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Kommunikations- Veranstaltungsmanagement

Christiane Pauli: „Veranstaltungen sind für uns hochkarätige Messen und Kongresse im B-to-B Bereich“

Christiane Pauli– Inhaberin der Agentur ansprechend. Kommunikations- & Veranstaltungsmanagement – ist kompetente und erfahrene Marketingfachfrau für Messen und Kongresse. Das Organisationstalent entwickelt aus Stichworten Ideen, die die Botschaften von Unternehmen auf den Punkt bringen. Marken-, Produkt- und Unternehmensinszenierungen gehören zur kommunikativen Gesamtstrategie dazu. Mit ihrer 17-jährigen Berufserfahrung konzipiert, organisiert und realisiert sie hochkarätige Business-Veranstaltungen: „Wir bringen die Sache mit wenigen Worten auf den Punkt! Direkt zum Ziel.“

Frau Pauli, Sie bieten Veranstaltungsmanagement an und kein Eventmanagement. Was ist der Unterschied?

CP: Wir sprechen Deutsch. Deshalb heißt es bei uns Veranstaltung und nicht Event. Außerdem wird der Begriff Event meiner Meinung nach inflationär benutz. Jeder, der eine Geburtstagsparty macht, veranstaltet ein Event. Eine Veranstaltung ist aber viel mehr, nämlich ein geplantes und konzipiertes Zusammenkommen von Unternehmen und ihren Kunden, um eine klare Botschaft zu transportieren. Wir verstehen darunter hochkarätige Messen und Kongresse im B-to-B Bereich für mittelständische und große Unternehmen.

Warum sollten Unternehmen auf Messen gehen?

CP: Messen werden immer mehr zum Treffpunkt einzelner Branchen. Unternehmen können sich optimal darstellen, Beziehungen durch persönliche Kontakt zu ihren bestehenden Kunden pflegen und neue Kunden akquirieren. Und das konzentriert an einem Ort mit einer Veranstaltung. Im Gespräch kann man sich direkt in die Augen gucken. Das ist wichtig!

Können Sie uns ein Beispiel geben?

CP: Unser Kunde Hellmann, ein mittelständisches Unternehmen aus Bünde, stellt 135 Sorten Salami her. Anfang des Jahres entstand die Idee, sich zum ersten Mal mit einem Messestand auf der weltgrößten Lebensmittelfachmesse Anuga in Köln zu präsentieren. Im ersten Gespräch haben wir eine Botschaft definiert, die wir transportieren wollten. Dann habe ich ein Budget erstellt, das übrigens eine Punktlandung war.

Sie begleiten und beraten Ihre Kunden also von Anfang an?

CP: Ja genau. Wir sind die Schnittstelle zu allen externen Dienstleistern und einziger Ansprechpartner für unsere Kunden. Unsere Aufgabe ist es, dem Kunden von Anfang an den Rücken frei zu halten. Das fängt an mit umfangreichen Anmelderegularien bei der Messe, der Standauswahl, der Auswahl von einem passenden Messebauern und Messestand, Kontakt zu Druckereien, Blumenhändler für die Messedekoration usw. Wir dokumentieren auch, wie viele Produkte zur Präsentation auf der Messe mitgenommen werden müssen. Im Fall von Hellmann war das Wurst, für die wir einen Kühlanhänger benötigten. Weiter geht es mit Messeeinladungsservice, dem Erstellen von Newslettern, der Reisebuchung und Pressearbeit, Vor-Ort Betreuung usw.

Das klingt, als ob die Aufgaben extrem vielfältig sind?

CP: Ja, das stimmt. Viele Firmen unterschätzen den hohen Zeitaufwand bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen. Allein die Suche nach passenden Dienstleistern, Anfragen, Gesprächen und Abstimmung nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Was muss ich bei einem Messeauftritt beachten, damit die Kunden uns verstehen? Hier sind wir Profis! Immer dabei ist zum Beispiel eine Messekiste mit Schuhputzzeug, Ersatzstrumpfhosen, Zahnseide, Flusenroller, Wimperntusche, Verlängerungskabel, Klebeband, Mehrfachstecker, Draht und mobilen Drucker. Eben alles, was man auf einer Messe dringend benötigt. Es sind zwar Kleinigkeiten, ohne die man aber vor Ort aufgeschmissen ist.

Sie bieten auch Messehostessen an?

