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Leitfaden

Herausforderungen bei der Auswahl von E-Shop-Systemen

Anbieterkriterien

Neben den rein funktionalen Kriterien sollten auch die Themen Verbreitung (und damit Zukunftssicherheit) des Systems, vorhandene Neu-Referenzen im letzten Jahr und geplante Roadmap sowie Lizenzkosten und verfügbarer Support berücksichtigt werden.

Gerade beim Thema Support bietet es sich an, verschiedenen Lizenz- und Support-Szenarien zu erstellen, die sich im Bezug auf Nutzerzahlen und Reaktionszeiten unterscheiden.

Systembewertung

Ist der Anforderungskatalog einmal erstellt, sollte dieser für die in Frage
kommenden Systeme ausgewertet werden. Dabei wird die Zahl der betrachteten Systeme zuerst anhand prominenter Muss-Kriterien reduziert, um eine überschaubare Anzahl von Systemen zu erhalten. Für diese wird der Aufwand einer vollständigen Beantwortung des Anforderungskatalogs durchgeführt.

Die Beantwortung kann dabei zum einen durch Versand des Anforderungskatalogs an die Anbieter mit der Bitte um Beantwortung erfolgen. Hierzu ist meist ein ausreichend konkretes und großes Umsetzungsprojekt notwendig. Wird dieser Weg gewählt, so sollte neben einer reinen Ja/Nein Beantwortung immer auch eine kurze Erläuterung gefordert werden, um bewerten zu können, auf welche Art und in welchem Detailgrad die Anforderung erfüllt wird.

Als Alternative, und gerade bei einer Betrachtung von Open-Source-Systemen bleibt die eigenständige Beantwortung der Fragen durch Analyse vorhandener Dokumentation oder Installation einer Demoversion. Hier kann auch häufig auf die Unterstützung einer Agentur zurückgegriffen werden.

Im Falle von Open-Source-Software stehen auch die diversen Community-Plattformen wie Mailinglisten oder Foren zur Verfügung Hier ist allerdings zu beachten, dass eine Anfrage einer ganzen Liste von Kriterien ohne konkreten Bezug zum Produkt der Community selten zum Erfolg führt. Vielmehr helfen konkrete Fragen zu einzelnen Punkte, die sich aus vorhandener Dokumentation oder Beschäftigung mit einer Test-Installation nicht beantworten ließen. In diesem Falle wird zumeist eine schnelle und detaillierte Beantwortung der Frage erfolgen.

Liegt eine Beantwortung des Kriterienkatalogs für die einzelnen Systeme vor, können diese ausgewertet werden. Besonderes Augenmerk kommt dabei den Muss-Kriterien zu, mittels derer die Kandidatenliste auf einfache Weise weiter eingeschränkt werden kann. Zeigt sich hier, dass der Kreis möglicher Systeme zu weit eingeschränkt wird, muss eventuell eine erneute Abstimmungsrunde erfolgen, um Alternativen zur gewünschten Funktionalität aufdecken zu können.

Soll- und Kann-Kriterien werden anschließend meist in einer nach Funktionsgruppen getrennten Auswertung gewichtet und je System aggregiert. Die sich daraus ergebenden Muster zeigen meist auf recht anschauliche Weise die Schwerpunkte der einzelnen Systeme auf, und dienen als Grundlage für die Erstellung der Shortlist und Systemsteckbriefe des nächsten Schritts.

Shortlist und Systemsteckbriefe

Basierend auf den Auswertungen der Anforderungskataloge ergibt sich eine Shortlist mit den in die engere Betrachtung kommenden Systemen. Zu jedem dieser Systeme sollte nun ein kurzer Steckbrief erstellt werden, der die Stärken und Schwächen des Systems in Bezug auf die Anforderungen aufzeigt. Ebenso findet hier eine Aufführung der Anbieterkriterien wie Referenzlage, Zukunftssicherheit, Lizenz- und Supportkosten Platz.

Diese Steckbriefe dienen dann als Grundlage für die Auswahl eines konkreten Systems. Stellt sich hier eine klare Konkurrenzsituation zwischen zwei Systemen heraus, so kann die nachfolgende Teststellung auch mit zwei Systemen durchgeführt werden, allerdings ist auch hier wieder der notwendige Aufwand im Verhältnis zur Qualitätsverbesserung bei der Entscheidung zu betrachten.

Die getroffene Auswahl sollte immer an alle Stakeholder kommuniziert und insbesondere begründet werden, da die dadurch geschaffene Transparenz des Prozesses für eine bessere Akzeptanz des Systems im Zuge der Einführung sorgt.

Teststellung

Der Schritt Teststellung bietet mit die größte Spanne an Detaillierungsgraden. So kann sie auf der einen Seite bereits als Teil des folgenden Umsetzungsprojektes betrachtet werden und somit kaum zusätzlichen Aufwand bedeuten. In einem anderen Extrem findet die Teststellung unabhängig von einem nachfolgenden Projekt statt und erfordert einen erheblichen Zusatzaufwand bei der Umsetzung.

Ebenso sollte der Umfang der in einer Teststellung betrachteten Funktionen mit Bedacht gewählt werden. Relevant sind hier insbesondere diejenigen Kriterien, welche in der Anforderungskatalogauswertung noch Zweifel aufwarfen, oder für den Erfolg des Systems kritische Schnittstellen.

Ist die Konzeption des folgenden Umsetzungsprojektes schon ausreichend fortgeschritten, sollte auf jeden Fall die Frage nach der späteren Wiederverwendbarkeit der im Zuge einer Teststellung geleisteten Arbeiten gestellt werden.

Projektbeginn

Je nach Gestaltung der Teststellung findet der Projektbeginn des eigentlichen Umsetzungsprojektes entweder im Anschluss oder direkt zu Beginn der Teststellung statt. Handelt es sich bei dem gewünschten System um ein kommerzielles System, so müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt die Vertragsverhandlungen und der Bezug der Lizenzen abgeschlossen werden. Ebenso sollte eine Fein-Konzeption des konkreten Shop-Projektes erfolgen. Diese wird noch einmal mit dem ursprünglich erstellten Anforderungskatalog verglichen, um eventuell noch separat zu implementierende Funktionalitäten zu bestimmen und bei der Umsetzung zu beachten. Ebenso ist festzulegen, welche im Anforderungskatalog definierten Funktionen in der ersten Umsetzungsphase integriert werden sollen, und welche zwar aus Gründen der Zukunftssicherheit vom Shop-System bereitgestellt werden sollen, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt in den konkreten Online-Shop integriert werden.

Fazit

Der in diesem Artikel beschriebene Auswahlprozess hilft dabei, eine möglichst sachliche und strukturierte Entscheidung für ein bestimmtes Shop-System zu unterstützen. Dabei dient der Prozess als Leitfaden, der durch das Wählen unterschiedlicher Detaillierungsgrade auf die eigenen Anforderungen und verfügbaren Ressourcen angepasst wird.

(Jan Eickmann)


 


 

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