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TEIL 12: Fachwissen Personalentwicklung

Warum die Projektdefinition für den Projekterfolg so wichtig ist

Teil 12 unserer Serie rund um das Thema Personalentwicklung in Zusammenarbeit mit dem Institut für Management-Entwicklung (ime) aus Bielefeld befasst sich mit erfolgreicher Projektarbeit durch Definition der einzelnen Schritte.

Projektarbeit ist in aller Munde und hat sich in vielen Unternehmensbereichen als vorherrschende Arbeitsform herausgebildet. Projektideen sind dabei schnell geboren. Manche entstehen in der Diskussion mit den Kollegen, andere werden von Ihren Kunden beispielsweise durch einen Auftrag initiiert. Bevor Sie aber mit vollem Elan das Projekt angehen, sollten Sie sich zwei grundlegende Fragen stellen.

  1. Liegt der zu erwartende Nutzen höher als die Kosten, die das Projekt verursacht?
  2. Können Sie die benötigten Ressourcen für eine Projektdurchführung aufbringen?

Nur wenn Sie beide Fragen mit Ja beantworten können, ist es sinnvoll, den Projektierungsprozess weiter voranzutreiben. In Abbildung 1sehen Sie die verschiedenen Projektphasen bei einem exemplarischen Aufbau eines Projektes. Gerade aber bei Projektvorschlägen, die durch direkte Vorgesetzte oder Kunden gemacht werden, fällt ein sofortiger Stopp aus nachvollziehbaren Gründen schwer. Überlegen Sie dann, an welchen Stellschrauben Sie das Projekt lohnender machen oder die benötigten Ressourcen aufbringen.

Sind Sie zu dem Schluss gekommen, das Projekt zu konkretisieren, sollten Sie mit der Projektdefinition beginnen. Diese kann in vier Schritten durchgeführt werden.

  1. Wie wird das Projekt innerhalb des Unternehmens begründet? Beschreiben Sie die Ausgangslage und Umstände, die zur Projektidee führten.
  2. Welche Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
  3. Unter welchen Bedingungen wird das Projekt durchgeführt?

    a. Unter welchen Annahmen und Voraussetzungen, stimmen Sie dem Projektauftrag zu?

    b. Lassen Sie sich vom Auftraggeber bestätigen, dass Ihre angenommenen Bedingungen richtig sind. Falls nicht, sollten Sie die Projektdefinition modifizieren.
  4. Welche Aufgaben fallen innerhalb und außerhalb des Projektes an?

    a. Welche Leistungen werden vom Projektteam erbracht?

    b. Welche Aufgaben sind von externen Kräften zu übernehmen? Hierunter können Leistungen fallen, die durch angrenzende Projekte, außenstehende Experten oder internes Personal, das nicht im Projekt arbeitet, erledigt werden können.

Wichtig: Bei der Projektdefinition machen Sie keine Detailplanung. Sie werden sich klar über die zu bewältigenden Aufgaben, stellen die Sinnhaftigkeit für das Unternehmen dar und verdeutlichen die Ziele. Sie schaffen damit die Basis für eine tiefergehende Untersuchung der Risiken und der sich bietenden Chancen und erhöhen die Erfolgsquote des Projektes.

Institut für Management-Entwicklung (ime)

Das Institut für Management-Entwicklung (ime) berät, begleitet und unterstützt mittelständische und große Unternehmen in allen Fragen der Personalentwicklung innerhalb der beiden Geschäftsbereiche Offene Seminare und Inhouse-Leistungen. Die Kernkompetenz liegt dabei auf der Durchführung intensiver, praxisnaher und berufsrelevanter sowie methodenorientierter Weiterbildungen. Die Schwerpunkte des ime liegen in den Bereichen Führung, Management, Kommunikation und Methodenkompetenz, Persönlichkeitsentwicklung sowie Vertrieb.

Mehr Informationen www.ime-seminare.de

(Redaktion)


 

 

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