CP: Wir haben einen kleinen und feinen Pool mit 25 Messehostessen. Die Damen und Herren mit akademischer Ausbildung werden individuell ausgewählt. Ich kenne alle sehr genau und kann deshalb meinen Kunden exakt empfehlen, wer zum Unternehmen passt. Bei Bedarf verschicke ich gerne Sedcards. Ich arbeite mit einem externen Trainer zusammen, der in Tagesseminaren Themen wie Rhetorik, Körpersprache und Kundenansprache vermittelt, um die Messehostessen auf einem hohen Niveau zu halten. Das gleiche Training biete ich auch bei Bedarf für die Vertriebs- bzw. Messemannschaft von Kunden an.

Wie behalten Sie den Überblick?

CP: Wir erstellen To-do-Listen, in denen alle Themen, Termine und Verantwortlichen festgehalten sind. Ich habe gerade eine Software bestellt, um das zukünftig meinen Kunden auch Online anzubieten. Jeder loggt sich über das Internet ein. So haben alle Beteiligten Zugriff und können die notwendigen Arbeitsschritte sehen und eigenständig pflegen. Für große Veranstaltungen ist es sehr wichtig, dass alle Mitwirkenden denselben Wissensstand haben. Oft ergeben sich aus den vielfältigen Überlegungen rund um einen Messeauftritt auch strategische Marketingfragen, die ich dann gerne mit anbiete und begleite.

War das bei Hellmann auch so?

CP: Ja, genau. Bei der Frage, ob die Internetseite noch aktuell ist, sind wir zu dem Entschluss gekommen, dass wir zur Messe den kompletten Außenauftritt neu gestalten, nur das Logo ist geblieben. Dazu gehören auch Broschüren und eine neue SB-Verpackung für das Kühlregal. Einige Produktlinien von Hellmann sind lactose- und glutenfrei. Das haben wir stärker kommuniziert und auf die neue Verpackung ein Gesicht gestaltet. Menschen sollen die Wurst kaufen und essen. Und ein freundlich lächelndes Gesicht spricht einen im Regal doch gleich positiv an. Für das Produkt „Salami in Form gluten- und lactosefrei“ hat Hellmann unter 1.400 Bewerbern von der Fachjury der Anuga den Innovationspreis „taste11“ erhalten. Eine sehr schöne Auszeichnung.

Ein zweiter Schwerpunkt Ihrer Agentur sind Kongresse? Haben Sie hier auch ein Beispiel?

CP: Unser Kunde impavidi GmbH aus Berlin berät mittelständische Unternehmen aus den Branchen Finanzen, Immobilien- und Schienenfahrzeugwirtschaft im Bereich Risikomanagement. Die Vorgabe war, ein Austauschforum für die Finanzbranche zu schaffen ähnlich wie das Finance Forum Germany. Im April dieses Jahres sind wir mit der Konferenzreihe "Banking & Finance – Innovationskraft und wegweisende Trends" sehr erfolgreich gestartet.

Was waren Ihre Aufgaben?

CP: Wir haben das Veranstaltungs- und Sponsorenkonzept erarbeitet und waren für das Konferenzmanagement verantwortlich. Mit Weimar haben wir uns für einen zentralen Veranstaltungsort in Deutschland entscheiden, der für das Rahmenprogramm sehr viele kulturelle Highlights von Klassik bis Moderne bietet. Zielgruppe für die Konferenzreihe, die übrigens 2012 im April wieder in Weimar zum Thema Basel III stattfinden wird, sind Vorstände und das höhere Management von Sparkassen und Banken, Genossenschaftsbanken und Leasinggesellschaften.

War die Eröffnungsveranstaltung erfolgreich?

CP: Ja. Von den insgesamt 85 Teilnehmern haben wir ein sehr gutes Feedback erhalten. Im großen Tagungsraum haben sich die Sponsoren mit Ständen präsentiert. In zwei kleineren Vortragsräumen fanden parallel zwei Vorträge statt. In kleineren Besprechungsräumen konnten sich die Teilnehmer intensiv austauschen. Wir haben den zweitägigen Kongress familiär, persönlich und mit Platz zum Austauschen konzipiert. Das ist sehr gut angekommen, so dass wir für 2012 schon wieder Sponsoren haben.

Gibt es eine Art Wunschveranstaltung, die Sie gerne managen möchten?

CP: Für mich persönlich ist Menschlichkeit ganz wichtig. Wir sollten nie vergessen, dass wir Dinge für Menschen tun. Es geht im Grunde doch um ein respektvolles und gerechtes Miteinander. Aus diesem Grund würde ich gerne in der Zukunft eine Wohltätigkeitsveranstaltung planen.

(Petra Koslowski)


 


 

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