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Unternehmensinterner Papierkrieg schlimmer als die Konkurrenz

Der Vertriebsleiter haut mit der Faust auf den Tisch: „Meine Verkäufer sind zu zahm! Wir brauchen mehr Umsatz! Bringen Sie die mal auf Trab!“ Ich frage ihn: „Sie waren doch selber mal Verkäufer?“ – „Ja!“ – „Wie viele Stunden am Tag waren Sie im Kundenkontakt?“

"Immer mindestens fünf!“ – „Und die restlichen drei?“ – „Oh“, sagt er. Da schrieb er nämlich Berichte und machte den Papierkram.

Wirklich jeder vernünftige Mensch beschwert sich heutzutage über das überbordende Berichtswesen. Jeder Mittelständler hat inzwischen mehr Formulare als das Reichswehrersatzamt zu Kaiserzeiten. Was das Papier an Produktivität und Motivation vernichtet und an Opportunitätskosten aufwirft, ist schlimmer als die schlimmste Konkurrenzattacke. Produktivität und Mitarbeiter stecken in einem Papiergefängnis fest, sind von Formularen versklavt und harren ihres Spartakus – wo bleibt er?

Warum macht die Inventur bei Motivation und Produktivität halt?

Für jede Schraube am Lager für 0,5 Cent machen wir jedes Jahr mindestens einmal Inventur. Aber für Berichte, die Jahr für Jahr Hunderttausende Euro an Motivations- und Produktivitätsverlust, Personal- und Opportunitätskosten verursachen, machen wir das nie! Und wir nennen uns Kaufleute? Führungskräfte? Die Lagerinventur schreibt der Gesetzgeber vor, die Reporting-Inventur der gesunde Managerverstand.

Wird so eine Inventur gemacht, stellt sich immer heraus: Rund ein Drittel der Berichte können sofort storniert werden, weil sie ihren Zweck überlebt haben, weil sie keiner mehr liest oder weil sie längst storniert sind, der Storno aber nie ausgeführt wurde. Ein weiteres Drittel kann man still und leise unter den Tisch fallen lassen: Einfach einstellen und schauen, ob sich jemand beschwert – was selten passiert. Und was passiert?

Haben Sie schon mal eine Berichtsinventur gemacht?

Rund 100 Prozent aller Führungskräfte behaupten: „Pff, Berichtsinventur! Ist ja trivial!“ Aber nur rund 20 Prozent haben das jemals wirklich gemacht. Was sagt das über die Persönlichkeit der Pff-Manager? Große Klappe, nichts dahinter? Also typisch Manager? Mag sein, aber das ist irrelevant. Solche Windbeutel sind irrelevant. Interessant sind doch allein die anderen, die wenigen auserlesenen Spartakiaten, die für ihre Leute die Fesseln der Berichtssklaverei durchschlagen und sie aus dem Würgegriff der Bürokraten befreien. Wie der eingangs erwähnte Vertriebsleiter . Er hat inzwischen zusammen mit einem kleinen Kernteam rund 60 Prozent seines Papierbergs in den Rubikon gekippt und viele andere Berichte deutlich verschlankt: Motivation und Umsatz stiegen fast augenblicklich. Jetzt läuft das wieder.

(Klaus Schuster)


 


 

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