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Betriebsführung

Mit System zum Unternehmer-Erfolg

Viele Unternehmer rotieren wie im Hamsterrad. Doch trotz Stress pur, bleibt häufig nicht genug „hängen“, wird zu wenig verdient. Dabei lassen sich unternehmerischer Erfolg und persönliche Lebensqualität durchaus erreichen. Systematische Unternehmensentwicklung aus einem Guss ist die Voraussetzung dafür, erklärt Dr. Axel Bauer.

Ordentliche Erträge und mehr persönliche Freiräume – welcher Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler wünscht sich das nicht? Damit die ersehnten Freiräume möglich werden, sollten zunächst die Hausaufgaben in Punkto Betriebsführung gemacht werden, denn die Erfahrungen zeigen: Je besser und sorgfältiger ein Unternehmen organisiert ist, desto höher ist die persönliche Zufriedenheit des Inhabers.

Zu einer guten Betriebsführung gehört es, immer wieder die unternehmerischen Aufgaben, etwa Organisation, Finanzen, Kundengewinnung, Personal und Leistungen etc., auf den Prüfstand zu stellen und zu analysieren, welcher Bereich zu verbessern ist. Eine Möglichkeit dazu ist ein Business Scan. Damit lassen sich innerhalb eines Tages alle relevanten Geschäftsdaten und -prozesse untersuchen sowie die Maßnahmen bestimmen, die bevorzugt durchgeführt werden sollten, um einen Betrieb schnell und nachhaltig zu optimieren.

Business Scans durchführen

Wie eine Vielzahl von Business Scan-Auswertungen zeigt, stehen folgende Herausforderungen besonders häufig auf der Agenda:

  • die Etablierung einer Führungssystematik,
  • die bessere Planung der Finanzen,
  • die systematischere Kundenakquisition und
  • die Optimierung der Geschäftsabläufe.

Dies alles hat viel mit einer guten Planung zu tun. Während des Planungsprozesses erkennen die meisten Chefs, dass sie ihren Betrieb anders als bisher agieren müssen. Gleichzeitig sind sie oft überrascht, wie einfach es ist, ihren Betrieb systematischer zu führen.

Den Unternehmern, die zum Beispiel immer wieder Probleme mit ihren Mitarbeitern haben, hilft es meist schon, wenn sie klare Regeln für das Miteinander festlegen, im Idealfall schriftlich. Auf diese Weise erledigen sich viele Führungsfragen und -probleme von selbst. Wer sich engagierte Mitarbeiter wünscht, muss daher Strukturen schaffen, in denen die Mitarbeiter nicht Dienst nach Vorschrift machen können.

Zudem sollte der Chef seine Ziele und Erwartungen den Mitarbeitern klar kommunizieren. Genauso müssen Regeln und Grenzen deutlich gemacht werden. Unternehmer müssen für ihre Mitarbeiter zudem berechenbar sein und nicht ständig Strategien und Entscheidungen ändern. Ganz wesentlich ist darüber hinaus, dass erfolgreiche Unternehmer über die Fähigkeit verfügen, zentrale Aufgaben richtig zu organisieren.

Aufgaben delegieren

Ziele, Team- und Kommunikationsregeln, klare Abläufe und Checklisten geben allen Beteiligten Sicherheit, auch in hektischen Phasen. Dazu tragen etwa Tätigkeitsbeschreibungen und Arbeitsanweisungen bei. Jeder Mitarbeiter weiß dann genau, was seine Aufgabe ist und wie diese zu erfüllen ist. Was für sein Geschäft höhere Priorität hat, legt der Inhaber fest. Die Mitarbeiter sollten ihren Aufgabenbereich jedoch eigenverantwortlich erledigen können. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter aktiv eingebunden, statt sie zur Hilflosigkeit zu erziehen.

Das Problem vieler Unternehmer besteht darin, dass sie selbst der beste Mitarbeiter sind – und sein wollen! Sie erledigen alles selbst, statt ihren Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen. Damit das Delegieren tatsächlich klappt, sollte der Chef darauf achten, dass mit der Delegation von Aufgaben immer auch Ziele und deren Erreichen verbunden sind. Die Kontrolle delegierter Aufgaben ist daher wichtig. Wer die Regeln des Delegierens beachtet, ermöglicht es, den Output zu vervielfältigen.

Strukturen aufbauen

Achtung: Wenn Mitarbeiter eine Aufgabe zurückdelegieren, fehlt ihnen die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Andere Gründe sind, dass sie die Aufgabe nicht verstanden haben oder dass ihnen die Zeit aufgrund von Überlastung fehlt bzw. Handlungskompetenzen nicht vorhanden sind. Damit die Delegation von Aufgaben funktioniert, sollte der Chef ebenfalls klare Delegationsregeln mit den Mitarbeitern vereinbaren.

Unternehmer sollten sich bewusst machen, dass Mitarbeiter grundsätzlich dem Prinzip des geringsten Widerstands folgen, was bedeutet, dass sie immer so handeln, wie es für sie selbst am bequemsten ist. Weil dies so ist, bedarf es in jedem Betrieb Strukturen, die Leistungen – und die Bereitschaft dazu – fördern. Das bedeutet: Außer klaren, verbindlichen Zielen und Kontrollen, ob die Vorgaben erreicht wurden, sind Strukturen in Form von Tätigkeitsbeschreibungen und Arbeitsanweisungen erforderlich, die den Mitarbeitern als Wegweiser dienen. Merke: Strukturen sind die eigentlichen Bahnen, die das Verhalten eines Betriebes beeinflussen. Wie ein Flussbett den Verlauf des Wassers bestimmt, so bestimmen Strukturen, wie sich Mitarbeiter im Unternehmen verhalten.

Für den Unternehmer selbst wird in der Folge das Wirklichkeit, was er sich immer erträumt hat: Sein Betrieb floriert, gleichzeitig bekommt er persönlich wieder mehr Freiräume.

(Dr. Axel Bauer)


 


 

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