Weitere Artikel
  • 06.10.2016, 12:27 Uhr
  • |
  • Rhein-Main
Sicherheit

So können Unternehmen wichtige Firmendokumente sicher verwahren

Werden Bargeld oder Wertgegenstände gestohlen, können diese ersetzt werden und der Schaden ist in der Regel schnell beseitigt. Anders verhält sich das bei wichtigen Firmendokumenten. Werden sie entwendet, stellt das einen Verlust dar, der nicht mehr so einfach rückgängig gemacht werden kann. Die folgenden Tipps helfen Unternehmen beim sicheren Verwahren ihrer wichtigsten Dokumente.

Elektronische Datensicherung

Längst ist es in Unternehmen zur Routine geworden, regelmäßige Back-ups ihrer wichtigsten Daten zu erstellen. Dokumente können hierfür auf ein kompaktes und leicht transportables Speichermedium gezogen werden, so beispielsweise auf

  • einen USB-Stick,
  • eine DVD oder
  • eine externe Festplatte.

Solche Speichermedien sind jedoch nicht ewig haltbar. Sie speichern Daten durch elektrische Ladungen, die sich mit der Zeit abbauen oder durch Umwelteinflüsse gestört werden können. Aus diesem Grund eignen sie sich nicht dafür, um Informationen unbegrenzt lange zu sichern.

Auch Cloud-Speicher eignen sich zum Sichern wichtiger Firmendokumente nur bedingt. Da Daten, die über eine Cloud im Internet abgelegt werden, zu leicht in fremde Hände gelangen können, raten Experten dringend davon ab. Hier bietet beispielsweise pcwelt.de einen Überblick.

Eine mittlerweile interessante Alternative für die elektronische Datensicherung sind sogenannte Netzwerkspeicher. Wichtige Daten können darauf nicht nur schnell gesichert werden, sondern sie sind so auch für alle Mitarbeiter stets verfügbar. Die Datenmengen auf solchen NAS-Servern sind darüber hinaus viel größer als die Datenmengen, die auf Clouds angeboten werden.

Dokumenttresore

Manchmal ist der Zugang zum Internet nicht möglich. Tritt dieser Fall ein, ist das für Unternehmen sehr ärgerlich. Daher sollten Betriebe ihre wichtigsten Dokumente und Firmendaten idealerweise noch ein zweites Mal sichern, um zu gewährleisten, dass ein ungehinderter Zugriff jederzeit auch offline möglich ist. Viele Unternehmen legen sich dafür einen speziellen Dokumenttresor zu.

Dokumententresore bieten Geschäftsleuten viele Vorteile: Sie helfen ihnen dabei, all ihre Unterlagen, die sich überhaupt nicht oder nur mit hohem Aufwand ersetzen lassen, nicht nur zuverlässig vor fremdem Zugriff, sondern auch umfassend vor Feuer zu schützen. Dokumenttresore zeichnen sich im Gegensatz zu herkömmlichen Safes durch die beachtliche Dauer ihres Feuerschutzes von rund 60 Minuten aus. Einen Übeblick bietet beispielsweise dieser Anbieter. Durch ihren zertifizierten Brandschutz sind die Unterlagen in einem solchen Tresor bei einem Feuer mindestens für eine Stunde lang geschützt.

Bankenschließfächer

Da Einbruch und Diebstahl nie ganz ausgeschlossen werden können und es oftmals nicht ausreicht, wichtige Daten lediglich elektronisch zu sichern und abzulegen, kann es ratsam sein, die wichtigsten Daten und Dokumente auch noch an einem zweiten Ort aufzubewahren. Hierfür kann beispielsweise ein Bankenschließfach die richtige Wahl sein. Die zehn bis 30 Zentimeter hohen Boxen bieten genug Platz, um darin nicht nur Wertgegenstände, sondern problemlos auch wichtige Unterlagen wie beispielsweise

  • Kopien wichtiger Unternehmensdaten,
  • die Kundenkarteien oder
  • Speichermedien mit den PC-Daten

unterzubringen.

Üblicherweise sind Bankenschließfächer mit einem Betrag in Höhe von 10.000 Euro versichert. Meist bieten Banken aber an, den Inhalt der Schließfächer zusätzlich vor Brand, Diebstahl oder Ähnlichem versichern zu lassen. Unternehmen sollten außerdem beachten, dass immer noch eine weitere Person wie beispielsweise ein Partner oder ein anderer Vertrauter Zugang zum Schließfach hat. Sollte nämlich jemand durch einen Unfall oder Krankheit nicht dazu in der Lage sein, das Schließfach zu öffnen, kann es so trotzdem jederzeit aufgeschlossen werden. Ein Bankenschließfach kann man bei fast jeder Bank mieten, ohne Kunde zu sein.

Fazit

Möchten Unternehmen ihre wichtigsten Dokumente möglichst sicher verwahren, sollten sie nicht nur regelmäßig Back-ups erstellen, sondern ihre Daten idealerweise zusätzlich auch noch an einem diebstahlgeschützten und feuersicheren Ort aufbewahren. Hierfür kommen zum Beispiel ein Dokumenttresor oder ein Bankenschließfach in Frage. Getreu dem Motto „Doppelt genäht hält besser“, können Firmen für die Sicherung ihrer wichtigsten Dokumente und Daten auch auf beide Möglichkeiten gleichzeitig zurückgreifen.

(Redaktion)


 


 

Dokumente
Bankenschließfach
Unterlagen
Firmendokumente
Zugriff
Diebstahl
Feuer
Firmen

Passende Artikel suchen

Finden Sie weitere Artikel zum Thema "Dokumente" - jetzt Suche starten:

Entdecken Sie business-on.de: