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Meeting-Tipps

Effektives Gestalten von Meetings und Besprechungen

„Schon wieder ein Meeting.“ Diesen Stoßseufzer vernimmt man oft in Unternehmen – vor allem, weil die meisten Besprechungen ziel- und strukturlos verlaufen. Entsprechend ineffektiv sind sie. Einige Tipps, wie Sie Meetings effektiv gestalten und sich manchen überflüssigen Besprechungstermin ersparen.

Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter. Kaum ist ein Meeting beendet, steht das nächste im Kalender. Und kaum ist dieses vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Führungskräfte in Meetings. Ähnlich ist dies bei Mitarbeitern, die größere Projekte leiten.

Oft haben Mitarbeiter denn auch abends, wenn sie den Tag Revue passieren lassen, das unbefriedigte Gefühl: Ich habe heute nichts getan, außer mit Leuten zu schwat-zen. Zudem haben sie das Gefühl: Was hätte ich in der Zeit Wichtiges erledigen können. Insbesondere dann, wenn sie registrieren: Vieles was in den Meetings besprochen wird, wird nicht realisiert.

Oft klagen Fach- und Führungskräfte denn auch über die zunehmende „Meetingitis“ in ihren Unternehmen. Hierfür gibt es Ursachen. Je enger und bereichsübergreifender die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss sich die Führungsmannschaft zusammensetzen, um sich auf neue Problemlösungen zu verständigen.

Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen wie ein Kaffeeklatsch verliefen. Mehrere Perso-nen treffen sich und parlieren weitgehend ziel- und strukturlos miteinander. Und dann gehen sie wieder auseinander, ohne dass etwas vereinbart wurde – außer dem nächsten Treffen.

Deshalb zur Erinnerung der Hinweis: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit.

Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür einige Tipps.

Tipp 1: Erstellen Sie eine Agenda und definieren Sie die Ziele.

Das erscheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...“ Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema.

Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:

• Was müssen wir heute besprechen?
• Welches sind die wichtigsten/dringlichsten The-men?
• Welche Ziele wollen/können wir erreichen?
• Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Auch weil einige Teilnehmer zwar bereits körperlich, aber noch nicht geistig im Raum sind. Also überhören sie manches. Und entsprechend viele Rückfragen stellen sie später.

Oft haben die Teilnehmer zudem einen unterschiedlichen Kenntnisstand. Auch ihre Erwartungen sind verschieden. Einige möchten „Nägel mit Köpfen“ machen, andere nur mögliche Lösungen ausloten. Also rufen sie, wenn ihre Kollegen auf Beschlüsse drängen: „Stopp. Ich dachte, ...“ Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings über die Tops, also Tagesordnungspunkte, und die damit verbundenen Erwartungen/Ziele. Auch das Vorgehen sollten Sie erörtern. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewünschte Orientierung.

Tipp 2: Gehen Sie die Tops vorab durch und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. Und völlig überrascht ist er, wenn plötzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: „Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema ...“. Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.


 


 

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