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Erfolgreiche Projekte

Wie IT und Fachabteilung effektiver zusammenarbeiten

Ohne die IT läuft gar nichts. Nahezu jede Aufgabe, die in Unternehmen anfällt, wird mithilfe von Informationstechnik gelöst — egal ob Dienstplan, Rechnungslegung, Kundenkartei oder E-Mail-Verkehr. Reibungslos läuft die Zusammenarbeit deshalb trotzdem nur selten, besonders wenn größere Projekte anstehen. Dabei können bessere IT-Lösungen einen echten Wettbewerbsvorteil bedeuten.

Bei kaum einem Thema sind sich die Mitarbeiter auch abteilungsübergreifend so einig wie bei diesem: Wenn jemand auf wichtige Dokumente nicht zugreifen kann oder Projekte nicht schnell genug fertig werden, sind die IT-Kollegen schuld. Dabei ist es egal, ob für die Zugriffsrechte unternehmensinterne Bestimmungen verantwortlich sind oder eine Systemumstellung die gesamte Abteilung technisch und personell überlastet. Die Technikspezialisten nehmen alle wahr, aber eben nur dann, wenn etwas nicht läuft, wie gewohnt.

Reibungen lassen sich reduzieren

Viele Unternehmenslenker nehmen diese Sonderrolle und damit verbundene Reibungen hin, obwohl es viel effizienter und kostengünstiger wäre, die Zusammenarbeit zwischen der IT und den anderen Fachabteilungen zu verbessern. Typisches Szenario: Ein Fachbereich soll zukünftig zusätzliche Aufgaben übernehmen und braucht dafür eine neue technische Anwendung. Die Unternehmens-IT soll das Problem lösen. Damit das Ergebnis auch zu den Anforderungen des Fachbereichs passt, müssen die Kollegen gemeinsam an dem Vorhaben arbeiten. Doch besonders bei umfangreicheren und zeitintensiven Projekten wird es meist schwierig: Die Kollegen bringen wenig Verständnis füreinander auf, reden aneinander vorbei und haben kein gutes Bild von der anderen Abteilung. Darunter leidet das gesamte Projekt. Doch wer die kommunikativen und strukturellen Hürden kennt, hat gute Chancen, diese zu überwinden.

Problemfeld Nummer eins: Hürden in der Kommunikation

In den meisten Fällen sprechen die Fachabteilungen und IT-Spezialisten nicht dieselbe Sprache. Die technikaffinen Mitarbeiter bekommen häufig nicht die präzisen Anweisungen, die sie bräuchten, um die passende Lösung zu entwickeln. Ein Beispiel aus der Praxis: "Die Kunden sollen in einer Tabelle erscheinen und daneben wollen wir sehen, was sie zuletzt gekauft haben. Wenn ich auf den Namen klicke, soll deren Telefonnummer gewählt werden und das System soll das Gespräch speichern." Ein IT-Fachmann kann mit dieser Anforderung vermutlich wenig anfangen. Für ihn mangelt es an Inhalt: Welches Geschäftsproblem soll gelöst werden? Was genau soll das neue Programm können? Welche Anforderung ist überhaupt neu? Was ist das Ziel der Anwendung? Stattdessen halten sich die Kollegen aus seiner Sicht mit Layoutfragen auf. Was später wo erscheint, ist für den Techniker eine gestalterische Frage, keine inhaltliche.

Es gibt immer Klärungsbedarf

Keine Seite hat ein Interesse daran, dass die technische Lösung am Bedarf der Fachabteilung vorbeigeplant wird. Die IT-Spezialisten sind deshalb gut beraten, Nachfragen zu stellen, die ihnen helfen, das Problem und den Lösungswunsch des Kollegen aus der Fachabteilung zu verstehen. Sie sollten genau hinhören und sensibel für vermeintlich klare Begrifflichkeiten sein. Es hilft, diese gemeinsam zu definieren oder nachzuhaken im Sinne von: "Ist es Ihnen wichtig, dass alle Kunden in der Tabelle angezeigt werden oder nur die, die im letzten Jahr bestellt haben?".

Ideal ist es, wenn beide Seiten zudem auf spezifisches Fachvokabular verzichten. Die IT-Fachleute sollten außerdem hellhörig werden, wenn Modeworte im Gespräch auftauchen. Big Data, Cloudlösung und Business Analytics sind solche Begriffe. Alle sprechen darüber, aber keiner weiß, was es genau meint. Kommunikationsprobleme zwischen IT und Fachabteilungen verringern sich, wenn beide Seiten nachfragen, sobald sie etwas nicht verstehen oder ihnen nicht klar ist, wohin das gemeinsame Projekt führen soll.

