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  • 20.07.2016, 14:25 Uhr
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  • Rhein-Main
Strukturierung

Meetings müssen keine heikle Angelegenheit sein

Wohl nur die wenigsten Mitarbeiter zeigen sich begeistert, wenn wieder einmal ein Meeting angesetzt wird. Ineffizient, nervenaufreibend und zeitraubend – so werden Meetings meist beschrieben. Nicht selten verlaufen diese ohne Ergebnis, was noch mehr Zeitverlust und vertane Mühe bedeutet. Damit ein Meeting für alle Beteiligte zielorientiert und produktiv verlaufen kann, ist eine gute Strukturierung und Leitung seitens Führungskraft enorm wichtig.


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Gut vorbereitet – halb gewonnen

"Wie lange dauert das denn noch und warum kommt er nicht endlich auf den Punkt?" Das denken sich viele Mitarbeiter, wenn sie wieder einmal in einem Meeting mit dem Chef und den Kollegen festsitzen. Selbst in den besten Unternehmen sind nutz- und ergebnislose Meetings regelrechte Zeitkiller – und keine Seltenheit. Das Problem liegt häufig darin begründet, dass dem Meeting schlichtweg eine klare Struktur fehlt.

Bevor eine Besprechung angesetzt wird, sollten das Ziel, die Dauer und der Beitrag eines jeden Mitarbeiters klar festgelegt sein. Wenn jeder einzelne bereits im Vorfeld weiß, welchen persönlichen Beitrag er zum Erfolg des Meetings leisten kann, bereitet er sich viel gezielter darauf vor – was nicht zuletzt auch im Meeting eine Menge Zeit spart. Die einzelnen festgelegten Aspekte sollten stets in einer Agenda festgehalten werden – in jedem noch so kleinen Meeting ein absolutes Muss.

Gute Präsentation – Aufmerksamkeit steigern

Wenn der Vorgesetzte eine Präsentation hält, ist die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter auf ihn gerichtet. So sollte es zumindest sein. Doch wenn die Präsentation statt zum Mitdenken zum Einschlafen verleitet, ist ein Misserfolg des Meeting vorprogrammiert. Insbesondere bei komplexen Themen sollte der Vortrag durch visuelle Medien wie PowerPoint-Präsentationen begleitet werden.

Schon allein deshalb kann sich die Anschaffung der dazu benötigten Ausstattung mehr als lohnen. Ein Beamer, den man mittlerweile auch bequem online, beispielsweise bei Cyberport, zu moderaten Preisen erwerben kann, könnte nicht nur für interne Meetings, sondern auch für wichtige Geschäftstermine genutzt werden. Dieses Gerät sollte auch in kleinen Unternehmen im Grunde schon zur Grundausstattung gehören. Bei der Präsentation ist darauf zu achten, sich kurz und vor allem präzise zu fassen. Kein noch so disziplinierter Mitarbeiter wird bei der 29 Folie noch aufmerksam zuhören können.

Meeting leiten – eine Chefsache

Aufmerksamkeit (und Mitwirkung) der Mitarbeiter ist einer der größten Erfolgsfaktoren für ein Meeting – die allerdings häufig durch Nebenbeschäftigungen gestört wird. In einer US-Studie zum Thema Meetings haben rund 92 Prozent der Befragten zugegeben, Multitasking in Meetings zu betreiben. Mal eben noch die wichtige E-Mail von vorhin beantworten oder die aktuellen Nachrichten checken, leckt nicht nur ab sondern ist den anderen gegenüber, die sich tatsächlich um Lösungen bemühen, auch nicht gerade respektvoll.

Als Führungskraft darf und muss man diesbezüglich auch mal ein Machtwort sprechen – am besten verpackt als eine höfliche Bitte an alle Anwesenden. Das Meeting zu protokollieren ist als Nebenbeschäftigung aber natürlich erlaubt und sogar erwünscht. Denn das Protokoll ist für die anschließende Auswertung von enormer Bedeutung – die wiederum enorm wichtig für den Erfolg eines vergangenen Meetings ist.

(Redaktion)


 


 

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