nun noch besser vernetzt werden, so dass zum Beispiel Informationen und Experten unternehmensweit schneller auffindbar sind. 

Schrittweises Rollout
Die Anwender sollten nicht von Beginn an mit zu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert werden. Auch ein zu „harter“ Cut oder Paradigmenwechsel sind nicht immer zu empfehlen. Es bietet sich daher an, mit den sozialen Funktionen zunächst konkreten Problemen und Schwachstellen im Unternehmen entgegenzuwirken. Hier ist beispielsweise ein schrittweises Rollout von MySites sowie der Tagging- und Newsfeed-Funktionalitäten von SharePoint möglich. Kommentare, Ratings oder Likings sind ebenfalls Funktionen, die intuitiv verwendet werden können und schnell zusätzlichen Nutzwert stiften.

Pilotanwender finden
Pilotanwender sind in mehrerer Hinsicht wichtig, um die Einführung von Sozialen Funktionen in Intranets zu stützen. Es ist wichtig, sowohl Social-Media-affine wie auch die skeptischen Mitarbeiter für die neuen Funktionen zu gewinnen. Dies ist keine Generationenfrage, sondern eher abhängig von den persönlichen Einstellungen der Mitarbeiter. Pilotanwender können mit ihren positiven Erfahrungen und Erfolgsstorys ihre Kollegen begeistern, diesen bei der Nutzung helfen und so zum unternehmensweiten erfolgreichen Einsatz beitragen. 

Kontinuierlicher Ausbau
Häufig kristallisieren sich im konkreten Anwendungsfall weitere spezielle unternehmensspezifische Anforderungen heraus, an die bei der ursprünglichen Planung noch niemand gedacht hat. Erweitert man die Möglichkeiten für die Nutzer auf Basis dieser Erkenntnisse, wird das Gesamtkonzept sinnvoll ergänzt und kontinuierlich ausgebaut. Dadurch steigt zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird der Wissens- und Informationsaustausch über das Social Intranet immer selbstverständlicher.

Die technologische Basis
Betrachtet man die Erfolgsfaktoren von Social Intranets, wird schnell sichtbar, dass die Technologie beim diesem Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch bietet eine stabile technologische Plattform wie SharePoint bereits viele Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Social Intranets schnell und einfach machen. Zudem kommt es darauf an, dass die Technologie leicht bedienbar und integrierbar ist. Alternativ können SaaS-Dienste wie Office365 genutzt werden, um die technologische Basis für ein Intranetszenario zu „mieten“. Für welche Variante sich Unternehmen entscheiden, die Technologie ist und bleibt nur ein Teil des großen Ganzen, was ein Social Intranet ausmacht. Für einen langfristigen Erfolg bedarf es einer konsequenten Umstellung der Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf Vertrauen und Informationstransparenz setzt.

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(Redaktion)


 


 

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