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Zeitdruck

Zeitmanagementstrategien – Bürostress lass nach

Laut einer Umfrage der GfK Marktforschung Nürnberg (Stand: Mai 2014) fühlen sich fast ein Drittel aller deutschen Haushalte gestresst. Etwa 31,1 Prozent fühlen sich permanent unter Zeitdruck und die meisten der etwa 1.986 befragten Personen ab 14 Jahren haben sogar den Eindruck, dass das Leben immer stressiger wird.

In einer Erhebung des Statistischen Bundesamts von 2014 wurde festgestellt, dass die durchschnittliche Wochenarbeitszeit der Erwerbstätigen in Deutschland bei etwa 35,3 Stunden liegt. Vollbeschäftigte arbeiten etwa 41,5 und Teilzeitbeschäftigte 18,8 Stunden die Woche.

Obwohl die gewöhnliche Wochenarbeitszeit sich seit 1991 sogar um drei Stunden verringert hat, fühlt sich der Großteil aller Arbeitnehmer zunehmend überfordert. Mit der Hilfe von Zeitmanagementmethoden kann dem gefühlten Stress mit einfachen Mitteln entgegengewirkt werden. Diese können nicht nur in der Arbeit im Büro gut umgesetzt werden, sondern auch in der Freizeit.

1. Prioritäten setzen

Nach der Arbeit im Büro haben viele Menschen das Gefühl, nicht viel geschafft zu haben. Die Arbeit am Telefon und am Computer scheint niemals zu enden und in einigen Meetings werden manche Themen so lange behandelt und diskutiert, dass die einzelnen Teilnehmer hier und da abschalten und die Gespräche zeitweise nicht mehr verfolgen können. In einem Bericht des Magazins Harvard Business Manager (Stand: September 2014) erklärt Ed Batista, Coach für Führungskräfte und Dozent an der Stanford Graduate School of Business, wie die Strategien zum Thema Zeitmanagement funktionieren. Welche Aufgaben sind erforderlich und welche nicht? Das ist die Frage, die sich jeder Mitarbeiter zunächst stellen sollte. Eine Prioritätenliste schützt davor, die wichtigen Dinge aus den Augen zu verlieren und sich auf die unwichtigen Dinge zu sehr zu konzentrieren.

2. Unwichtiges einfach ignorieren

Täglich wird die Prioritätenliste um neue Aufgaben erweitert und dabei rutscht die eine oder andere Aufgabe immer weiter nach unten. Jetzt ist es wichtig, nicht nervös zu werden. In manchen Fällen ist es besser, Nebensächliches nicht zu beachten und sich davon auch nicht beunruhigen zu lassen.

3. Einen Plan für eventuelle Notfälle entwickeln

Der sogenannte Notfallplan setzt dann ein, wenn die Prioritätenliste aufgrund eines unerwarteten Vorfalls komplett über den Haufen geworfen wird. In solch einer Situation ist es wichtig, Ruhe zu bewahren und sich weiterhin auf die Aufgaben, die erledigt werden müssen, zu konzentrieren. Auch hier gilt, alles Unwichtige einfach auf später verschieben oder komplett zu übergehen.

4. Emotionale Strategien

Gegen das schlechte Gewissen hilft nur eine gesunde emotionale Strategie. Jeder sollte sich trauen, auch einmal „Nein“ zu sagen und Grenzen zu setzen. Wer immer zu allem „Ja und Amen“ sagt, der läuft Gefahr ausgenutzt und mit seinen eigentlichen Aufgaben niemals fertig zu werden. Viele haben Angst davor, weil sie meinen, sie würden dadurch bei ihren Kollegen unbeliebt werden. Doch das ist ein Trugschluss. Meist werden diejenigen, die zu ihrer Meinung stehen und Grenzen aufzeigen wesentlich beliebter als permanente Ja-Sager. Wer eine objektive Entscheidung treffen muss, sollte emotional ausgeglichen sein. Nur dann kann die Aufgabe mit Besonnenheit durchdacht und beurteilt werden. Meditation, Bewegung und das Aneignen neuer Denkmodelle helfen ebenfalls gegen negative Gefühle und ein schlechtes Gewissen, die sich aufgrund einer beruflich-strategischen Entscheidung entwickeln können.

