PR-Kolumne
Interne Kommunikation – ein Schlüssel zum Erfolg ihres Unternehmens

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Katrin van Herck
Aufgesang Public Relations GmbH
Agentur für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Braunstraße 6A
Telefon: 0511 923 99 -0

Mehr als Flurgespräche

Jedes Unternehmen ist laut Betriebsverfassungsgesetz dazu verpflichtet, seine Arbeitnehmer regelmäßig über ihre Arbeitsaufgaben, Gefahren, Personalunterlagen, etc. zu informieren.Darüber hinaus kann interne Kommunikation zur Optimierung organisatorischer Abläufe und zur Besserung und Festigung des Betriebsklimas sowie des Zusammengehörigkeitsgefühls beitragen und somit die Produktivität erheblich steigern.Interne Kommunikation findet in jedem Unternehmen statt: in der Mittagspause, beim Schwätzchen auf dem Flur oder auf dem gemeinsamen Weg zur Arbeit. Die Mitarbeiter geben ihre Erfahrungen, Wünsche, Ängste und auch die neuesten Gerüchte weiter. Solange es im Unternehmen gut läuft, ist dies grundsätzlich unproblematisch. Sind jedoch Krisen oder größere Veränderungen zu meistern, sollte die Unternehmensführung dringend qualifizierte Informationen an die Belegschaft geben, sonst verselbständigen sich falsche oder unvollständige Informationen. Und das kann die Moral und Arbeitsleistung der gesamten Belegschaft negativ beeinflussen. Die Akzeptanz von Entscheidungen der Führungsebene lässt sich so nicht langfristig sichern.

Akzeptanz und Zusammengehörigkeit vermitteln

Interne Kommunikation hat die Aufgabe, Entscheidungen transparent zu machen, den Mitarbeitern bestimmte Verhaltensweisen nahe zu bringen und Gerüchte sowie Unsicherheiten zu beseitigen. Sie kann helfen, organisatorische Abläufe zu optimieren, die Motivation zu erhöhen und einen fruchtbaren Dialog herzustellen. Auch das Vertrauen in die Unternehmensführung lässt sich auf diesem Wege stärken, ebenso wie die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Dennoch vernachlässigen viele Unternehmen ihre interne Kommunikation. Und dort, wo sie stattfindet, erreicht sie häufig nicht ihre Zielgruppe. Was die Mitarbeiter sich wünschen, ist nicht bekannt oder wird ignoriert. Dabei haben sie das Bedürfnis, an ihrem Unternehmen teilzuhaben und dessen Entscheidungen nachvollziehen zu können. Nur ein Mitarbeiter, der Unternehmensentscheidungen versteht und sich einbezogen fühlt, wird diese motiviert mittragen.

Die Mitarbeiter erreichen

Ist die Anzahl der Mitarbeiter überschaubar, reicht es häufig, sie regelmäßig zu einem Meeting einzuberufen, oder ein gemeinsames Mittagessen zu organisieren. Bei größeren Belegschaften, sollten allerdings unterschiedliche aufeinander abgestimmte Medien eingesetzt werden. Die zu kommunizierenden Botschaften sind zielgruppen- und mediengerecht aufzubereiten. Das Info-Papier für die Führungsebene ist häufig nicht geeignet, um auch dem einfachen Angestellten ein Thema näher zu bringen. Und in die Mitarbeiterzeitschrift gehören andere Themen, als in die Betriebsversammlung.Gerade bei den schriftlichen Medien ist zudem journalistisches Know-How gefragt, um Information und Unterhaltung gleichermaßen zu gewährleisten.

Welche Instrumente?

Folgende Medien lassen sich in der internen Kommunikation einsetzen:

• Veranstaltungen (z.B. Betriebsversammlung, gemeinsame Mittagessen)
•  Management-Informationsbriefe
• Mitarbeitergespräch
• Workshop
• Newsletter; Mitarbeiterzeitschrift Rundschreiben
• Schwarzes Brett
• E-Mail
• Pressespiegel
• Foren
• Wikis
• Blogs
• Intranet
• Corporate-Radio
• Online-Newsletter
• Business-TV Chat/Webkonferenzen/Instant Messaging
• Videokonferenz

Jedes dieser Instrumente bietet den Rahmen für bestimmte Informationen und spricht unterschiedliche Zielgruppen an. Einige sind dialogisch orientiert – in Blogs, Foren und Gesprächen beispielsweise kommen also beide Seiten zu Wort. Rundschreiben und Info-Briefe hingegen dienen der reinen Informationsvermittlung.

Dialog anregen

Wichtig ist es, die jeweiligen Medien nicht als reine Sprachrohre der Unternehmensführung einzusetzen, sondern Beteiligung zu ermöglichen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zu Wort kommen – durch Kommentare, Leserbriefe oder selbst verfasste Artikel. Vermitteln Sie Sachinformationen auf verständliche und anschaulich Weise. Vergessen Sie dabei nicht, auch unterhaltende und serviceorientierte Elemente zu integrieren. Reisetipps oder ein Portrait der neuen Mitarbeiterin lockern das Themenangebot auf und wecken Interesse.

Planung und Umsetzung

Zunächst ist eine gründliche Analyse notwendig. Welches Image hat das Unternehmen bei den Mitarbeitern? Wie werden die Produkte und Leistungen oder auch die bisherige Kommunikation beurteilt? Der einfachste Weg, um diese Fragen zu beantworten, ist eine Mitarbeiterbefragung. Neben der Informationsgewinnung beziehen Sie die Belegschaft so direkt mit ein.Die anschließende Planung basiert auf den erhobenen Ergebnissen. Wer soll erreicht werden? Wie lässt sich das umsetzen? Legen Sie Ziele, Botschaften, Zielgruppen, Instrumente, einen Zeitplan und einen Etat fest.Die Umsetzung kann – je nach Unternehmensgröße, -ausstattung und Budget intern oder durch externe Dienstleister erfolgen. Das Schwarze Brett im Flur lässt sich ohne viel Aufwand selbst ausstatten. Eine Mitarbeiterzeitschrift oder der regelmäßige Newsletter gehören eher in die Hand von PR-Agenturen.Um zu kontrollieren, wie erfolgreich die Maßnahmen sind, empfiehlt sich eine regelmäßige Evaluation. Diese kann beispielsweise durch erneute Mitarbeiterbefragungen erfolgen.

Vorschau: Zu besonderen Anlässen oder bei Themen von großem öffentlichen Interesse, sind Pressekonferenzen ein effektives PR-Instrument. Wann ist der beste Zeitpunkt dafür? Welche Materialien sollten vorbereitet sein? Und welche Informationen werden von den Journalisten erwartet? Der kommende Beitrag bereitet Sie optimal auf dieses Presse-Event vor.