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Digitales Dokumenten-Management

Finden statt Suchen – DMS sorgt für Ordnung und schafft Platz

Auf nachhaltigen Energiesparkurs begaben sich jetzt auch die Mitarbeiter des Energieversorgers Filstal GmbH & Co. KG (EVF) aus Göppingen (Baden-Württemberg). Um für die Informations- und Dokumentenverwaltung keine Energie mehr verschwenden zu müssen, bedienen sie sich eines integrierten Dokumenten-Management-Systems aus dem Hause Optimal Systems.

Früher war der Anblick der Aktenschränke beim Eintritt in die Büros für die insgesamt 150 Mitarbeiter der EVF ganz normaler: Sämtliche Hausanschlussakten und weitere Dokumente fein säuberlich verwaltet in Papierform. Papier bremst Prozesse – nicht nur die Suche danach stellte die Mitarbeiter täglich vor eine große Herausforderung, auch die Zugriffszeiten waren entsprechend lang. Grund dafür war, dass die Dokumente auf verschiedene Außenstellen verteilt waren. 

Sämtliche Hausanschlussakten per Knopfdruck verfügbar

Damit die bisher verbunden Zeiten und Laufwege mit Suche und Beschaffung der Akten deutlich verkürzt werden konnten, wurden mit der Einführung des ECM-Systems jedem Mitarbeiter alle Akten schnell und zuverlässig zur Verfügung gestellt. „Ohne ein Dokumentenmanagementsystem wie das OS|ECM könnten wir spätestens ab nächstes Jahr die Datenflut nicht mehr bewältigen“, merkt Herr Wagner, Leiter IT kritisch an. Somit war das Ziel des Energieversorgers Filstal mit Hilfe der digitalen Akte, Transparenz und Ablage an einem zentralen Ort zu ermöglichen, schnell erreicht.

Schon nach einer Woche Einführungsphase waren alle anfallenden Dokumente der Hausanschlussakte digital zugeordnet und bei der EVF in Göppingen produktiv. Somit haben alle Anwender eine einheitliche Sicht auf die gesamte Akte. Eine integrierte E-Mail-Archivierung komplettiert die vereinfachte Kommunikation mit dem Kunden. Das Resultat allein durch die Digitalisierung der Akten drückt sich schon mit den damit verbundenen Zeiteinsparungen bei den Recherchen aus. Bei den 60 Mitarbeitern werden auch die Funktionen wie Wiedervorlagen, Notizen und Abonnements als überaus praktisch empfunden, weil sie die Arbeit deutlich erleichtern.

Kriterien bei der Software-Auswahl: Flexibel und erweiterbar

Nach einer ausführlichen und gründlichen Wettbewerbsanalyse am Markt konnte sich die Lösung von OS Konstanz von anderen Produkten absetzen. Überzeugend waren die Umsetzungsmöglichkeit der sehr speziellen Anforderungen an das Rechtesystem und Erhöhung der Datensicherheit, sowie die Flexibilität der Software mit der Option, das System zukünftig sehr einfach weiter ausbauen zu können.

Die Entscheidung der schrittweisen Einführung wird sich für Zentrale in Göppingen und den zugehörigen Außenstellen bewähren. Geplant ist, den Zugriff über den OS|Web CLIENT um das in der Software enthaltene Workflow-Managementsystem für Urlaubsanträge der Mitarbeiter und Beschaffungsworkflows innerhalb des Energieversorgers zu erweitern. Eine Anbindung an die bisher verwendete ERP-Software Wilken Ener:gy, die speziell in der Energiebranche eingesetzt wird, rundet die Integration des Dokumenten-Managementsystems von Optimal Systems ab.

Die Software von Optimal Systems insgesamt ist komplett branchenunabhängig. Sie wird sowohl in der öffentlichen Verwaltung, in Banken, bei Automobilzulieferern und Dienstleistern als auch bei Energieversorgern und Maschinenbauern und Logistikunternehmen eingesetzt.

(Redaktion)


 


 

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