Projectplace GmbH
Frank Holzhäuser im Gespräch mit Business-on.de

Frank Holzhäuser zeichnet seit rund 100 Tagen verantwortlich für den europäischen Vertrieb der Projectplace GmbH in Frankfurt

Business-on.de: Herr Holzhäuser, Sie zeichnen seit rund 100 Tagen verantwortlich für den europäischen Vertrieb der Projectplace GmbH in Frankfurt. Als Anbieter eines webbasierten Projektmanagement-Services zählen zu Ihren Kunden unter anderem Telekommunikationsunternehmen wie Vodafone, Logistikunternehmen wie DHL und Versicherungskonzerne wie Zürich Versicherungen. Inwieweit ist Projektmanagement als effizientes Instrument für Unternehmen einsetzbar?

Frank Holzhäuser: Projektmanagement ist heute nicht mehr nur ein nettes Add-on unter vielen, sondern das fundamentale und erfolgskritische Instrument bei der Unternehmenssteuerung. Dies brachte vor allem die zunehmende Spezialisierung der einzelnen Unternehmensbereiche mit sich, so dass heute die allermeisten Aufgaben interne und externe Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Abteilungen betreffen. Gefragt sind also offene und flexible Strukturen und Hierarchien, die den individuellen Anforderungen gerecht werden müssen. Die Unternehmen tun also gut daran, wenn sie für eine Projektstruktur sorgen, die eher ziel-, als planorientiert ist, praktikable Kontrollprozesse aufweist und – last but not least – in der schnell und einfach kommuniziert werden kann.

Business-on.de: In den letzten Jahrzehnten hat sich hinsichtlich der Kommunikation und den neuen Medien viel getan. Sind aus Ihrer Sicht auch Veränderungen im Projekt- und Prozessmanagement beobachtbar?

Frank Holzhäuser: Durchaus. Wir wissen alle, dass die meisten Projekte vor allem wegen schlechter Kommunikationsstrukturen und negativ erlebter Kommunikationskultur, also letztendlich einer großen Intransparenz, scheitern. Gerade die sozialen Medien zeigen uns jeden Tag wie effiziente Kommunikation ohne großen Aufwand funktionieren kann: Auf den Pinnwänden sehen wir auf einen Blick die neuesten Informationen und Aktivitäten, können diese ganz leicht kommentieren oder einfach nur „liken“. Selbst wenn wir unterwegs sind, haben wir vom Handy aus komfortablen Zugriff auf unsere sozialen Netzwerke. All diese Prinzipien halten nun auch Einzug in moderne Projektmanagement-Tools und sorgen so für eine positive Arbeitsatmosphäre, in der die Projektteilnehmer dazu motiviert werden, sich pro aktiv und kreativ in die Projekte einzubringen. Projectplace übernimmt hier beispielsweise die Kommunikationsform sozialer Netzwerke, die mit ihren Services das ganz normale Mitteilungsbedürfnis von uns Menschen befriedigen. Plattformen, die diesen Wünschen entsprechen, erzeugen automatisch eine pro aktive Kommunikation und müssen nicht eine in Strukturen und Vorgaben gepresste Kommunikation erzwingen – ein Versuch, der von vorneherein zum Scheitern verurteilt ist. Was uns angeht, können wir klar sagen: Wir praktizieren modernes Social Project Management vom Like-it-Button über das Whiteboard bis hin zu mobilen Anwendungsmöglichkeiten.    

Business-on.de: Wie kann beispielsweise ein modernes Planungs-Tool den Projektmanager unterstützen? Welche Eigenschaften muss eine Projektmanagement-Software Ihrer Meinung nach aufweisen, um dem Projektleiter optimal zu unterstützen?

Frank Holzhäuser: Ein Projektmanagement-Tool muss den Projektleiter vor allem bei der Umsetzung unterstützen und nicht allein zur Planung eines Projekts dienen. Das ist genau der Punkt: Viele so genannte klassische Projekt-Tools fokussieren sich extrem auf die Planung – und können dann natürlich nicht verhindern, dass Projekte bei der Umsetzung scheitern. Optimal ist eine Projektmanagement-Software bzw. ein Service, wenn dadurch neben einer soliden Planung ein Arbeitsklima erzeugt, bei dem sich jeder Projektteilnehmer als unverzichtbarer Teil eines gemeinsamen Ganzen sehen kann und in dem Projektwissen einfach und ohne großen Aufwand mit allen geteilt werden kann. Konkret heißt das: Es ist ein Umgebung zu schaffen, in der alle relevanten Projektinformationen wie Pläne, Termine, Aufgaben und Dokumente abgelegt werden und auf die alle Projektteilnehmer von beliebigen Standorten oder Devices aus zugreifen können. Zudem muss eine solche Umgebung genau für die bereits erwähnten Kommunikationsstrukturen sorgen – damit der Projektleiter sich auf seine originären Aufgaben konzentrieren kann und nicht zum Informationsbroker degradiert wird.

