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Reisekosten

Erste Tätigkeitsstätte klar festgelegen

Die Neuregelungen im Reisekostenrecht, die zu Jahresbeginn in Kraft getreten sind, bergen für Unternehmer Stolperfallen. Wichtig für Arbeitgeber: Sie müssen eine so genannte erste Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitnehmer festlegen.

Dies sollte gut überlegt sein, andernfalls drohen dem Unternehmen unter Umständen hohe Steuernachzahlungen oder überhöhte Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter. Davor warnt die Augsburger Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Scheidle & Partner Treuhand. „Viele Arbeitnehmer haben mehrere Tätigkeitsstätten, an denen sie regelmäßig arbeiten. Was die erste Tätigkeitsstätte ist, muss durch den Arbeitgeber eindeutig festgelegt und für das Finanzamt nachvollziehbar und glaubhaft sein.

Diese Zuordnung sollte schriftlich dokumentiert werden“, rät Christian Ramin, Steuerberater der Kanzlei, die zudem Mitglied bei HLB Deutschland, einem Netzwerk unabhängiger Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften, ist. Ist der Arbeitnehmer beispielsweise arbeitstäglich, an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche oder zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit in einer bestimmten betrieblichen Einrichtung tätig oder liegt sie seinem Wohnort am nächsten, begründet dies nachvollziehbar die Festlegung dieser zur ersten Tätigkeitsstätte.

 Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung sollte das Unternehmen die Festlegung der Tätigkeitsstätten für ihre Mitarbeiter glaubhaft begründen können. Stellt das Finanzamt Fehler in der Zuordnung der Tätigkeitsstätten fest oder erkennt Festlegungen nicht an, weil sie nicht ausreichend belegt werden können, gelten unter Umständen erfolgte Reisekostenzahlungen an die Mitarbeiter nicht als Betriebsausgabe.

Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte muss im Voraus anhand einer Prognose durch den Arbeitgeber vorgenommen werden und ist für die nächsten 48 Monate bindend. Sie muss zu Beginn jedes neuen Beschäftigungsverhältnisses erfolgen und kann nicht rückgängig gemacht werden, wenn sich die Tätigkeit ändert, beispielsweise wenn der Arbeitnehmer wider Erwarten doch häufiger in einer anderen als der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet.

Eine Neufestlegung kann in der Regel erst nach Ablauf der 48 Monate erfolgen. „Eine Ausnahme ist das Schließen einer Betriebsstätte. Dann ordnet der Arbeitgeber die Mitarbeiter sofort einer anderen Tätigkeitsstätte zu“, erklärt Ramin. Neu ist ebenfalls, dass die erste Tätigkeitsstätte auch eine betriebliche Einrichtung sein kann, die nicht zum Betrieb des Arbeitgebers gehört, zumBeispiel bei der Arbeit in einem Callcenter oder einer dauerhaften Personalentsendung zu einem Kunden. Ein Home-Office hingegen kann keine erste Tätigkeitsstätte sein, weil es keine betriebliche Einrichtung ist. Fahrten aus dem Home-Office zum Firmensitz gelten also wie bisher nicht als Reisekosten.

(Redaktion)


 


 

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