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Kommunikationslösungen in Unternehmen - durch gute Planung Probleme vermeiden

Für einen reibungslosen Ablauf der Kundenbetreuung sind gute Kommunikationslösungen unerlässlich. Aber worauf sollten Unternehmen bei der Planung ihres Kommunikationssystems in Zukunft achten?

„Dass wir miteinander reden können, macht uns zu Menschen“ – dieses Zitat vom deutschen Philosophen Karl Jaspers gilt nicht nur für unser tägliches Miteinander, sondern auch für Unternehmen. Eine gute Kommunikation ist nicht selten der entscheidende Erfolgsfaktor im Umgang mit Kunden und bei der Koordination verschiedener Prozesse in einer Firma. Der Bereich Marketing besteht zudem hauptsächlich aus der Kommunikation mit potenziellen Neu- oder Bestandskunden. Darüber hinaus findet die Kundenbetreuung heute ebenfalls hauptsächlich per Telefon oder E-Mail statt. Doch für einen reibungslosen Ablauf sind entsprechende Kommunikationslösungen unerlässlich. Im Folgenden wird deshalb aufgezeigt, worauf Unternehmen bei der Planung ihres Kommunikationssystems achten sollten.

Zunächst den Bedarf ermitteln

Die Wahl der richtigen Kommunikationsanlage sollte sich natürlich am Bedarf im Unternehmen orientieren. Deutlich zu groß dimensionierte Anlagen bringen unnötige Kosten mit sich, wohingegen eine zu knapp bemessene Dimensionierung für kostspielige Störungen im Betriebsablauf sorgen kann. Aus diesem Grund sind folgende Fragen sehr wichtig:

  1. Wie viele Abteilungen existieren im Unternehmen?
  2. Wie viele Ansprechpartner enthalten diese Abteilungen?
  3. Wird eine zentrale Annahmestelle für Anfragen benötigt?
  4. Soll die Kommunikationsanlage mit einem Sicherheitssystem verbunden werden (Überwachungskameras, Türsprechanlage)?
  5. Wie häufig werden Telefonkonferenzen abgehalten und was ist eine realistische Höchstzahl an Teilnehmern?
  6. Inwiefern sollte ein mobiles Konzept Teil der Kommunikationslösung werden?
  7. Welche Lösungen sind im Bereich Unified Communications zielführend?
  8. Wie muss die Kommunikation dokumentiert und durch Schnittstellen an Software unterstützt werden?

Diese Fragen helfen dabei, den Bedarf für ein Kommunikationskonzept in einem Unternehmen auszuloten. Auf Basis der Erkenntnisse lässt sich daraufhin die Wahl der richtigen Telekommunikationslösung eingrenzen.

Die passende Kommunikationsanlage wählen

Neue Kommunikationsanlagen werden heute nur noch selten mit der ISDN-Technologie zur Verfügung gestellt, da diese bekanntermaßen auch von der Telekom spätestens im Jahr 2018 abgeschaltet wird. Mittlerweile ist All-IP in aller Munde und sorgt dafür, dass neben der Sprachübertragung durch Voice over IP auch andere Dienste aus dem Internet über die Anlage genutzt werden können. Trotzdem lassen sich zusätzlich viele weitere Lösungsansätze auswählen, wie die Expertin Regina Dettmer von Auerswald erklärt. Die Auerswald GmbH & Co. KG ist auf Kommunikationslösungen für Unternehmen spezialisiert und richtet sich dabei sowohl an den Groß- und Einzelhandel als auch an Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Handwerksbetriebe und sogar Privatleute.

Folgende Zusatzleistungen sind bei Telekommunikationsanlage nicht unüblich:

  • Hybride Telefonanlagen verhindern den Schock durch die ISDN-Abschaltung. Es wird zunächst die vorhandene Telefoninfrastruktur genutzt -  bei Wechsel auf Voice over IP kann dann umgehend und problemlos umgestellt werden.
  • Hochwertige Telefonanlagen stellen bei Gesprächen per Voice over IP oder Internettelefonie eine entsprechende Verschlüsselung per SIPS/SRTP zur Verfügung.
  • Durch Computer Telephony Integration (CTI) lassen sich Telefoniefunktionen bequem per Computer steuern. So lassen sich Telefonkonferenzen ohne großen Aufwand durch wenige Mausklicks einrichten und eine Anbindung an ERP -Systeme und auch CRM-Systeme ist problemlos möglich. Dies erscheint gerade zu Dokumentationszwecken sehr hilfreich. Darüber hinaus besteht die Option, beim Anruf eines bestimmten Kunden oder Mandanten gleich die bisherigen Aufzeichnungen auf den Bildschirm zu bekommen, um sich optimal auf das jeweilige Gespräch vorbereiten zu können. Zu diesem Zweck müssen jedoch entsprechende Schnittstellen eingerichtet werden.
  •  Eine Verbindung der Telefonanlage mit Überwachungskameras, Türsprechsystemen oder auch einem Patientensprechsystem in Arztpraxen ist bei Bedarf problemlos erhältlich.
  • Anrufmanagement und automatische Weiterleitungen zu den passenden Stellen sind Standard. Die Auswahl der richtigen Telefonanlage sollte sich jedoch gerade diesbezüglich nach der Größe und Struktur der Abteilungen richten.
  • Durch entsprechende Apps lassen sich Kommunikationsanlagen heute auch per Smartphone von unterwegs aus steuern. Das Abrufen von Informationen wird somit auch auf Geschäftsreisen zum Kinderspiel.

Fazit

Mittlerweile ist die Fülle an Lösungen im Bereich der Unternehmenskommunikation sehr groß und bietet somit Raum für innovative und kreative Umsetzungen. Wer also plant, im eigenen Unternehmen bald eine Modernisierung der Kommunikationsanlage durchzuführen, kann durch eine gute Planung durch den Fachhandel den Workflow verbessern und somit die Investition schnell zum Erfolg führen.

(Redaktion)


 

 

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