Business-on.de: Wie entwickeln sich die Methoden des Projektmanagements. Welche Trends sehen Sie für die nächsten Jahre?

Frank Holzhäuser: Rückläufig sehe ich die Tendenz der letzten Jahrzehnte, Projekte durch immer komplexere, rein auf die Planung fokussierte Tools zu bewältigen. Die Praxis zeigt, dass regelmäßig die Projekte erfolgreicher sind, in denen die Interaktion der Mitarbeiter untereinander bei der Umsetzung des Projekts gut funktioniert. Und der Markt zeigt es ja bereits: Immer mehr so genannte klassische Projekt-Tools versuchen, die hierzu notwendigen Features zu integrieren. All dies würde ich unter dem Schlagwort „Collaboration“ zusammenfassen.

Business-on.de: Wenn Sie auf Ihre Erfahrung als Anbieter von Projektmanagement-Service zurückschauen: Was sind die größten Gefahren für ein Projekt? Was sind die häufigsten Gründe eines partiellen oder totalen Scheiterns?

Frank Holzhäuser: Wenn die Zielsetzung eines Projekts nicht bekannt ist, kann auch das beste Projektmanagement nicht zum Erfolg führen. Regelmäßig laufen Projekte aus dem Ruder, weil Budgets oder Zeitpläne nicht eingehalten werden. Doch warum konnten diese nicht eingehalten werden? Weltweit zeigen die Untersuchungen, dass Projekte vor allem an mangelhaften Kommunikationsstrukturen scheitern. Das geht damit los, dass viele Projektteilnehmer gar nicht über die Gründe eine Projekts oder dessen Sinnhaftigkeit informiert sind. Sie bekommen eine Aufgabe zugeteilt – und wissen oft nicht, wofür sie das tun sollen oder wer eigentlich alles daran mitarbeitet. Zum zweiten existieren häufig schlicht nicht die technischen Umgebungen, die dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter gut informieren oder ihr eigenes Wissen einbringen können. Das ist der Sand im Getriebe, der viele Projekte scheitern lässt, denn letztlich ist das Ganze eine Frage von Sender und Empfänger: Üblicherweise sind Projekt-Management-Applikationen so aufgebaut, dass sie eine zusätzliche Kommunikation, beispielsweise per Telefon oder Mail, voraussetzen. Bei Projectplace dagegen, liegen diese Kommunikationskanäle innerhalb des Projekts, so dass es keine Medienbrüche gibt. Und genau deshalb funktionieren die Prozesse so besser und reibungsloser. 

Business-on.de: Wie sehr wird Ihrer Meinung nach projektorientiertes Arbeiten weiterhin den Arbeitsalltag verändern? Befinden wir uns angesichts immer schneller wechselnder Rahmenbedingungen, auf die die Unternehmen reagieren müssen, auf dem Weg zur Projektfirma?

Frank Holzhäuser: Ich denke schon. Angesichts der veränderten Rahmenbedingungen werden die Arbeitsstrukturen noch flexibler werden müssen. Es wird mehr und mehr so sein, dass die Personen, Rollen und Funktionen, die für eine Aufgabe zuständig sind, individuell zusammengestellt werden.

Business-on.de: Die Methoden/Tools für Projektmanagement sind vielfältig - sehen Sie hier eine Höherbewertung gewisser Methoden/Tools für bestimmte Branchen – heißt unterscheiden sich die Tools je nach Branche?

Frank Holzhäuser: Ich kann hier nur für uns sprechen und wir unterschieden ganz bewusst nicht zwischen verschiedenen Marktbereichen. Projectplace bietet einen branchenunabhängigen Service, der die Workflows verbessert und die Kunden bei der Steuerung ihrer Projekte, aber auch des Tagesgeschäfts, unterstützt. Man kann an dieser Stelle durchaus auf die Frage nach der Definition eines Projekts oder von Projektarbeit verweisen. Nach unserem Verständnis sind ganz viele Abläufe im Business-Alltag Projekte – auch wenn sie niemand als solche bezeichnet. Letztlich geht es uns darum, dass Prozesse an denen verschiedene Personen beteiligt sind zu vereinfachen, strukturieren und zum Erfolg zu führen. Und genau das ist völlig unabhängig von der Branche.

