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  • 21.11.2016, 12:43 Uhr
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  • Münster / Münsterland
155. Treffen des MBC

Keine Angst vor der Betriebsprüfung

Sollte sich bei Ihnen ein Betriebsprüfer vom Finanzamt melden und seinen Besuch ankündigen, heißt es erst einmal Ruhe zu bewahren und abzustecken, welche Rechte man als Unternehmer jetzt noch wahrnehmen kann.

Immer empfehlenswert ist in dieser Phase irgendwie trotz alledem so gut wie möglich Ruhe zu bewahren und das Gespräch mit dem Steuerberater zu suchen. Das empfiehlt Steuerberater Peter Smania von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungssozietät Dr. Strunk und Smania in Münster. Er referierte auf Einladung des Münster Business Club (XING Ambassador Community Münster) am 24. Oktober vor 26 Teilnehmern im A2 in Münster, darunter einige Mitglieder, die zum ersten Mal auf einem dieser Events sind.

Wasserdichte Belege und volle Transparenz

Viele Zuhörer wollen natürlich wissen, ob ihr Unternehmen die nächste Betriebsprüfung übersteht. Nach Auskunft von Peter Smania immer dann, wenn man gut vorbereitet ist und nichts zu verbergen hat, beziehungsweise alle Unterlagen schlüssig sind und Beweiskraft besitzen. Wenn Unregelmäßigkeiten oder außergewöhnliche Zahlungsvorgänge festgestellt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn Umsätze starken Schwankungen unterliegen oder sich bei zurückliegenden Prüfungen erhebliche Nachzahlungen ergeben haben. Die Betriebsprüfer kündigen sich in der Regel drei bis vier Wochen vorher an und wollen Einsicht in sämtliche Buchhaltungsdaten (physisch und elektronisch) haben. „Man muss sich als Unternehmer stets fragen, sind alle Unterlagen auf den aktuellen Stand“, erläutert Smania fachlich fundiert, „und wichtiger noch: Sind alle Unterlagen und Belege transparent und 100-prozentig wasserdicht nachprüfbar?“ Das bedeutet: Es fehlt kein Beleg beziehungsweise kein Beleg lässt Zweifel aufkommen.

Verfahrensdokumentation ist das A und O

Ein wichtiger Baustein ist die Dokumentation. Und das gilt auch für den kleinsten Betrieb, auch wenn einige Zuhörer das offenbar zum ersten Mal hören. Es geht um „Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Diese Grundsätze regeln die langfristige Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung von handels- und -steuerrechtlich relevanten Dokumenten und Daten in elektronischer Form. Sie beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und steuerrelevante Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt. Betriebsprüfer orientieren sich daran. Eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden.

„Ab wann sind die GoBD nun gültig?“, fragt ein Teilnehmer. Die aktualisierten Grundsätze gelten seit dem 1. Januar 2015. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Alle Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen und ihr Unternehmen auf den aktuellen Stand bringen, gegebenenfalls die Anforderungen rückwirkend erfüllen. Fragt sich nun, welche elektronischen Belege eigentlich aufbewahrt werden müssen. Die Antwort ist klar: Elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (elektronische Rechnungen/E-Mails). Bei einer Betriebsprüfung gilt: Die elektronischen Belege müssen sich in der entsprechenden Form rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.

Am besten auch per PDF dokumentieren

Steuerberater Peter Smania macht deutlich: „Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen, denn sie müssen ihre Unterlagen dementsprechend archivieren und zugänglich machen. Ansonsten läuft die nächste Betriebsprüfung nicht positiv ab.“ Die Verfahrensdokumentation ist also sehr wichtig. Und der 54-Jährige stellt dar, was in der Dokumentation genau beschrieben werden muss: „Sie müssen aufzeigen, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

„Wenn man eine Verfahrensdokumentation nicht vorlegen kann, ist es für die Finanzbeamten ein Zeichen, dass möglicherweise etwas nicht in Ordnung ist.“

Ein Gast fragt, ob es gut sei, alles als PDF-Datei zu speichern. „Auf jeden Fall“, antwortet Smania, worauf Moderatorin Constanze Wolff (Brandstifterin –Text, PR, Social Media, Coaching) fragt: „Wie mache ich das denn als Ein-Frau-Betrieb?“ Smania antwortet: „Es geht darum, alles zu dokumentieren und klar zu kontrollieren.“ Der Gesetzgeber verlangt ein internes Kontrollsystem. Verdutzte Gesichter im Plenum. „Nur zum Trost: Für das Finanzamt ist das auch neu. Und die Finanzbeamten wissen es auch oft nicht besser als die Unternehmer.“ Ein Mann aus der IT-Branche hakt weiter nach: „Was soll ich denn bitte für ein Kontrollsystem einrichten? Ich bin doch der einzige? Das überwache ich doch dann selber?“ Es bleibt aber dabei, betont der Referent „Betroffen sind alle Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen und zwar ganz unabhängig von ihrer Unternehmensgröße.“

