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IT-Tipp

Was sind Managed Services und warum sind sie interessant für KMUs

Die Geschäftswelt wächst international immer weiter zusammen. Jedes Unternehmen ist dabei spezialisiert auf ein Kerngeschäft. Das kann ein Produkt, ein Service oder ein Handel sein. Und genau darauf sollte es sich auch konzentrieren, wenn es erfolgreich sein will. Kaum ein Unternehmen kommt dabei ohne IT aus. Auch wenn dies sehr häufig nicht das Kerngeschäft ist - sie muss trotzdem gepflegt werden. Zu groß sind die Veränderungen, die permanent auf die Nutzer „einprasseln“. Zu vielseitig sind die Bedrohungen, die ganze Netzwerke täglich lahmlegen können. Sie können mit der Abgabe von bestimmten Aufgaben im Rahmen eines Managed Service oder der gesamten IT-Betreuung (Outsourcing) Zeit und Geld für wertschöpfende Arbeit gewinnen.

Was ist ein Managed Service Provider

Ein Managed Service Provider (kurz MSP) übernimmt Aufgaben Ihrer IT. Es geht hierbei meist um die Entlastung der internen IT-Abteilung. Der Dienstleister widmet sich vor allem der Wartung und Optimierung der IT-Sicherheit. Im Unterschied zum Outsourcing wird nicht die komplette IT an einen Dienstleister ausgelagert. Ziel ist es dabei nicht, möglichst viele Stellen beim Auftraggeber zu streichen. Vielmehr sollen die vorhandenen ITler entlastet werden, so dass sie sich den Aufgaben widmen können, die der Wertschöpfung des Unternehmens näherstehen – die Optimierung der Strukturen und Prozesse.

Vor allem im Bereich der IT-Sicherheit macht die Übergabe an einen MSP Sinn. In diesem Bereich ist die große Erfahrung und permanente Weiterbildung der IT-Mitarbeiter sehr wichtig. Viele IT-Dienstleister sind genau auf diesen Bereich spezialisiert und können bei Angriffen etc. zielgerichtet reagieren. IT-Dienstleister waren früher oftmals hauptsächlich die Lieferanten der Technik. Sie haben die IT geliefert, aufgebaut und eingerichtet. Heute kümmern sich die Dienstleister zusätzlich vermehrt um die Überwachung und Wartung der Systeme. MSP liefern Lösungen für KMUs und können diese bei Bedarf entsprechend skalieren. Die Cloud ist dabei ein entscheidender Faktor und wird in den nächsten Jahren noch weiter an Relevanz gewinnen.

Was Managed IT-Services für den Mittelstand tun können

Die Pflege der Unternehmens-IT ist extrem wichtig. Das zeigt das Beispiel eines mittelständischen Unternehmens. Trotz aktuellster Virensoftware und anderer Sicherheitsmaßnahmen, konnte ein Erpresser-Trojaner die Daten auf der Festplatte verschlüsseln. Der Trojaner verlangte vom Eigentümer Geld für die Entschlüsselung. Mit Hilfe eines aktuellen Backups wurden die Daten des Unternehmens schnell wiederhergestellt und das Lösegeld musste nicht gezahlt werden. Die implementierten Lösungen haben das Unternehmen in diesem Fall nicht vor dem Trojaner schützen können, denn hier war in letzter Instanz die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter gefordert. Die Lösungen halfen aber dabei, dass das Unternehmen schnell und ohne großen Verlust weiterarbeiten konnte.

Jedes Unternehmen muss sich heute gegen allerlei Bedrohungen aus dem Internet wappnen. Die Anforderungen an eine hoch funktionale, performante, ausfalls- und angriffssichere Unternehmens-IT sind extrem hoch. Das ist für KMUs wirtschaftlich oft nicht darstellbar. Gerade für diese Unternehmen eignen sich die Managed Services der IT-Dienstleister.

4 Gründe für Managed Services

Wie kann ein MSP Ihr Unternehmen genau entlasten und was bringt diese Entlastung? Wir geben Ihnen 4 Gründe für die Entscheidung, Teile Ihrer IT auszulagern.

Konzentration auf das Kerngeschäft durch Auslagerung der Routine

Es gibt viele Routine-Arbeiten, die eine IT-Abteilung beschäftigen. Es müssen ständig neue Updates und Patches eingespielt, die gesamte IT muss permanent überwacht und die Hardware muss in gewissen Zyklen aktualisiert werden. Die Updates und Patches müssen nicht nur für das Betriebssystem, sondern auch für die zusätzlich installierte Software, eingepflegt werden.
Diese Routinearbeiten sind nicht das Kerngeschäft Ihrer IT-Abteilung. Wenn Sie diese Arbeiten dem Dienstleister überlassen, sorgen Sie dafür, dass sich Ihre IT um die zukünftigen Belange sowie die wirtschaftliche Weiterentwicklung von Projekten und Prozessen Ihres Unternehmens kümmern kann. Sollte Ihr Unternehmen keine eigene IT-Abteilung haben, dann tragen Sie zur erheblichen Entlastung desjenigen Mitarbeiters, der sich um die Belange kümmert bei. Er gewinnt Zeit, die für wertstiftende Tätigkeiten genutzt werden kann.