Business-on.de: Welche Vorteile bietet Projectplace hinsichtlich konkurrierender Software? Wo genau liegt der Unterschied zu nicht webbasiertem, klassischem Projektmanagement?

Frank Holzhäuser: Im Unterschied zu anderen Anbietern sehen wir ein Projekt nicht als rein technischen Produktionsprozess, sondern als ein „soziales System auf Zeit“. Das ist für uns der zentrale Ansatz, wenn es ums Projektmanagement geht. Deshalb ist der Einsatz der Funktionen und Features, die wir aus den sozialen Netzwerken kennen nur die logische Konsequenz. Nehmen wir den „Like-it Button“: Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen sogar mit der Ausschüttung von Dopamin darauf reagieren – sprich, dass es sie freut. Warum sollten wir es uns also nicht zunutze machen und mit diesem kleinen Feature ganz subtil für gute Laune und eine natürliche Motivation sorgen; eine ganz einfache Möglichkeit positiven Team-Spirit zu fördern und die Projekt-Kommunikation zu unterstützen. Aus all diesen Überlegungen ergibt sich dann ganz selbstverständlich eine webbasierte Lösung, die es allen Projektmitarbeitern aus beliebigen Bereichen sehr leicht macht, sich und die Projektergebnisse miteinander auszutauschen. So eine Lösung muss natürlich auch ein ordentliches Planungswerkzeug aufweisen, aber das ist nicht unser alleiniger Fokus. Wir setzen alles daran, den Projektleiter und sein Team vor allem bei der Umsetzung, der Kommunikation und dem Wissensaustausch zu unterstützen.

Business-on.de: Die Investition in eine PM-Software will für Unternehmen gut geprüft sein. Was raten Sie Ihren Kunden für die Auswahl der richtigen Tools?

Frank Holzhäuser: Zunächst einmal: Je komplexer eine PM-Software und je mehr Zeit ich darauf verwenden muss, die Mitarbeiter im Umgang mit dem Tool zu schulen, desto eher rate ich von der Lösung ab. Hier folge ich der Philosophie des „Ease of Use“. Unseren Kunden rate ich deshalb, dass sie sich folgende Fragen stellen sollen: Kann das gesamte Projektteam flexibel und ohne großen technischen Aufwand in das Tool eingebunden werden? Ist der Umgang mit der PM-Software intuitiv, oder ist eine besondere Schulung notwendig? Legt das Planungstool den Fokus auf die Ziele, oder birgt es wegen zu vieler Interdependenzen – die regelmäßig in der Planungsphase gar nicht richtig bestimmbar sind – eine hohe Fehlerrate? Sorgt das Tool für eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in die sich alle Mitarbeiter pro aktiv und kreativ einbringen können?

Business-on.de: Projektmanagement hat auch immer etwas mit gesundem Menschenverstand zu tun. Welche Eigenschaften zeichnen einen Projektmanager aus? Und wie kann eine Software hier unterstützen?

Frank Holzhäuser: Ein guter Projektmanager ist entscheidungsfreudig, holt sich aber seine für die Entscheidung notwendigen Informationen bei den Experten im Team ab. Er sieht sich nicht als Informationsbroker, sondern kann sich auf seine originären Aufgaben konzentrieren. Er weiß um die zentrale Bedeutung von guten Kommunikationsstrukturen in Projekten. Und er hat immer das Ziel vor Augen. Abgesehen von der Entscheidungsfreudigkeit können eine Software oder ein Service hier ganz enorm unterstützen. Denn dass so viele Projekte scheitern, liegt ja meistens nicht daran, dass die Projektleiter schlecht gewesen wären. Es fehlt schlicht an den Tools, die gutes Projektmanagement überhaupt möglich machen.

Business-on.de: Als Unternehmer nutzen Sie die neuen Kommunikationsmittel wie Twitter, Facebook, Xing und Co. Wie wichtig sind diese Tools im Projektmanagement?

Frank Holzhäuser: Selbstverständlich nutzen wir die neuen Medien und sozialen Netzwerke. Und dass diese Tools uns täglich zeigen, wie in Gruppen effiziente und transparente Kommunikation etabliert werden kann, habe ich ja schon betont. In unserer Projektmanagement-Lösung haben wir von Anfang an auf diese Mechanismen gesetzt. Vor über zehn Jahren wurden wir dafür oft belächelt. Heute schmunzle ich, wenn ich sehe, dass viele Anbieter von Projektmanagement-Tools fieberhaft versuchen, in diesem Bereich nachzuziehen – was aber meist an der Architektur des Tools scheitert.