Durchlaufend nummerierte Rechnungen sind besser

Es ist der erste öffentliche Vortrag von Steuerberater Peter Smania. Aber auch bei kritischen Fragen lässt er sich nicht aus der Ruhe bringen. Und er weiß, praktische Beispiele sind oftmals die besten Antworten, um Abstraktes besser veranschaulichen oder vermitteln zu können und so empfiehlt er: „Bei Rechnungen sollten sie separate Sicherungskopien erstellen. Denn: Wer sagt mir, das die Rechnung nicht irgendwann umgeschrieben wurde?“ Smania empfiehlt Rechnungen nicht nach Jahren (zum Beispiel: „Rechnung 7 von 2016“) sondern komplett fortlaufend durchzunummerieren. Wenn zum Beispiel die letzte Rechnung von 2015 also die Nummer 85 ist, dann ist die erste von 2016 dann folgerichtig die Rechnung Numero 86. Wichtig: Unbedingte Lückenlosigkeit ist gefragt, die in sich selbst nachvollziehbar ist. Und der Steuerexperte gibt noch einen praktischen Tipp mit auf den Weg: „Fange als Gründer nicht mit der Rechnungsnummer 1 an, sondern z.B. mit Nummer 101, damit Kunden nicht abgeschreckt werden, wenn sie das Gefühl haben jetzt der erste Kunde eines Unternehmens zu sein.“ Smania weiß auch aufzumuntern: „Wenn sie eine Festsetzung auf ihrem Steuerbescheid haben, hat ihr Steuerberater eine gute Arbeit gemacht.“ Und wer jetzt immer noch Angst vor einer Betriebsprüfung habe, dem sei gesagt: „Wo nichts zu holen ist, da wird auch selten geprüft.“

Neue Elektronikkasse besorgen oder offene Ladenkasse praktizieren

Ein weiterer wichtiger Baustein, um bei einer Betriebsprüfung gut zu bestehen sind die Kassensysteme. Manche Gäste fragen, welche Kassen man eigentlich noch benutzen sollte. Klare Antwort von Peter Smania: „Offene Ladenkassen dürfen immer benutzt werden. Elektronische Kassen seien flächendeckend derzeit (noch) nicht gesetzlich erforderlich.“ Wenn man sich für eine elektronische Kasse entscheidet, dann sollte man auf ein nachhaltig neues Modell achten, denn: „Ab 1. Januar 2017 dürfen bei den elektronischen Kassen nur noch jene Kassen benutzt werden, die alle Vorgänge speichern.“ Was empfiehlt sich nun? Smania weiß Rat: „Am besten sofort eine neue Kasse besorgen oder weiterhin mit offener Ladenkasse arbeiten. Ab 2022 wird übrigens jeder Unternehmer, der eine elektronische Kasse nutzt, die moderne Variante mit auslesbaren Speichern einführen müssen.“

Schwund und Zugang dokumentieren

Aber auch wenn man die richtige Kasse besitzt, so müssen Ein- und Ausgaben stimmen beziehungsweise auch die Dokumentation darüber nachvollziehbar sein. Ganz plausibel ohne jedwede Zweifel aufkommen zu lassen. Peter Smania nennt eine Faustformel: „Wenn sich geringfügige Differenzen ergeben und laufend dokumentiert werden, ist die Kasse trotzdem noch ordnungsgemäß.“ Dagegen sei es sehr auffällig für das Finanzamt, wenn etwa ein Bäcker um 11 Uhr eine Geldeinzahlung dokumentiert, die er eigentlich erst um 15 Uhr eingenommen haben kann. Großes Gelächter.

Bei der Betriebsprüfung vor Ort alles checken

Sollte dann trotz aller guten Buchhaltung doch noch eine Betriebsprüfung drohen, sollte man auf jeden Fall mit dabei sein. Es sei nicht so gut, wenn der Betriebsprüfer zum Beispiel Angestellte ausfragen kann oder sich in der Firma frei bewegen kann. Auch kommt es nicht gut, wenn die Ehefrau im Dienstwagen Kinder von der Schule abholt und dann mit ihnen direkt zur Betriebsprüfung fährt um mal ganz familiär Hallo zu sagen. Da kann der Betriebsprüfer eins und eins zusammenrechnen und die PKW-Nutzung nochmals kritisch hinterfragen. Je nach Fahrzeugtyp und steuerlicher Handhabung kann das richtig teuer werden.

Alles erst Mal sacken lassen

Viele MBCler müssen das Gesagte erst Mal richtig sacken lassen und dann zuhause alles durch checken. Vor allem die zahlreichen Insidertipps und die unterhaltsame Vermittlung des schweren Themas „Betriebsprüfung“ kamen bei der Zuhörerschaft gut an, die nach dem Vortrag eifrig networkte – mit inspirierendem Blick auf den nächtlichen Aasee.

(Peter Sauer)


 


 

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