5. Hilfsmittel für die Arbeit im Büro

Neben Prioritätenliste, dem Notfallplan und der emotionalen Strategie, gibt es auch praktische Hilfsmittel, die die Arbeit im Büro erleichtern können. Der Kalender ist eines der wichtigsten Hilfsmittel, denn hier werden wichtige Termine und Deadlines festgehalten. Wer nicht nur technische Helferlein, wie der elektronische Terminplaner für Handy und PC verwenden möchte, kann zum guten alten Taschen- oder Schreibtischkalender greifen. Der elektronische Terminplaner kann so eingestellt werden, dass wichtige Termine per Pop-up-Nachricht auf dem Bildschirm oder dem Handydisplay angezeigt werden. Ein Erinnerungston kann ebenfalls eingestellt werden. Der Taschen- oder Schreibtischkalender hilft, falls der PC oder das Handy aufgrund einer technischen Panne nicht mehr funktioniert.

Im Wochen- oder Monatsregister können wichtige Dokumente hinterlegt werden. Dabei ist es wichtig, den Ordner täglich zu öffnen und aktuelle Termine in der Prioritätenliste zu berücksichtigen.

Die Ablage sollte ebenfalls nach Prioritäten eingeteilt werden und täglich überprüft werden. Eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder wichtige E-Mails sollten allerdings sofort an die betreffenden Abteilungen weitergeleitet und in die entsprechenden Ordner eingeheftet werden.

Eine umweltbewusste und ordentliche Art der Büroverwaltung ist das papierlose Büro. Alle wichtigen Unterlagen werden dabei elektronisch gespeichert. Kundendaten, Lieferscheine und andere Dokumente können bei Bedarf mit dem PC oder dem Handy abgerufen bzw. bearbeitet werden. Die Buchhaltungssoftware https://sevdesk.de hilft z. B. bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Aufträgen und anderen Dokumenten. Laut Angaben des Anbieters ist auch das Rechnungsprogramm via Smartphone bedienbar, was letztlich auch das Arbeiten von Unterwegs ermöglicht. In Kombination mit dem Terminplaner werden so alle Arbeitsschritte im Büro vereinfacht.

Seminare und Weiterbildungen helfen nicht nur bei der Weiterqualifikation der Mitarbeiter. Hier können auch Strategien zum Thema Zeitmanagement erlernt werden. Während dieser Fortbildung erfahren die Teilnehmer nicht nur Vorgehensweisen zur Planung von Arbeitsabläufen, sondern auch Kommunikationsstrategien mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden. Das Wissen kann sogar auf die Freizeitplanung übertragen werden.

Stress ade´ – so klappt es mit dem Zeitmanagement

Aufgrund von Stress in der Arbeit und in der Freizeit fühlen sich viele Menschen überfordert. Wer nichts dagegen unternimmt, wird früher oder später krank. Die psychischen und physischen Folgen können so gravierend sein, dass der oder die Betroffene am Ende nicht mehr arbeitsfähig ist. Mit Hilfe des Zeitmanagements können die Folgen der Überlastung in der Arbeit und in der Freizeit entgegengewirkt werden. Eine Prioritätenliste, ein Notfallplan, emotionale Strategien sowie Hilfsmittel für den Büroalltag sorgen dafür, dass die Mitarbeiter sich auf das Wichtigste konzentrieren und Unwichtiges ohne schlechtes Gewissen ignorieren. In einem Zeitmanagementseminar können die wichtigsten Praktiken erlernt und geübt werden. Gleichzeitig können die Teilnehmer der Fortbildung sich spezielle Kommunikationsstrategien aneignen. Diese helfen, Konfliktgespräche positiv zu bewältigen.

(Redaktion)


 


 

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