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Steuervereinfachungsgesetz

Kosten sparen mit elektronischer Rechnung

Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes am 1. Juli 2011 planen viele Unternehmen ihre Fakturierungsprozesse nachhaltig zu verschlanken und die Prozesskosten zu senken. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt.

Konkret bedeutet das: Rechnungen können nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, ist nicht mehr erforderlich. Der vereinfachte elektronische Rechnungsversand bietet Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung, denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Schnelle und transparente Prozesse im Rechnungseingang

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse deutlich vereinfacht werden. Jedoch ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Die Pflicht, elektronisch übermittelte Rechnungen zu archivieren, bleibt ebenfalls bestehen.

Signatur in Europa unerlässlich

Zu beachten ist, dass der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch nur in Deutschland gilt. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland sind weiterhin die Anforderungen der beim Empfänger geltenden Gesetzgebung zu beachten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich.

(Redaktion)


 


 

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