Software
Oftmals reicht schon ein Standardprogramm

Mindestanforderungen an eine gute Rechnungssoftware sind die automatische Ausweisung der Mehrwertsteuer nach den entsprechenden Steuersätzen, das Summieren von Rechnungsbeträgen sowie deren Kontierung. Was bedeutet, dass Rechnungen entsprechend verschiedenen Vorgängen zugeordnet werden. Dies können etwa Gehaltsabrechnungen, Miet- und Stromrechnungen, Fuhrparkrechnungen oder Provisionsabrechnungen sein.

Wichtig ist dabei selbstverständlich auch die Überwachung von Zahlungseingängen und der sofortige Versand von Mahnungen. Weitere Anwendungen, die eine gute Rechnungssoftware beherrschen sollte, sind die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die doppelte Buchführung, die Verwaltung offener Posten sowie die Möglichkeit zur Auswertung.

Bei der Auswahl der Software für Rechnungen sollte man auch daran denken, dass Dritte mit den Daten arbeiten können. Die problemlose Übermittlung der Daten zum Steuerberater oder auch an die Finanzbehörden ist ein Muss, damit es in diesem sensiblen Bereich nicht zu Verzögerungen kommt.

Unterschiedliche Berufszweige und Unternehmen haben auch ganz unterschiedliche Ansprüche an die Software für Rechnungen. Eine entsprechend gut ausgearbeitete Software berücksichtigt dies und hält für unterschiedliche Kontierungen die passenden Buchhaltungsmasken als Standard bereit. Aufwendige und somit auch Kosten verursachende Zusatzprogramme werden auf diese Weise gespart.

Die Größe eines Unternehmens sagt noch nicht über die Anzahl an Buchungen aus. Ein Onlineshop etwa kommt schnell auf mehrere tausend Rechnungen im Jahr. Nicht alle Rechnungsprogramme sind darauf ausgerichtet. Zwischen Freewareprogrammen und eigens programmierter Software für Rechnungen gibt es eine erhebliche Bandbreite unterschiedlicher Anwendungen. Die Entscheidung für das passende Programm sollte auf jeden Fall überlegt getroffen werden.