Außerdem gewährleisten Sie mit einem MSP, dass alle Ihre Systeme immer auf dem neusten Stand sind. Dazu verpflichtet sich Ihr Dienstleister. Auch das dient dem Schutz der Systeme – je weniger Ihre IT ausfällt, umso produktiver können Sie arbeiten.

Gleichbleibende Kosten und Planungssicherheit

Die Verträge werden monatlich abgerechnet. Das gibt jedem Unternehmen Planungssicherheit - sie können vorausplanen. Optimalerweise wird Ihr IT-Dienstleister mit Ihnen eine IT-Investitionsplanung für mehrere Jahre machen, so dass Sie zukünftige Kosten vorab in Ihre Planung mitaufnehmen können.

Weniger Kosten für die Weiterbildung

Das IT-Personal muss ständig geschult werden. Zu schnell ändern sich Prozesse, zu schnell veraltet das Wissen. Diese Weiterbildung kostet Zeit und Geld. Für kleinere Unternehmen ist dies häufig zu kostspielig. Die Weiterbildung findet nicht statt, die IT veraltet, wird angreifbarer und fällt – im schlimmsten Fall – irgendwann aus.

Unabhängigkeit von Krankheitsfällen und Mitarbeiterweggängen

Mit einem Managed Service Provider werden Verträge abgeschlossen, die ganz klar die Zuständigkeiten regeln. Sie müssen sich um Urlaub, Krankheit oder Mitarbeiterweggang keine Sorgen machen. Ihr IT-Dienstleister verpflichtet sich vertraglich dazu, dafür zu sorgen, dass Ihre IT immer überwacht wird. Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Der Dienstleister hat zudem mehr spezialisiertes Personal und kann dadurch eigene Ausfälle besser kompensieren, als ein Unternehmen, in dem nur wenige Kräfte für die IT eingesetzt werden können.

Der MSP wird auch im eigenen Interesse Ihr System immer weiter optimieren. Damit beugt er Fehlern vor und das unterstützt Ihre Arbeit indem er dafür sorgt, dass Sie seltener Probleme haben und Ihr Workflow weniger gestört wird.

Wenn Sie sich auf die Suche nach einem Managed Service Partner begeben, dann sollten Sie sich einige Fragen stellen, die bei der Auswahl wichtig sind.

  • Wo ist der Sitz des IT-Partners? Er sollte ortsnah sein, damit gewährleistet ist, dass eine schnelle vor-Ort-Unterstützung möglich ist.
  • Verfügt der MSP über zertifiziertes Personal? Sorgt er dafür, dass die Mitarbeiter permanent weitergebildet werden? Verfügen die Mitarbeiter über ausreichende Hersteller-Kompetenzen?
  • Setzt der IT-Dienstleister bereits in einem vergleichbaren Unternehmen den Managed Service um? Kann er also auf Erfahrungen zurückblicken?
  • Gibt es einen Datenschutzbeauftragten? Setzt das Unternehmen selbst geeignete Sicherheitsrichtlinien ein?
  • Was passiert mit Ihren Daten? Wo speichert der Dienstleister seine Daten? Hier ist es am besten, wenn die Antwort auf die Frage Deutschland lautet. Dies gibt Ihnen den größtmöglichen Datenschutz und die Sicherheit, dass Ihre Daten auch weiterhin Ihnen gehören.

Nehmen Sie sich Zeit bei der Suche nach einem Dienstleister. Vergleichen Sie Angebote. Sie müssen mit dem Managed Service Partner eng zusammenarbeiten. Hier muss ein entsprechendes Vertrauen aufgebaut werden. Der Dienstleister wird schließlich an Ihren Unternehmensprozessen einen entscheidenden Anteil haben.

Wenn Sie den richtigen Partner gefunden haben, dann werden Sie die positiven Elemente der Zusammenarbeit schon sehr bald merken. Ihre IT-Abteilung oder Ihr IT-Mitarbeiter werden deutlich entlastet und tragen wieder mehr zu Ihrem eigentlichen Kerngeschäft bei.

Sollten Sie keine eigene IT-Abteilung haben, so können Sie über das komplette Outsourcing nachdenken. Wie und ob sich das rechnet, erklären wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch – natürlich beraten wir Sie auch zum Thema Managed Service.

(Ralph Friederichs | CYBERDYNE IT)


 

 

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