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  • 19.03.2013, 15:06 Uhr
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  • Münster & Münsterland
Elektronische Archivierung

"Wie lange ist eine Datei haltbar?"

Unter dem Titel "Elektronische Archivierung in der Praxis, Bauaktenarchivierung und digitale Dienstleistungen" gehen die Fachleute aus Westfalen-Lippe und den angrenzenden Bundesländern am 19. und 20. März der Frage nach, wie die kommunalen Archive der Pflicht zur Archivierung nachkommen.

Heute bereits werden viele Akten in den kommunalen Verwaltungen rein elektronisch geführt, die später ins Archiv müssen. "Wir sind verpflichtet, auch diese Akten zu sichern", erklärte Dr. Marcus Stumpf, Archivdirektor beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), zur Eröffnung des 65. Westfälischen Archivtags vor 250 Fachleuten in Münster.

"Die Fragen der elektronischen Langzeitarchivierung sind keine ferne Zukunft, sondern höchst aktuell", erläuterte Stumpf, Leiter des LWL-Archivamts für Westfalen. Verwaltungen seien schon dabei, ihre Arbeitsabläufe elektronisch nachzubauen und dann mit elektronischen Akten zu arbeiten. "Aber wie lange ist eine Datei haltbar, und was passiert mit den Papier-Akten?" Gerade hier seien Archiv-Fachleute gefragt, die in Jahrhunderten dächten. Stumpf: "Verwaltung ist an der Gegenwart orientiert, IT-Experten schauen gerade mal zehn Jahre in die Zukunft."

Für eine elektronische Archivierung würden sich erst Standardverfahren herausbilden, etwa bei der Frage, welche Datei-Formate - wie PDF A oder JPG2000 - "langzeitstabil" seien, so der LWL-Fachmann weiter. Angesichts der Kosten und zunehmenden technischen Anforderungen seien Archiv-Verbünde, in denen sich Kommunen zusammenschlössen, sinnvoll.

"Gern haben wir den Westfälischen Archivtag in diesem Jahr nach Münster eingeladen, um ein Jubiläum zu feiern", erklärt die Beigeordnete für Kultur, Dr. Andrea Hanke. "Vor 100 Jahren wurde das Stadtarchiv erstmals hauptamtlich besetzt und zählt damit zu den profiliertesten Archiven in Westfalen-Lippe." Auch Hanke stellt im Alltag der städtischen Verwaltung eine wachsende Zahl rein digitaler Unterlagen fest. "Wir müssen uns damit befassen, dass auch diese Akten als Zeugnisse für die heutige Zeit erhalten werden."

Elektronische Aktenhaltung als neue Herausforderung

Diese neuen Herausforderungen bedeuten für die kommunalen Archive eine deutliche Erweiterung ihres Dienstleistungsspektrums. Im Mittelpunkt des zweiten Veranstaltungstages stehen Quellen, die bei der Bauverwaltung entstehen. Dort führen die technischen Entwicklungen in den Bereichen Architektur, Bau- und Stadtplanung zunehmend zur elektronischen Aktenhaltung.

"Das bedeutet konkret, dass in der Zukunft alle Informationen zu den Gebäuden einer Stadt aus den elektronischen Akten gezogen werden müssen, erklärt der Münsteraner Stadtarchivar Dr. Hannes Lambacher. "Bauakten sind nicht nur für Historiker, sondern auch noch nach Jahrzehnten für die Stadtverwaltung interessant. Bei nachträglichen Umbaumaßnahmen wird oft auf die darin enthaltenen Pläne zurückgegriffen."

Diese neue Herausforderung bedeutet nicht nur eine Erweiterung des Aufgabenspektrums der Archivare, sondern auch eine Verschiebung ihrer Tätigkeiten und macht die Aneignung neuer Kompetenzen für Kommunen und ihre Archive unverzichtbar. "Archive sind eben keine reinen Kulturinstitutionen, sondern finden sich immer mehr in der Rolle von Dienstleistern, wenn elektronischen Akten und Verfahren in der Verwaltung Einzug halten, und genau das passiert gerade im LWL selbst, wo das Archivamt intensiv bei der Einführung der "E-Akte" beteiligt ist, erläuterte die LWL-Kulturdezernentin Dr. Barbara Rüschoff-Thale.

Dass von den Erfahrungen des Archivamtes auch andere profitieren, hatte schon Michael Pavlicic, erster stellvertretender Vorsitzender der Landschaftsversammlung Westfalen-Lippe zur Eröffnung der Veranstaltung betont: "Mit dem LWL-Archivamt für Westfalen steht den Archiven in Westfalen-Lippe eine kompetente Beratungseinrichtung zur Verfügung, die in anderen Bundesländern für kommunale Archive nicht zu finden ist."

(Redaktion)


 


 

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