Mit Challenging Sessions den Kommunikationsprozess sinnvoll verändern

Jedes Unternehmen hat eingespielte Abläufe, wenn an der Schnittstelle zwischen Fachabteilung und IT ein neues Projekt aufgesetzt wird. Es hat sich bewährt, dieses Muster zu durchbrechen. Erfahrungsgemäß macht der Einsatz von so genannten Challenging Sessions anfangs etwas mehr Arbeit, die sich aber im Laufe des Projektes doppelt und dreifach lohnt. Doch was verbirgt sich dahinter?

Die Fachabteilung skizziert zunächst ihre Anforderungen an die geplante IT-Anwendung schriftlich. Die IT-Spezialisten haben danach Gelegenheit, sich diese anzusehen. Erst dann treffen sich die Vertreter beider Abteilungen, um sich gegenseitig herauszufordern (englisch: to challenge someone). Die IT fragt: Was wollt Ihr damit? Die Fachabteilung hingegen will wissen, wie man das Gewünschte umsetzen kann. Der herausfordernde Ton der Sitzung klärt wichtige Inhalte und Eckdaten. Erst wenn die IT verstanden hat, was die Kollegen für ihre Arbeit brauchen, kann sie das Problem technisch lösen. Gleichzeitig erfährt die Fachabteilung, was umsetzbar ist und alle Beteiligten sprechen über den Zeithorizont des Projektes. Ein erfahrener Moderator sollte das Gespräch begleiten.

Öfter mal die Perspektive wechseln

Ein großer Vorteil: Die Challenging Sessions wirken über die Dauer des einzelnen Projektes hinaus. Das Konzept verbessert die gesamte Kommunikation zwischen Abteilungen, weil es von allen Beteiligten fordert, die Perspektive des Gegenübers einzunehmen. Damit lösen sich langfristig auch Vorurteile. Eine andere Möglichkeit für den abteilungsübergreifenden Austausch, der auch unabhängig von laufenden Projekten stattfinden sollte, ist die Hospitation in anderen Abteilungen.

Problemfeld Nummer zwei: Strukturelle Hürden

Fast jeder IT-Fachmann kennt die "Nachtischsituation": In der Kantine trifft er einen Kollegen, für dessen Abteilung er eine neue Anwendung programmiert. Beide plaudern über die Arbeit und das gemeinsame Projekt. In der Projektbesprechung drei Wochen später ist die Fachabteilung unzufrieden, weil Dinge, die in der Kantine zur Sprache kamen, nicht integriert wurden. Gerade bei abteilungsübergreifenden, technischen Projekten ist den Kollegen häufig nicht bewusst, dass eine geänderte Anforderung strukturiert festgehalten und auch mit den anderen Projektteilnehmern abgestimmt werden muss. Sie glauben, die IT könne die Kleinigkeit eben noch "mit einbauen".

Vorgaben sichern beide Seiten ab

Es braucht eine vorgeschriebene Struktur, die festlegt, auf welchem Weg Änderungswünsche oder Ergänzungen im Projekt deutlich gemacht werden. Schließlich müssen alle Beteiligten davon erfahren und Gelegenheit zur Mitsprache bekommen. Häufig wird auch nicht bedacht, dass ein solcher Hinweis zwischen Tür und Angel für die IT erhebliche Mehrarbeit bedeuten kann. Die Spezialisten müssen schließlich erst prüfen, ob die gewünschte Änderung nach Maßgabe des Unternehmens umsetzbar ist und wie sie sich auf Kosten, Ablauf und Dauer des Projektes auswirkt. Das bindet Kapazitäten. Und genau das sollte der IT-Fachmann ansprechen, wenn er den Verdacht hat, dass die Erwartungen über ein informelles Gespräch hinausgehen. Was sich verändert hat und wie der Stand der Dinge im Projekt ist, sollte in regelmäßigen Treffen besprochen werden. Wie oft dieses stattfindet und wer dabei ist, richtet sich jeweils nach Umfang und Komplexität.

Die IT muss in die Spitze vorrücken

Langfristig hilfreich und sinnvoll ist eine ganzheitliche Aufwertung der IT-Spezialisten im Unternehmen. Die IT muss weg vom Image eines Lieferanten, hin zu einem Wegbereiter der Unternehmensstrategie. In vielen Firmen ist die IT auf Vorstandsebene oder in der Geschäftsführung nicht repräsentiert. Eine zweifelhafte Entscheidung, wenn man bedenkt, welch großen Einfluss die Informationstechnik auf den Erfolg von Unternehmen hat. Entsprechend ernst und wichtig müssen Unternehmenslenker die Abteilung nehmen. Wer seine IT-Spezialisten strategisch einsetzt, steigert ihr Ansehen im gesamten Unternehmen und kann mit dem schnellen Schritt der technischen Möglichkeiten mithalten.


(Dietmar Ohn Interim Manager)


 


 

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