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PR-Kolumne

Die Pressekonferenz – klassisch und/oder online?

Pressekonferenzen sind ein wichtiges, jedoch eher selten eingesetztes Instrument der Pressearbeit. Sie eignen sich, um eine größere Zahl von Journalisten über aktuelle Ereignisse, neue Produkte oder Techniken zu informieren. Alternativ oder ergänzend zur klassischen Pressekonferenz vor Ort setzen viele Unternehmen mittlerweile auf die Möglichkeiten des Web 2.0. Zu welchen Anlässen Pressekonferenzen angebracht sind, was bei der Planung zu beachten ist und welches Potenzial Online-Pressekonferenzen haben, beleuchtet dieser Beitrag.

Pressekonferenzen bieten gegenüber dem reinen Versand einer Pressemitteilung einige Vorteile: die Chance, die Medienvertreter persönlich kennen zu lernen und Standpunkte sowie Meinungen auszutauschen. Die Journalisten haben Gelegenheiten für Interviews, Fotos und gezielte Nachfragen.

Ob eine Pressekonferenz erfolgreich wird, hängt vom Thema sowie der richtigen Planung und Vorbereitung ab. Themen, die sich für eine Pressekonferenz eignen – und für die Journalisten auch kommen – sind: Strategiewechsel in Unternehmen, Marktausblicke, Jahres- oder Quartalsergebnisse börsennotierter Unternehmen, Inbetriebnahme neuer Produktionsanlagen, Vorstandswechsel, innovative Produktvorstellungen etc. Kurz: Der eingeladene Journalist erwartet eine echte Neuigkeit. Grundsätzlich gilt jedoch: Pressekonferenzen sollten Ausnahmetermine zu ganz besonderen Anlässen darstellen.

Die richtige Auswahl treffen

Wählen Sie die einzuladenden Journalisten je nach Thema der Pressekonferenz und Reichweite des Unternehmens aus. Ein regional tätiger Betrieb ist für bundesweit erscheinende Medien kaum von Interesse, Geschäftszahlen wenden sich vor allem an Wirtschaftsjournalisten, und eine Produktinnovation spricht eher die jeweiligen Fachmedien an. Die Auswahl eventueller Referenten richtet sich nach den gleichen Faktoren. Allgemeine Informationen über das Unternehmen kann die Geschäftsführung vermitteln, die neue Produktionstechnik wird vielleicht besser vom zuständigen Ingenieur erklärt.

Laden Sie frühzeitig ein und erinnern Sie ruhig einige Tage vorher nochmals an den Termin. Journalisten besuchen Pressekonferenzen am liebsten donnerstags um 10 Uhr. Montage und Freitage sind eher unbeliebt. Als Veranstaltungsort eignet sich ein (Konferenz-)Raum im Unternehmen. Falls Sie beispielsweise eine neue Produktionsstätte oder Filiale präsentieren möchten, kann die Pressekonferenz auch direkt dort stattfinden. Alternativ bieten sich Räumlichkeiten in einem nahe gelegenen Hotel oder Tagungszentrum an.

Kontakte knüpfen

Die Gesamtdauer des Termins sollte 30 bis 90 Minuten nicht überschreiten, die Länge einzelner Redebeiträge liegt optimal bei etwa 15 Minuten. Im Anschluss geben Sie den Journalisten die Möglichkeit für gezielte Nachfragen. Zum Ende der Pressekonferenz ist es üblich, einen kleinen Snack anzubieten. In dieser ungezwungenen Atmosphäre lassen sich Kontakte knüpfen und Zusatzinformationen gezielt an die entsprechenden Gesprächspartner weitergeben.

Senden Sie nach Ablauf der Pressekonferenz den Journalisten, die trotz Einladung nicht gekommen sind, dennoch die relevanten Informationen zu. So halten Sie den Kontakt, erreichen vielleicht eine Veröffentlichung und können für den nächsten Termin interessieren.

Gehört der Online-Pressekonferenz die Zukunft?

Der größte Nachteil klassischer Pressekonferenzen besteht sicherlich darin, dass so gut wie nie alle eingeladenen Journalisten Zeit haben. Eine Lösung dafür bieten Online-Pressekonferenzen. Sie sind orts- und zeitunabhängig, archivierbar und somit prinzipiell ein interessantes Service-Angebot für Journalisten. Neben einem enormen technischen Aufwand spielen jedoch vor allem konzeptionelle Aspekte eine entscheidende Rolle für das Gelingen.

Die Live-Übertragung einer Pressekonferenz im Internet ist ausschließlich für national oder international agierende Unternehmen interessant. Und auch hier ersetzen sie bislang nicht die Vor-Ort-Veranstaltung. Sie sind vielmehr eine Ergänzung. Die Veranstaltung wird als Video ins Netz übertragen, zudem sollte den Journalisten, die die Veranstaltung vom PC aus verfolgen, die Möglichkeit gegeben werden, via Chat, E-Mail oder Twitter Fragen zu stellen, die dann vom Podium aufgegriffen werden. Materialien, die auf der Pressekonferenz verteilt werden, sollten ebenfalls im Netz abrufbar sein, denn nur so sind alle Journalisten auf dem gleichen Stand.

Interaktive Elemente

Ergänzend zu den vor Ort laufenden Interviews bietet sich das Einrichten eines Chats an, in dem im Anschluss an die Pressekonferenz ein oder mehrere Gesprächspartner für Nachfragen zur Verfügung stehen. Nach Ablauf der Veranstaltung sollten der Film – oder zumindest ausgewählte Sequenzen – im Online-Pressebereich des Unternehmens verfügbar sein. So können sich interessierte Journalisten auch im Nachhinein über die kommunizierten Inhalte informieren.

Gerade die interaktiven Elemente müssen dabei sorgfältig geplant und moderiert werden – sonst droht Chaos. Werden auf diesem Wege Fragen gestellt, sollten sie auch möglichst vollständig beantwortet werden. Die Konzentration auf nur einen Kommunikationskanal bietet sich daher an. Denn wenn Journalisten sich gleichzeitig via Twitter, E-Mail und Chat zu Wort melden, wird es schnell unübersichtlich. Es braucht also mindestens eine Person, die alleine für diesen Bereich zuständig ist. Sie muss die online teilnehmenden Journalisten betreuen und die übermittelten Fragen ans Podium weiterleiten.

Wie eine im August letzten Jahres durchgeführte Studie von HBS International zeigte, favorisieren 83 Prozent der Wirtschaftsjournalisten jedoch nach wie vor die klassische Pressekonferenz. Sie schätzen vor allem die Möglichkeit zum Fotografieren und für persönliche Interviews vor Ort. Online- oder Telefonveranstaltungen sind hingegen weit abgeschlagen. Sie werden als anonym und unpersönlich empfunden. Eine lohnenswerte Ergänzung können sie hingegen durchaus darstellen.

Vorschau: Soziale Netzwerke sind - gerade für die PR – aktuell eines der spannendsten Themen im Web 2.0. Von vielen Unternehmen noch argwöhnisch beäugt oder gar ignoriert, wächst ihr Einfluss in der Web-Gemeinde ungebrochen. Wie sich Soziale Netzwerke sinnvoll nutzen lassen und für wen es sich lohnt, verrät der kommende Beitrag.

(Katrin van Herck)


 


 

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