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Immobilienverwalter

Aufgaben der Immobilienverwalter

Die Aufgaben und Leistungen von Hausverwaltern werden vielfach unterschätzt. Immobilienverwaltung ist jedoch eine äußerst vielschichtige Tätigkeit, die ein großes Spezialwissen erfordert.

Selbst die Verwaltung von wenigen Mietwohnungen lässt sich längst nicht mehr nebenbei und auf dem Küchentisch erledigen: Die Kontrolle der Mietzahlungen, die Betriebskostenabrechnung einschließlich der Überwachung von Hauswarten, öffentlichen Versorgern und Versicherern, dazu die Buchhaltung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs für den Eigentümer – das sind nur einige der wichtigsten Pflichten eines Verwalters im Mietwohnungsbereich.

„In Anbetracht der vielfältigen Tätigkeiten ist es durchaus verwunderlich, dass die Berufsbezeichnung Hausverwalter in Deutschland noch nicht geschützt ist und es keine Berufszulassungsordnung gibt“, sagt Jürgen Michael Schick, Vizepräsident des IVD. „In Deutschland kann sich praktisch jeder Hausverwalter nennen. Da bleibt es nicht aus, dass sich Dilettanten und Schwarze Schafe in diesem Metier versuchen.“

Ausbildung der Immobilienverwalter

Nach Auffassung des IVD sollte ein Hausverwalter über eine Grundqualifikation mit Bezug zur Immobilienwirtschaft verfügen. „Die klassische Ausbildung ist der Immobilienkaufmann, früher Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft“, erklärt Ulrich Löhlein, Leiter Servicecenter Hausverwaltung im IVD. „Gute Leistungen werden aber auch von akademisch gebildeten Quereinsteigern erreicht.“ Eine kaufmännische Ausbildung ohne Spezialisierung reiche dagegen nicht aus. „Denn Hausverwalter sind mit einer Vielzahl von immobilienspezifischen Aufgabenstellungen wie der Koordination der Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten konfrontiert.“

Verwaltung von Wohnungseigentum 

Bei der Verwaltung von Wohnungseigentum gehört beispielsweise die ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu den Kernaufgaben des Verwalters. Weitere typische Aufgaben sind die Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung, die Erstellung des Wirtschaftsplans und der jährlichen Abrechnung, die Verwaltung des Gemeinschaftsgeldes, die Organisation der Hausordnung und eines ausreichenden Versicherungsschutzes. Zusammengefasst bedeutet das, der Verwalter kümmert sich um alles, was für die Bewirtschaftung der Immobilie notwendig ist und trägt Sorge dafür, dass etwaige Schäden am Gebäude und damit eventuell verbundene Gefahren für Eigentümer, Mieter und Besucher vermieden werden. Wichtig sind somit regelmäßige Objektbegehungen, die umfassend protokolliert werden müssen. „Die genauen Pflichten und Aufgaben des Verwalters hängen vom konkreten Verwaltervertrag ab. Solange sich der Vertrag im gesetzlichen Rahmen hält, also den Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes entspricht, können Eigentümer und Verwalter den Vertrag frei gestalten“, sagt Löhlein.

Mediation von Konflikten

Auch bei Streitigkeiten unter den Eigentümern ist häufig der Hausverwalter gefragt. „Erfahrungen in der Mediation von Konflikten können helfen, gerichtliche Auseinandersetzungen zwischen einzelnen Wohnungseigentümern zu vermeiden und somit wirtschaftlichen Schaden verhindern“, erläutert Löhlein. „Um jedoch erfolgreich vermitteln zu können, müssen Verwalter die jeweils aktuelle Rechtslage kennen. Fast quartalsweise ergeben sich heutzutage Änderungen der gesetzlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen, die in der Verwaltung zwingend zu berücksichtigen sind.“ Das sei für Verwalter eine enorme Herausforderung. Denn nach dem Wohnungseigentumsgesetz sind Verwalter auch dazu verpflichtet, rechtliche Ansprüche der Eigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen. Dazu muss ein Verwalter aber zuvor durch eine vertragliche Vereinbarung oder durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung ermächtigt worden sein.

Auswahl eines geeigneten Verwalters 

Aufgrund der verantwortungsvollen Aufgaben, die ein Hausverwalter übernimmt, sollten Eigentümer bei der Auswahl sehr sorgfältig vorgehen. Der Verwalter sollte neben einer einschlägigen Ausbildung auch überzeugende Referenzen vorweisen können“, sagt Schick. „Außerdem sollten Verwalter in einem Verband organisiert sein. Nicht nur, weil sie dort zur Weiterbildung und einem Verhaltenskodex verpflichtet werden, sondern auch, weil der Verband eine Beschwerdeinstanz für die Kunden der Mitglieder ist.“ Beim IVD ist beispielsweise der Rechtsanwalt Peter Breihold als neutraler Ombudsmann für Streitfälle tätig. Seine Aufgabe ist es, die Rechtslage im Rahmen eines Schlichtungsverfahrens zu prüfen und dann einen Schlichtungsvorschlag zu unterbreiten. Wird der Schlichtungsvorschlag nicht angenommen, können die Parteien die Gerichte anrufen.

Der Verwalter sollte auch deswegen sehr sorgfältig ausgesucht werden, weil es für Eigentümer schwierig ist, sich vor Ablauf der Vertragslaufzeit – in der Regel fünf Jahre – von ihm zu trennen. „Das ist nur möglich, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen den Eigentümern und dem Verwalter so stark gestört ist, dass eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar ist – beispielsweise, weil er sich weigert zur Jahresversammlung einzuladen oder keine Abrechnung erstellt“, berichtet Löhlein. Die Klage, dass das Geld nicht anständig verwaltet wird oder sich der Verwalter sich nicht genügend um das Gebäude kümmert, reicht dagegen in der Regel nicht aus.

Checkliste für die Verwalterauswahl

  • Verfügt er über eine immobilienwirtschaftliche Ausbildung?
  • Nimmt der Verwalter an Fortbildungen teil?
  • Kennt der Verwalter die aktuellen Gesetze und die neueste Rechtssprechung?
  • Verfügt der Verwalter über ein eigenes Büro? Wann und wie ist dieses erreich-bar?
  • Gibt es – bei größeren Unternehmen – einen festen Ansprechpartner?
  • Verfügt der Verwaltungsbetrieb über eine ausreichende Absicherung gegen Vermögensschäden von mindestens 100.000 Euro je Schadensfall?
  • Welche Referenzen kann der Verwalter vorweisen?
  • Ist der Verwalter Mitglied eines Verbandes, zum Beispiel des IVD?

Immobilienverband Deutschland

(Redaktion)


 


 

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