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Aktenordner

Die Tage des klassischen Aktenordners sind gezählt

Die deutschen Unternehmen haben in den letzten fünf Jahren ihre Aktenberge kräftig abgebaut. Nach einer Erhebung des ECM-Anbieters d.velop AG haben sie den Umfang an Aktenordnern durchschnittlich um 34 Prozent reduziert.

Jedes fünfte Unternehmen weist sogar eine Quote von über 50 Prozent auf. Diese Hinwendung zu digitalen Dokumenten wird sich offenbar weiter fortsetzen, weil nur noch eine kleine Minderheit im Kreis der über 500 befragten Manager den Papierakten eine Zukunft gibt.

Laut der Studie kennzeichnet sich nur noch jedes sechste Unternehmen mit mehr als 50 Mio. Euro Umsatz durch eine Dominanz des Papiers in der Betriebsorganisation. Sie haben in den letzten fünf Jahren weniger als 10 Prozent ihrer Aktenberge zugunsten digitaler Dokumente und elektronischer Speicherverfahren abgebaut. Bei mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen erfolgte dies mit einem Anteil zwischen 10 und 25 Prozent. Alle anderen Firmen haben sich in deutlich größerem Maß der Digitalisierung verschrieben. Im Durchschnitt aller Unternehmen wurde die Menge an Papierakten in den Büros um über ein Drittel reduziert.

„In den nächsten Jahren dürfte die Dynamik bei der Digitalisierung im betrieblichen Umfeld jedoch sogar noch deutlich steigen“, ist sich d.velop-Vorstand Christoph Pliete sicher. „Denn inzwischen wird fast überall in den Unternehmen kaum noch darüber diskutiert, ob die digitale Bereitstellung und Nutzung von Informationen sinnvoll ist, sondern in welchen Entwicklungsschritten sie umgesetzt werden soll und kann“, zeichnet Pliete deutlich positive Perspektiven.

Ähnlich denken offenbar auch die Business-Manager in den befragten Firmen. Denn deutlich mehr als die Hälfte urteilt, dass der Aktenordner seine Daseinsberechtigung in der digitalen Welt verloren hat. Nicht ganz so eindeutig äußern sich 26 Prozent der Befragten, da sie zumindest noch teilweise einen sinnvollen Einsatz für die Papierakte sehen. Als auch weiterhin unverzichtbar werden sie lediglich noch von 17 Prozent der Befragten erachtet.

Eine relativ hohe Einigkeit herrscht auch in der Frage, ob sich die Arbeit mit der klassischen Papierakte negativ auf die Produktivität in der Unternehmensorganisation auswirkt. Für 51 Prozent der Befragten steht dies zweifelsfrei fest, weitere 30 Prozent identifizieren zumindest teilweise eine Effizienzminderung. Lediglich die Manager aus einem Fünftel der Firmen sind anderer Ansicht und erkennen beim Einsatz des Mediums Papier in den geschäftlichen Prozessen keinen generell produktivitätshemmenden Effekt. Dem widerspricht der d.velop-Vorstand deutlich. „So unrealistisch das Ziel des völlig papierlosen Büros vermutlich auf lange Sicht noch sein wird, so eindeutig steht inzwischen fest, dass digital nutzbare Informationen ganz wesentlich zur Beschleunigung und Verbesserung fast aller Business-Prozesse beitragen“, urteilt er. Zudem würden eindeutig belegbare Kostenersparnisse entstehen.

Christoph Pliete gibt allerdings auch zu bedenken, dass die Digitalisierung betriebliche Abläufe mitunter deutlich verändere, was die Lernbereitschaft der Mitarbeiter in den Firmen herausfordere. „Es müssen oftmals lange geübte Arbeitsgewohnheiten aufgegeben werden, wenn statt greifbarer Ordner und Papierakten auf elektronische Dokumente zugegriffen werden muss.“ Um diesen Wandel in den Arbeitsprozessen aktiv zu unterstützen, seien auch die ECM-Anbieter gefordert. „Der Anwender benötigt Lösungen, die ein hohes Maß an Einfachheit in den Einsatzkonzepten ebenso wie im Benutzerhandling aufweisen.“

(d.velop AG)


 


 

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