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Studie von Symantec:

Ungeregeltes Datenvorhalten kostet Zeit und Geld

Die Ergebnisse im Detail

Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informationsmanagementpläne

Die meisten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.

Firmen bewahren zu viele Informationen auf

75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig. Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.

Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren

66 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien. Für Unternehmen ist es daher sinnvoll, Backup und Archivierung zu kombinieren. So können deren Mitarbeiter schnell auf sachdienliche Informationen zugreifen und sie können die Menge der vorgehaltenen Daten verringern.

Fehler bei der Archivierung

Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.

IT- und juristische Mitarbeiter setzen unterschiedliche Prioritäten

Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).

Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind schwerwiegend und weitreichend:

  • Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind.
  • Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.
  • Schließlich wird jeder eDiscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup- Bändern abgelegt ist.

(Redaktion)


 


 

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